档案管理体系建设范例

1现代预防医学档案管理体系建设的意义

1.1现代预防医学档案管理体系，是预防医学研究的基础设施

预防医学是一门实践性很强的学科体系，需要有大量的真实案例和实践材料作为研究对象，预防医学档案真实记录了疾病预防与控制的全过程，为现代预防医学研究提供了宝贵的第一手的研究资料，是预防医学理论发展的重要基础。因此，建设科学的现代预防医学档案管理体系，就是建设现代预防医学研究的基础设施，一个国家现代预防医学档案管理体系建设的先进程度，将直接决定了这个国家预防医学的发展水平。

1.2现代预防医学档案管理体系，是国家公共卫生管理机构制定疾病预防控制政策的重要指导

预防医学档案是对人类疾病预防控制活动的真实记录，是人类医学实践的宝贵结晶。疾病的预防控制体系，不仅需要医疗工作者的全程深入参与，更需要公共卫生政策的制定者、以及人民群众的广泛参与，因此具有很强的社会体系属性。建设科学有效的预防医学档案管理体系，能够帮助公共卫生政策制定者总结过去的经验教训，激发群中的参与热情，提高公众的认知水平和重视程度，动员全社会的力量，构建全面高效的疾病预防控制体系。

2现代预防医学档案管理体系的核心要素

2.1动态记录

一、相关概念界定

1.县域范围。县域范围是指以县为行政单位划分的地理空间，同时包含以县级政权为主体、囊括乡镇（州）以及行政村的行政管理体系。2.精准扶贫档案。精准扶贫档案是指在精准扶贫工作中形成的，对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。3.管理体系。管理体系是建立方针和目标并实现这些目标的体系，包括质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系、信息安全管理体系等。

二、县域范围精准扶贫档案管理问题与不足

1.县域范围精准扶贫档案管理目标导向不明。在开展县域范围精准扶贫档案管理工作之前首先需要确定此项工作的目标，即为什么要做这项工作。对于县域范围的精准扶贫工作，部分地区仍然存在着“贫困县不摘帽才能得补贴”的错误观念。另有一部分人员认为从事县域范围的精准扶贫档案管理工作主要是为了应付上级部门的检查并非具有实际作用，这样的观念也是错误的。在以上两种错误观念的引导下，精准扶贫档案管理工作目标也难以获得正确的、明确的导向，分别表现为精准扶贫档案管理工作目标选定偏误和目标选定过低，并衍生出精准扶贫档案管理不作为和机械化的现象，甚至在部分地区出现了精准扶贫档案资料遗失、缺漏、自相矛盾等情况[1]。2.县域范围精准扶贫档案管理规范标准不一。目前，大多数的县域范围尚未制定详细的档案收集清单和管理标准，贫困村的扶贫档案管理标准不一致，导致了档案内容混乱，存在材料不全、分类不一致、摆放混乱等问题[2]。经详细梳理，主要可以分为三种情况。一是同一事项不同标准。主要表现在有些档案偏向于表现贫困户的收支情况，有些偏向于表现贫困户的住房情况，或是突出生活条件情况，还有侧重于其他方面[3]。二是同一表格不同方法。由于精准扶贫档案管理人员往往具有不同的专业背景和工作经验，因此对于同一套扶贫档案表格的理解和填表方式有所不同。三是同一级别不同分类。乡镇与村两级中乡镇与乡镇或村与村的同级单位各自精准扶贫档案的分类标准不统一，为县级精准扶贫档案管理部门收集汇总资料造成了障碍。当然，不同类型的贫困户的规范和标准必然是有所不同的，同时不同县域、地市以及省份之间的精准扶贫档案管理规范标准因面对各自扶贫实际情况不同也应当有所不同。3.县域范围精准扶贫档案管理水平参差不齐。县域范围精准扶贫档案管理水平主要体现在软件、硬件以及人员三个方面，其中核心要素是人员。当前现状是软件方面面临着部分山区贫困乡镇和村落网络不通的情况，硬件方面则存在着设备老旧、配备不齐的情况。核心要素人员的情况更为严重，主要表现如下：一是数量短缺，精准扶贫档案管理人员大多为兼职人员，且队伍相对不稳定，更换较为频繁，这与档案管理工作的系统性和延续性相悖；二是质量不高，档案管理基本素养不足，从事精准扶贫档案管理的人员大多数为非专业，学历水平不高，部分地区存在老龄化现象，这就导致管理人员自身对扶贫档案信息填报、保存管理以及相关规章制度了解不充分，这与这与档案管理工作的专业性和规范性相悖；三是缺少学习培训的机会，一方面由于经费紧缺、工作任务繁重，扶贫档案管理人员较少能够外出学习，另一方面也由于学习培训意识较差，扶贫档案管理人员较少主动争取学习培训的机会。4.县域范围精准扶贫档案管理信息互联不畅。按照《精准扶贫档案管理办法》中有关信息化的要求，部分县域范围的精准扶贫档案已经建立了信息系统。但是，受限于部分地区尚未铺设网络以及网络链接不好的情况，同时还存在系统开发者不同造成的不兼容情况。总之，会造成县域范围精准扶贫档案管理信息无法及时、顺畅实现互联互通，相关数据无法共享。此外，精准扶贫档案信息安全得不到保障，存在着扶贫对象信息不保密、个人隐私遭泄露等问题[4]。

三、县域范围精准扶贫档案管理对策建议

1.建立县域范围精准扶贫档案管理目标体系。县域范围精准扶贫档案管理目标导向不明这一问题的根源在于观念，表象在于目标。但二者之间的因果关系是可以相互转化的，合理的选定目标有利于更正错误的观念。因此，需要县级行政主体合理明确选定县（县级市）、镇、村三级各自精准扶贫档案管理工作的目标，进而形成三级管理目标体系。同时，还需要加强对基层精准扶贫档案管理工作的指导，将监督检查与审核工作落到实处，对不作为、慢作为、乱作为的情况实行问责制[5]。在三级管理目标体系的约束和要求下，错误的观念才能够得到修正，从而达到县域范围精准扶贫档案工作“标本兼治”的效果。2.制定县域范围精准扶贫档案管理规范标准。县域范围精准扶贫档案管理规范标准不一这一问题的主要原因在于缺少统一的原则和规章制度。地方政府依据的文件大多数为国家及省市一级政府颁布的相关规章制度，较少细化到县域范围，其政策效力和指向性往往在县域范围难以得到切实发挥。因此，建议制定县域范围精准扶贫档案管理规范标准，对县域范围精准扶贫档案进行精细化管理。例如，严格规定建档立卡的步骤和程序、统一制作精准扶贫档案的表格、统一乡镇一级各单位的数据上报格式等。3.构建县域范围精准扶贫档案人员培训机制。县域范围精准扶贫档案管理水平参差不齐这一问题的根本原因在于工作人员队伍的问题。因此，建议依据县域范围精准扶贫档案管理规范和标准，并具体采取如下措施：一是稳固现有队伍，以精准扶贫工作首席档案管理员的形式上报一名县域范围内各单位人员队伍情况；二是适度扩大精准扶贫档案管理工作人员队伍，尤其是吸纳具有一定专业背景和工作经验的人员；三是分批次定期组织县域范围内的所有扶贫档案管理人员。4.打造县域范围精准扶贫档案管理信息平台。通过在县域范围内，建立囊括县（县级市）、镇、村三级行政区域和行政管理体系的三级精准扶贫档案数据中心，村随时收集上报扶贫工作进展，乡镇及时整理更新数据，县（县级市）精准扶贫档案数据中心定期进行数据分析、帮扶追溯、动态管理[6]，及时促进县域范围内扶贫档案数据和信息的互联互通，提升扶贫档案的数据提取和分析能力，进而形成有据可依的扶贫规划决策。此外，还要注意精准扶贫档案信息安全问题，同时避免贫困户的个人隐私信息泄露。为了能够更大限度地发挥精准扶贫档案对于脱贫攻坚工作的促进作用，各地区都进行了广泛而又深入的实践探索。本文聚集县域范围精准扶贫档案管理工作，分别从目标体系建设、标准体系建设、组织队伍建设以及信息平台建设四个方面提出了一些相对合理的对策和建议，以期对实践起到一定的参考借鉴作用。

参考文献

摘要：

自来水公司的基建档案是工程项目建设中重要的档案资料，大部分以设计图纸、文字记录、表格等形式存在，它反映了自来水公司整个基建项目的真实全过程，为公司定位提供依据和条件。随着我国城镇化进程的不断深入，城市地下管网错综复杂，如果没有基建档案提供重要原始依据，那么给今后项目的改造、扩建、重建埋下了隐患。本文对自来水公司基建档案管理模式的创新进行了探讨。

关键词：

基建档案；档案管理；模式创新；自来水企业；体系建设

随着我国经济建设的快速发展，基建工程建设项目自来水公司的基建档案工作日益复杂，档案管理人员在工作过程中需要注意档案管理的规范性和条理性。基建档案是项目建设中产生的重要档案，大部分以表格、图纸、文字等形式存在，包括施工图纸、文字记录、施工管理文件、工程预算及竣工验收等技术性文件，并直接在基建项目开发过程中产生的，具有保存价值及利用价值，它反映了基建项目的招投标、施工建设、监理、竣工验收等全过程。在新形势下，如何对传统基建档案进行管理，以提高对基建档案重要性的认识，实现基建档案自身价值，提升公司管理水平，是基建档案管理人员应当认真思考的问题。

一、开展基建档案管理体系创新模式建设的必要性

（一）必须与时俱进，减少对项目的滞碍

【摘要】目前医院在会计档案信息化管理建设中，还存在诸多不足，难以充分提升会计档案管理水平，发挥信息化管理体系的优势。基于此，本文深入探究财务会计档案信息化管理建设的意义，以及加强建设的策略，为促进财务会计档案信息化管理建设提供一定参考。

【关键词】财务会计；档案；信息化管理；建设

信息技术近年来快速发展，并深入应用在医院财务档案管理中，对提升医院管理水平，促进医院各项管理工作顺利开展具有重要作用。但是目前我国各大医院财务会计档案管理在实现信息化建设中，还存在诸多不足，难以充分发挥信息技术在财务会计档案管理中的优势和价值。基于此，有必要深入探究财务会计档案信息化管理建设的意义，及时采取有效策略推进管理建设，逐步提升医院财务会计档案信息化管理水平。

一、财务会计档案信息化管理建设的意义

在信息技术高速发展过程中，越来越多的领域开始深入应用信息技术，并在发挥信息技术优势的基础上，促进领域发展。医院在不断改革与发展中，也积极利用信息技术，建设信息化档案管理体系，而目前医院档案信息化程度直接影响着医院整体网络化进程。所以，医院财务会计人员需要积极推进档案信息化建设，集中收集并整理各种分散信息，利用大数据技术等对重要、有价值信息实现精准、高效的提取，为医院发展提供支持服务。虽然医院在建设信息化档案管理体系过程中，需要耗费大量人力、财力和物力，但是该信息化系统可以长期应用，对提高财务会计档案管理效率，提升档案信息利用率具有重要价值。在医院档案管理当中，财务会计档案属于关键组成部分，在医院评估当中属于关键依据。相比其他档案，财务会计信息档案利用价值更高，它主要是对医院各方面财务工作的动态记录，对指导医院日常工作、重大决策制定等都要重要价值。因此，医院加强会计档案信息化管理，对提升医院管理水平，促进医院健康发展与改革都具有重要意义，需要加快建设。

二、财务会计档案信息化管理建设策略

（一）树立正确的建设理念。医院对财务会计档案进行信息化建设，能够促进医院整体运作效率更高，在高效处理档案信息基础上，促进医院后续档案管理工作可以更加顺利、有序地开展。医院各科室工作人员，都要充分认识财务会计档案信息化建设的重要意义，树立正确的建设观念，在日常工作中全力支持相关建设工作。医院管理层需要对财务会计档案开展信息化建设工作给予充分支持，认识到只有积极利用大数据、云计算等现代化信息技术，才能提升财务会计档案管理水平，同步促进医院整体管理水平的提升。在此基础上，要增加资金投入，加快体系建设，做好人员配备和培训，逐步提升医院档案现代化管理水平。

[摘要]DA/T42-2009《企业档案工作规范》“6档案工作制度”中列出了企业档案“工作规章”“管理制度”等条款，本文将在此基础上就企业档案规范化管理中需要关注的制度化管理进行初步的讨论。读者可以参考李和平主编的《企业档案管理规范实施指南》一书（中国档案出版社，2010年第一版。本文在引用其中内容时仅标注双引号和该书的页码）。

一、“建章建制”对企业档案规范化管理的影响

问：实现企业档案制度化管理与企业档案标准化体系的关系是什么？答：在DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》4.1中明确指出：“建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准”，而所谓的建设单位就是《企业档案工作规范》中所说的企业。在现代企业制度体系中，包括企业档案标准化体系在内的企业标准体系不可能自动运行，需要通过以某种形式制定、规章类的规范性文件，对企业部门职责进行必要的指导、监督、检查及考核，才能够保证企业标准体系正常运行。在这种情况下，制定、与实施相关的属于规范性文件的企业档案规章制度，就成为实现企业档案规范化管理的必要手段。李和平等作者认为：“《企业档案工作规范》第6章‘档案工作制度’，首次提出企业档案工作制度体系建设。企业档案工作规章、管理制度、业务规范构成了企业档案工作的制度体系……从加强企业管理的角度，提出企业档案工作制度建设的要求”。(P49)笔者则认为，如果从企业档案规范化管理的角度看，企业档案工作制度建设与企业档案标准化体系建设、企业档案工作流程建设是企业档案规范化管理体系的组成内容，三者相辅相成，共同实现企业档案规范化管理建设目标。问：实现企业档案制度体系建设的要点是什么？答：笔者认为，实现企业档案制度体系建设的要点在于行政推动，即通常所说的领导重视(在《质量管理体系要求》GB/T19001-2016中是“领导责任”)。这就是说，企业档案制度体系建设，必须由企业领导也就是通常所说的“一把手”(不仅仅是企业的“一把手”，还包括企业内各职能部门的“一把手”)担纲，推动企业建立自上而下的企业档案管理制度(体现企业档案制度行政管理的垂直关系)和体现企业档案管理部门职责的企业档案管理制度(体现企业档案制度协调管理的横向关系)。通过这种纵横交错、相互支撑的建章建制方式，构建起覆盖全企业的企业档案制度体系。而且，这种由上而下的企业档案制度体系和囊括企业各部门档案工作职责的企业档案制度体系应当是建立在现代企业制度下的企业规范化管理制度体系，而不是独立的、仅在企业档案管理体系内运行的管理制度体系。

二、企业档案工作规章

问：为什么应当高度重视建立企业档案工作原则及管理体制？答：DA/T42《企业档案工作规范》的“6.1工作规章”中提出了需要建立的规章内容，包括：档案工作原则及管理体制、归档责任、档案工作责任追究管理、档案应急预案管理等方面的内容。其中，建立企业档案工作原则及管理体制应当处于首要位置。建立完善的企业档案管理体制，是推进DA/T42《企业档案工作规范》贯彻落实的基本要素。长期以来，在我国企业档案管理中就有集中统一管理档案的良好传统，在新时期，特别是贯彻落实新《档案法》的过程中，在设计、构建企业档案管理体制时，需要因企制宜地考虑具体体现档案管理“统一领导、分级管理”的原则，保证“集中统一管理企业档案”的原则真正在企业制度体系中得以落实，如在企业集团及下属企业中，在制定企业管理部门职责时，需明确企业集团档案管理部门的职能、企业集团下属企业档案管理部门的职能，明确相关企业分管档案工作主管领导的职责等。问：为什么要关注DA/T42-2009《企业档案工作规范》提出的档案管理体制建设问题？答：所谓“没有规矩、不成方圆”，建立健全企业档案管理制度就是为全面管好企业档案立规矩。DA/T42《企业档案工作规范》提出要“制定企业档案工作规定”，认为其主要内容为“档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等”。由于企业档案制度体系是现代企业制度的有机组成部分，要建立和完善企业档案制度体系，就应当以“企业资产关系为纽带”，结合“资产与产权变动”来建立企业档案制度体系。因此，在建立企业档案制度体系以实现企业档案规范化管理时，应当按照本企业档案机构所处的位置(这个“位置”指企业中的管理关系)，制定相应的企业档案管理制度，即如果是有下级单位的企业档案管理部门，在规划企业档案制度体系时，应当按照“企业资产关系”设计企业档案制度架构，明确规定本级企业及下级企业的档案制度体系架构，建立与形成对应关系；如果是独立的企业(指企业法人不是二级法人)，则应当明确规定本企业档案工作的档案制度体系架构。问：为什么要明确文件的形成与归档责任？答：档案工作者都了解，收集工作是档案工作的起点，所以DA/T42《企业档案工作规范》提出，要“明确企业文件形成、归档责任”，指出“企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求”，按照归档文件形成部门负有收集、整理本部门应归档文件的传统要求(由归档文件形成部门立卷即通常所说的“文书立卷”，这里的“立卷”指由谁负责归档文件的收集和初步整理工作)，由文件形成部门而不是企业档案部门来完成归档文件的收集与整理工作，本着“谁形成、谁归档”“谁归档、谁受益”的原则，把归档责任落实到企业各文件形成部门中。在制定文件形成部门收集归档制度时，应当有针对性地提出不同类型的文件的归档流向、收集要求，对管理类文件(根据《国家档案局关于印发<关于企业执行<科学技术档案案卷构成一般要求>和<归档文件整理规则>的意见》(经科字〔2003〕第2号)，规模比较小的企业可以把文书档案的四个大类合并为一个大类)、科技类、会计类、电子文件等不同类型的归档文件，要依据本企业的部门职能划分、岗位职责、文件形成特点等具体情况制定可行的收集、整理(预立卷)制度。问：为什么DA/T42-2009《企业档案工作规范》提出要建立档案工作责任追究制度？答：DA/T42《企业档案工作规范》提出，要“建立档案工作责任追究制度”。这是因为档案本身具有“原始证据性”“孤本性”“机密性”等与企业其他信息资源不同的特点。一旦由于某种原因造成档案的损害，可能会给国家和企业带来难以预测的负面影响或重大损失。为督促企业各部门及相关人员尽职尽责地做好档案工作，应当制定档案工作责任追究制度。档案工作责任追究制度包括：相关岗位人员不按规定收集文件归档，违反档案管理制度造成档案泄密、损毁等行为时，应追究和处罚相关部门及人员责任的管理制度。需要明确，要对违反企业档案管理规定，造成档案损毁的事件采取零容忍态度，应当追究造成企业档案损毁的部门和人员的责任，彻底改变企业档案管理制度是“软”制度的认识误区。问：为什么DA/T42-2009《企业档案工作规范》提出要制定档案管理应急预案？答：DA/T42《企业档案工作规范》提出，企业应当制定档案管理应急预案。由于档案的“孤本性”“原始凭证性”等基本特性决定了档案必须得到长久安全保存，所以应当考虑制定可行的、在遇到各种意外和突发事件时如何依据档案应急抢救方案组织实施有效的档案抢救措施。档案管理应急预案需针对可能危害档案安全的突发事件和自然灾害(如火灾、地震、洪水、大规模停电、战争等)。企业应制定包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等以及档案信息化管理软件、操作系统、数据维护、防灾和恢复内容在内的档案抢救应急措施。在条件许可时，可根据档案的重要程度及利用需要，制定馆际容灾备份异地保存方案。

三、企业档案管理制度

问：为什么要制定制度文件归档制度？答：DA/T42《企业档案工作规范》提出，要制定“文件归档制度。“应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施”“归档制度是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度，也是文件材料和档案鉴定的重要依据”。(P53)需要说明的是，文件归档范围及保管期限、文件归档质量要求可以放在企业档案标准中，也可以放在档案管理制度中，在此不作专门讨论。在制定企业档案归档制度时，每个企业应当充分考虑本企业文件管理的特点，做到所制定的文件归档制度与企业文件的形成与流转相契合，使归档文件不漏、不重，保持法律凭证效力。不漏：即应当根据本企业文件形成的特点来制定归档范围、归档时间，保证应归档文件都“应归尽归”，做到归档无死角，时间节点有保证，不出现漏归档现象。不重：由于文件具有发散性特点，所以在制定归档制度时，需考虑到相同文件出现不同部门重复归档的情况，一般可以由文件主办部门来对归档文件进行把关，剔除重份文件。保持法律凭证效力：企业档案最主要的功能是为企业的正常运行保驾护航。所以，想方设法保持归档文件为“原件”就成为企业档案归档制度的要点。文件的归档程序可以作为归档制度的附件执行，或者放在企业档案工作流程中。问：为什么要制定档案保管制度？答：DA/T42《企业档案工作规范》提出：要制定档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。档案制成材料作为一种物质存在，是十分“娇贵”的，要杜绝因保管过程中意外受损造成档案的灭失。因此，通过制定档案保管制度，明确档案库房保管环境要求、档案借阅利用进(出)库规章是十分必要的。问：为什么要制定档案鉴定销毁制度？答：DA/T42《企业档案工作规范》提出：要制定鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。众所周知，档案是有保管期限的，就是说不是所有的档案都可能具有长久利用价值。特别是对于企业档案室而言，由于其所保存的档案在大多数情况下，仅对企业有利用价值而不具备社会利用价值。因此，及时组织对到期档案进行价值鉴定、销毁不需要继续保存的档案，应当成为企业档案室的工作内容之一。问：为什么要制定档案提供利用制度？答：DA/T42《企业档案工作规范》提出：要制定提供利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。保存档案的目的是为企业各方面提供档案信息服务。但是，对于处于世界供应链的我国企业来说，企业档案中所存储的企业信息在保障企业科技创新、市场竞争等各方面都具有不宜随意对外提供利用的特点。因此，应当制定必要的提供利用制度，明确规定不同人员利用档案信息的权限，在利用敏感档案信息时，必须完善审批流程，以有效保护档案信息安全。问：DA/T42-2009《企业档案工作规范》还提出了哪些需要制定的档案管理制度？答：DA/T42《企业档案工作规范》提出：要制定电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求，以适应建立了企业OA管理系统和企业数字化档案室的企业通过局域网实现电子档案管理和利用企业档案信息的要求。DA/T42《企业档案工作规范》提出：要制定档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。特别是涉及国家秘密的档案，在整理、保管和利用的时候都需要采取必要措施防止出现泄密现象。DA/T42-2009《企业档案工作规范》提出：要制定档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责，档案管理系统软件、硬件的操作要求。企业档案管理系统应当与外网保持物理隔离，企业档案工作人员应当按照档案系统管理规程使用档案管理系统。

摘要：档案是对生产经营活动的记录，具有一定保存价值，档案管理已经成为企业单位管理工作的重要组成部分。本文首先分析了数字化档案管理的特点，然后指出传统管理模式存在的问题，最后阐述了基于大数据时代下实物与声像档案的数字化管理方法，以供参考。

关键词：大数据；实物档案；声像档案；数字化管理

大数据是信息技术发展的产物，具有三个明显特征，一是信息容量大，达到10TB-1PB之间；二是处理效率高，通过实时计算存储，实现高效传输的目标；三是信息种类多样，包括文本、图像、音频、视频等。在大数据时代，如何对档案进行数字化管理，成为从业人员的关注重点。

一、数字化档案管理的特点

数字化档案管理工作，是在高速网络背景下，通过信息资源库群、跨数据库检索，针对多媒体信息进行收集、加工、存储，最终形成完善的档案文献[1]。从本质来看，数字化档案管理就是采用数字技术，对各类信息进行组织管理，用户利用网络和终端，即可实时获取信息，满足自身需求。大数据时代，信息容量明显增大，相比于传统纸质管理，数字化管理更加安全、更加便捷，且管理成本降低，成为档案管理的必然发展趋势。

二、实物与声像档案传统管理模式存在的问题

1.工作重复

【摘要】地名档案资源体系建设是丰富馆藏，全面开展档案利用的基础和前提。由于历史的原因，地名档案资源体系建设工作相对滞后，严重影响了对外利用工作。为此，本文从地名档案资源体系的多元化、社会化、数字化、数据化的原则出发，提出了建设地名档案文献体系、数字体系等构想。

充分挖掘、整合地名档案信息资源，建立体系完备、内容丰富的地名档案资源，是国家档案发展纲要的根本要求，也是地名档案服务国家行政管理、服务社会公众的根本途径。目前，我国的地名档案资源体系建设工作相对滞后，还没有形成体系完备，资料翔实，结构合理资源体系，亟待厘清发展思路，建立起适应数字化、网络化、信息化的结构框架。

一、总体原则

1.多元化原则。地名是人类改造自然、利用自然过程中形成的具有地理实体记忆性的名称表象。从其形成机理看，具有多元化的特征。地名被利用和记录不仅表现在对地物的标记，而且表现在各种文化媒介之中，尤其是近现代以来，地名载体更加呈现出多元化趋向。作为地名档案资源体系建设，必须与时俱进，凸显时代特色，建立其多元的形成机制，丰富地名档案资源体系。在数字化、网络化的今天，我们的地名档案资源体系，不仅要继承先人留下的古籍资料，而且要吸收当代地名工作形成的各种档案资料，还要以数字化、网络化、数据化为依托，建立完善的数字化、数据化档案资源体系，以多元化的馆藏，推进地名档案利用的网络化、信息化进程。2.社会化原则。地名档案的根本属性是社会性。这是由其产生、利用的社会性决定的。一个地名，自诞生之日起，就为社会所承认，成为公共产品，成为人类交往、生活的工具，并且成为公众利益和文化教育、统治思想的集中体现。地名在历经一个时代的利用与文化沉淀后，就会融入到社会的每个细胞中，成为国家的文化基因，进入文化传承的社会体系，融入社会的各个层面，植入国家的文化体系，并以文献、典籍的形式留存下来，成为一种文化，并且国家意志、民族意志的形式凸显。由于文化的多元性，文化植入的个体性，地名将以不同的形式存在于国家文化的根脉之中。有的进入各种研究论著，有的进入地理志书，有的进入诗词歌赋，有的进入德育教育丛书，成为亘古的永恒。当我们建立地名档案资源体系时，这种社会化的资源将成为不可或缺的要素。因此，地名档案资料的征集丰富馆藏的过程就是一个社会化的过程。只有将社会化的征集常态化，才能实现国家档案发展规划提出的目标。3.数据化原则。数据化，是不同于数字化的概念，是指一种把现象转变为可制表分析的量化形式的过程，被认为是档案数字化发展的新阶段，它是指档案部门以用户需求和业务需要为导向，将数字档案资源转换为可供阅读、分析和处理的档案数据资源的过程。其实质是可以利用相关资料进行运算并总结出规律性或提出工作指导意见的一种概括总结，并通过某些数据的集纳的归纳分析，做出对事物发展趋势的预测，进而以指导性意见服务于经济社会和文化建设。地名档案资源体系建设，就是要以地名档案数字化为依托，建立起具有数据意义的数据库，然后利用挖掘技术对某一文化现象进行数据挖掘分析，形成具有指导性的意见和建议，以推动国家文化建设。比如，可以通过地名档案数据挖掘，分析当前我国撤县设市、撤县设区的数量分析，名称采词分析、设市设区前后的经济总量分析，建立推演模型，预测撤县设区（设市）的最佳比例关系。再如，利用全国市县更名的数据资料建立数据模型，对更名前后的经济指标进行挖掘分析，形成相应结论，服务于国家经济布局指导国家区划地名工作健康、科学发展。4.数字化原则。“积极响应数字中国建设，加快推进信息技术与档案工作深度融合，”是《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出的具有网络时代、大数据时代意义的档案工作发展规划，它要求各级档案部门从实际出发，全面开展档案数字化工作。《纲要》还明确指出，要“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。”作为专门档案的地名档案则应以此为契机，大力开展数字化工作。目前，我国的地名档案是基于1987—1991年第一次全国地名普查和2014—2018年第二次全国地名普查工作建立起来的，其核心资料是地名普查成果表、地名普查成果图、地名词典、地名志以及工作文件等资料。据了解，目前全国地名档案的数字化程度还比较低，只有辽宁等一两个省份开展了数字化工作，而且仅限于一普地名普查成果表和地名资料卡片档案。因此，全国内陆省份均实现地名档案数字化的道路还很艰巨，还有很长的路要走。下一步，地名档案工作要紧紧围绕国家数字化目标，积极建立并完善地名数字化管理和资源体系的任务还相当繁重。只有实现数字化，才能适应网络化、信息化时代的发展要求，为社会贡献更多的档案力量。

二、地名档案资源体系框架构想

1.建立完善的地名档案文献体系，服务国家疆域管理。我国是一个有着5000年历史的国家，形成浩如烟海的文化典籍，其中的大量历史文献记载了我国地名文化的发展历程。作为地名档案工作，就是要挖掘历史文化，将其中富含地名文化的典籍文献挖掘出来，建立完整的古典地名档案文献体系。一是以二十四史为基础，形成以《地理志》为核心的第一手地名档案资料；二是以《禹贡》《括地志》《水经注》《皇舆图经》为核心，建立方舆地图档案资料体系；三是以历朝各类历史地图集为核心建立地名地图考据档案体系；四是以地名词典为核心，建立辞书文献档案资料体系。例如，我国第一部重要地名辞典，清代李兆洛等编的《历代地理志韵编今释》，以及近现代中国地名大辞典、分省、分市地名词典等。五是以历代编辑的疆域沿革类文献为核心，建立地名沿革文献资料库。例如清人所编的《历代地理沿革表》(陈芳绩)、《历代沿革表》《历代疆域表》(段长基)与《历代舆地沿革表》(龙学泰)等，均应收纳其中。2.建立地名学术研究成果数据库，服务国家文化建设。近现代以来，尤其是1977年全国地名委员会成立以来，我国的地名工作取得了长足进展，在地名科研方面也取得了可喜的成就，形成了一大批具有跨时代意义的地名文化研究论著，出版了大量地名图书，为我国的地名文化建设做出了贡献。仅论文一项就呈现三大特点：一是研究领域宽、二是文章数量多、三是研究深。据初步统计，仅在中国知网上登载的地名研究论文就有8800多篇。另外，学者们还出版了大量地名文化图书，例如《中国历史地理论丛》《东北通史》《地名学研究文集》《群岛老街巷记忆》《福州古厝》等。但是就我国地名档案管理体系而言，这些数据信息还仍处在散居民间或社会各个角落状态，还没有建立起完整的地名档案管理体系。虽然在数字化出版的今天，数字图书已经成为常态，成为阅读的主流。但是作为我国的地名档案部门将其归并到一起，建立地名学术研究成果数据库还是十分必要的。如果能够建立起以档案馆为核心的地名研究成果数据库，尤其是建立起数据化的成果体系，对于加快国家的文化建设，推动行政区划和地名管理的科学有序开展具有十分重要的意义。3.建立地名普查档案数据库，服务国家行政管理。地名普查工作是我国于1978年和2014年，分别由国家地名委员会和国务院地名普查办公室领导，由国家民政部牵头，全国各级民政系统开展的两次全国性的普查工作。地名普查档案则是这两次普查工作的全新成果，是具有国家意义和行政管理性质的国家级资料，具有准确性高、权威性强、数量庞大的特点。从其分类情况看，主要包括业务类、成果类、其他类三大类。业务类包括：地名登记表、同一地名的地名标志登记表、同一地名的地名用字读音审定申报表、地名标准化处理表、搜集的地名相关史料、考证、实地调查的记录等；成果类包括：地名目录、地名标准化处理统计表、地名普查成果图、地名标志登记表、地名用字读音审定申报表、本级国家区划地名数据库数据等；其他类包括地名调查目录、地名普查工作图以及组织机构、会议资料、培训、普查方案、质检、安保、验收等文书类材料。此外，还应包括成果转化形成录图典志等图书资料。上述资料在建立纸质档案管理系统的同时，还应建立数字化管理体系，以数据库的形式服务于对外社会利用和国家行政管理。4.建立电子地图数据库，服务国家地理系统开发。地名普查的核心成果之一就是编制具有国家意义的标准行政区划地图和标准地名图。根据国家关于由各级测绘部门编制国家、省市、县区地图，并由区划、地名主管部门进行审定的有关规定，在全国地名普查结束后，按照国家、省、市、县区的模式出版各自属地的行政区划图和标准地名图。目前，我国的地图出版技术已经实现了数字革命，随着制图软件的数字化程度的不断提高，制图工艺已经进入智能化时代。基于GPS地理信息系统的网络化、云计算的网络数字地图，已经成为国家空间地理信息系统的核心。因此，建立起具有全覆盖、分布式的电子地图数据库，则成为具有国家意义的资源体系。目前，电子地图的应用，已经成为国家战略，它不仅体现在国家领土安全方面，还体现在经济发展社会进步等方面。从民用的角度看，主要表现在电子导航的应用，在政务方面则可以将其利用到国家资源规划、城市规划、军事作战规划，乃至太空的卫星遥感等方面。因此，建立电子地图数据库，并形成以利用为先导的电子地图更新、体系，将成为数字时代、乃至5G、6G时代地名档案工作的发展主流，必将为国家建设和民用提供先机。

三、结语

摘要：传统的档案管理已不能适应现代化的需要，必须针对现如今所存在的问题，进一步规范档案管理。档案管理内容复杂，所需人力物力大，在现今信息化时代中，对档案管理规范化的要求越来越高。基于此，本文将围绕重点工程建设项目档案管理工作展开进行相关分析，并给予可实施路径。

关键词：重点工程；项目档案；档案管理；思考

重点工程建设项目对我国国民经济的发展有着至关重要的作用，重点工程建设项目档案管理工作是企业的基础管理，也是承包商项目管理水平的体现，但由于建设项目建设周期长、人员调动频繁、数据管理人员分散、数据放置地点多变等问题，重点工程建设项目档案管理工作开展并不顺利，基于此，本文将围绕重点工程建设项目档案管理工作展开进行相关分析，并给予可实施路径。

一、重点工程建设项目档案管理工作的必要性

重点工程建设项目开展的顺利进行离不开项目档案管理工作，这是因为该项工作对重点工程建设项目以及其他日常管理工作提供资料参考，以此推进管理工作效率的有效提升，项目数据收集、分类、整理和通过整个监管过程进行。项目档案是合规管理的重要载体，做好档案管理将使重点工程建设项目工作开展有例可循、各项决策有据可依、各项巡查审计有证可查、项目成果有史可溯，是可持续发展的基石。

二、重点工程建设项目档案管理工作现存问题

（一）对档案重视程度不足