档案管理范例

摘要：近些年来，我国医疗卫生事业发展迅速，各类先进医疗设备、医疗技术快速发展且广泛应用在临床诊断中，为人们提供了优质的医疗服务。在此新环境下，医院档案管理工作面临巨大的挑战，作为医院管理的重要内容之一，当前档案管理工作现状不容乐观，不利于档案价值的发挥。本文主要以医院档案管理为主题展开分析，从内涵和重要性、问题及具体应用四方面进行分析，以期促进医院档案管理水平的提高，为充分发挥档案价值奠定良好的基础。

关键词：档案管理模式改革；医院档案管理；应用

近年来，伴随老龄化人口的增多，医疗卫生事业的发展备受社会各界的高度关注。与此同时，随着近年我国就医数量呈现上升的趋势，医疗数据也急剧增加，这给档案管理工作增加了工作负担和难度，传统档案管理模式显然无法满足当前档案管理工作实际需求，全国范围内推行档案管理模式改革迫在眉睫，这就要重视档案管理模式改革，以此不断提高档案管理工作效率和质量。鉴于此，本文从档案管理模式改革内涵入手，通过深入分析医院档案管理中主要问题，进一步探讨档案管理模式改革在医院档案管理中的应用具有十分重要的现实意义和实践价值。

一、档案管理模式改革内涵和医院档案管理工作的重要性概述

1.档案管理模式改革内涵

所谓“档案管理模式改革”，指的是针对档案管理技术的改革和优化，推行的一种档案管理工作体系的变革，确保性建设的档案管理体系能够与当前档案管理工作实际需求相吻合，为提高档案管理水平和充分发挥档案价值提供保障。对于医院档案管理工作而言，医院在经营发展过程中会产生大量各类型的档案，而传统档案管理模式存在一系列弊端，如理念、手段、方法等，都无法满足新时代的具体要求。而档案管理模式改革中，大量现代先进技术广泛应用在档案管理中，如计算机技术，可以大幅度提高档案管理工作效率和质量。另外，对于新的档案管理体系中，会广泛应用性的档案管理思想和管理体系，这对于档案管理工作具有积极的指导价值和现实意义。因此，医院运行发展中，要积极推广档案管理模式改革工作，以期为充分发挥档案利用价值提供保障。

2.医院档案管理工作的重要性探讨

一、传统与现代档案的原始凭证性比较

现代化档案管理最主要的就是单位下发文件以后，通过网络传递到档案室进行归档管理，由档案室在电脑上存储。基层单位现在主要的文件使用格式就是Word系统进行编辑资料，然后交到档案室以后，由档案管理人员在档案管理专用的紫晶系统上进行挂接，转换成档案资料，以后进行查找。为了防止进行修改，现在一般的电脑存储，顶多改变存储格式，常用的就是PDF或者是JPG这两种格式。但是电子文件由于都是通用的文件编辑格式，可以修改不留痕迹，鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。

即使是用数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件的原始性、真实性和准确性，但是在电子技术日益发展的今天，还有什么不能解密的，所以，这也是我们基层档案工作者所面对的困惑。但是，传统档案管理就可以避免这类事情的发生，一是必须手写的初稿、修改稿、正式的文稿及领导批阅同意打印的签名；二是归档必须是手写的原稿、批文连同正式形成的文件两份，进入档案，正式归档。

二、现代档案和传统档案管理各有优缺点

现代档案如发生电脑零部件老化、系统升级换代、配置更新等各种形式就容易丢失部分资料。但是现代化档案管理不占用空间，节省人力、物力、成本等，这个是传统档案所不能比拟的。传统档案所占用的空间、人力、财力等，都很大。但是有一点，是代替不了的，就是手稿。新都区档案馆里，今天还保存着1959年田家英同志在当时的新繁县大丰公社搞试点时主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率领一个工作组从北京来到了大丰公社。田家英和县、社、队干部反复研究，充分听取群众意见，根据中央第二次郑州会议精神，制订了一系列制度、条例、规定。

例如：《大丰的管理体制(草案)》、《关于新繁县崇义乡大丰财务制度的十条规定(草案)》、《公社干部必须遵守的十条守则》、《关于改进供给制的八条规定》、《关于分级管理的体制的初步意见》、《关于财权下放的分级管理的初步意见》。这些发黄的纸上，有对体制问题的意见，对财务制度的规定，干部守则，各种条例、报告、会议记录……这是历史的见证。到今天为止，这些发黄了的资料还静静地躺在新都区档案馆里很好地保存着。

三、基层档案管理人员新旧交替的问题对传统与现代的影响

摘要：医院档案管理属于医院管理工作中的关键内容，对于保证医院各项医疗政策贯彻以及合理落实具有十分重要的作用与价值。医院档案属于记录医院工作各项活动开展情况的关键信息资料。为此，本文简要分析了档案管理模式改革的内涵，同时分析了医院档案管理工作中出现的问题，并提出强化人才构建以及加强档案效能两项具体方案，以期提高医院档案管理工作效率。

关键词：档案管理模式；医院档案管理；运用方式

一、档案管理模式改革的内涵

档案管理模式指的是对目前档案管理技术的改善以及优化，所采用的一种档案管理工作制度的改革，加快创新建设档案管理体系同目前档案管理工作更为高效的结合。对于医院档案管理工作而言，因为医院在日常经营过程中将形成大量档案，而传统档案管理方法较为落后，从某种程度而言导致档案管理效率以及效果都受到严重的负面影响，而档案管理模式在改善期间，将大量计算机设备应用于档案管理工作之中，使得计算机设备在档案管理工作中的应用更为频繁，以实现档案管理模式改革，从而大幅提高了档案管理工作的效率。不仅如此，对于新的档案管理体系，将更为频繁地运用新型档案管理思想以及体系，针对档案管理工作质量提高而言具有积极意义与价值。因此，目前我国医院运行期间，需要积极推动档案管理模式改革工作的开展，从而提高我国医院档案管理整体水平。

二、医院档案管理工作中存在的问题

（一）管理人员素质有待提高

如今社会之中，医院是确保民众生寸质量的服务型行业，是社会中至关重要的组织机构，人们对于医务工作人员的需要主要表现在技术方面，对医疗机构档案管理工作并不重视，这也使得医疗机构普遍忽略了档案管理的重要性。医疗工作内容本身的特殊性使得医院内部档案包含的内容较为丰富，包含有图片、个人信息以及病历等众多内容，直接关系着医院日常运行的稳定性，所以对医院档案开展管理有关要求也相对较高与详细。由此可见，医院档案管理工作难度较大，所以一般的管理人员难以达到高效管理医院档案的目的，且难以针对医院内部档案的性质以及属性予以精确辨别并划分为不同种类，较为容易造成档案内容缺损或是产生资源系统错误的状况，对于提升医院工作效率而言将产生一定负面影响。

摘要：

尽管我国医院档案管理水平较以往有了很大提高，但仍存在许多问题，如相应的标准体系建设严重滞后、档案信息化管理意识不高等。在本文中，笔者从当前医院档案管理的现状入手，总结医院档案信息化建设中存在的问题，并展开深入分析，提出有针对性的解决措施。

关键词：

医院档案管理;档案管理;模式改革

随着我国经济水平的提高与医疗卫生事业的发展，医院的内外环境都发生了巨大变化。为了适应时展的需要，医院开始重视档案管理工作。和以往相比，医院档案管理水平有了显著提升，但是仍存在诸多问题，亟待改进。

一、医院档案管理现状

1.医院档案分类

一、照片管理中存在的问题

一是照片归档意识不强。由于对照片档案重要性认识不够，只注重水文文字材料和图表等档案的归档，而忽略了照片档案的归档，处室不主动向档案室移交，档案室也没有及时收集齐全，致使相当一部分照片散存于科室内部或个人手中，流失现象严重，导致照片档案收集、整理困难。

二是收集不齐全、不完整。由于长期分散保存，一些珍贵的照片难免散失，收集回来的部分照片有照片无底片或有底片无照片，致使照片档案收集不齐全。照片内容上缺乏完整性，没有完整地将事由、摄影者、时间、地点、人物、背景等要素注明。此外，由于数码照片数量大，填写不规范、不完整等问题，都直接影响到照片档案的齐全完整。

三是制度落实不够到位。由于历史欠账较多，工作基础薄弱，单位虽然制定了相应的声像档案管理制度，但落实不够到位，缺乏有效的保障措施，给此项工作的管理带来了很大的难度，直接影响到照片档案信息资源的开发利用。

四是档案队伍建设方面，兼职档案员流动过于频繁，缺乏新老自然交替的机制，加之缺乏培训，管理薄弱，责任心不强，档案人员人才结构、知识结构、业务素质等难以适应新形势、新任务，不能适应档案规范化管理的要求。

二、应对措施

实现照片档案的规范化管理，需要在思想认识、制度建设、收集与归档、人才队伍建设等方面下大力气加以解决。

一、医疗设备档案资料收集的原则

收集的原则主要表现为四个方面:一是设备档案资料收集与设备购置管理同步;二是设备档案资料收集与设备验收、安装调试管理同步;三是设备档案资料收集与设备使用管理同步;四是设备档案资料收集与设备检修管理同步。

二、医疗设备档案归案的基本内容

1、随机的文件资料:主要包括有安装图纸、设备操作规程、维修手册、合格证以及其它的相关随机资料等。

2、申购过程中形成的文件资料:主要包括设备申请材料、可行性论证报告、政府采购计划报批表、大型设备生产厂家三证、购销合同、协议书、发票复印件以及各种原始凭证。享受国家免税政策的进口设备，除上述资料处，还应包括电机设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、商检报告、安装调试及验收报告等等。

3、设备运行过程中形成的文件资料:包括人员培训、计量校准、使用记录、折旧报表、收益报表、故障维修、维护保养、设备报废等各种记录。

三、医疗设备档案的管理

档案管理作为学校管理的一部分，肩负学校档案收集、掌管、传播、开发与利用等职责。加强学校档案管理问题已迫在眉睫。但是学校档案管理建设尚面临一些问题。本文首先论述学校档案管理的意义，然后针对学校档案管理工作中存在的问题，提出相应的措施，以期为相关工作人员提供必要的参考。世界变化日新月异，只有创新才能跟上时代的脚步，学校档案管理工作亦是如此，只有不断创新，在原有管理规范的基础上，不断更新完善，努力创新档案工作，敢于突破那些与当前学校工作不相适应的工作观念和管理模式，积极主动地研究高校学校发展过程中所面临的新情况、新问题，用新的观念、新的视角、新的模式、新的技术和手段来解决档案工作中所遇到的矛盾和问题，才能适应现在信息化的需要。

一、学校档案管理的意义

档案管理是一种信息控制系统，档案的建立需要学校各个部门的材料汇集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部门的管理工作之一。搜集和汇总后的档案材料经过加工。输出又为管理工作服务。提供各项数据。同时，通过对档案材料的分析和总结又起到促进管理工作的作用。档案管理是学校管理的一部分，同时又显现和作用于整个学校管理当中。所以说档案管理不能简单的说是学校管理的一部分。

二、加强学校档案管理的措施

（一）严把进入关

现今，从事档案管理的人员大多都是中文系出身，专业并不对口，致使很多非专业人员从事档案管理工作。为了提高服务质量及工作效率，引进专业内的工作者十分重要。首先，在招聘人才时，尽量招聘档案管理相关专业者。第二，在对引进的人才进行的考核时，要分为面试和笔试两部分。笔试多为理论知识和基础知识的考察，但是也要有相应的对实际问题的分析。面试的考察重点即位才和德。一方面，引进的人才要熟悉工作流程，必要时可现场操作。另一方面，从事档案管理人员必须具备较高的素质，这是由档案管理工作的特殊性所决定。档案具有一定的绝密性，从业人员不能利用职权之便，泄露他人信息或者其他信息以谋取个人私利，这就要求从业者必须具备较高的素质。

（二）加强档案管理工作重要性的认识

政府采购档案是珍贵的信息资源，不仅包含纸质的文本，还有大量的数字、影像、数据等资源，这些资源需要妥善留存、合理利用。因此，政府采购档案管理非常重要。档案管理是政府采购活动中的一项基础性工作，是详细记录政府采购全过程的重要依据，也是财政部门严格履行采购项目监督的一种重要手段。管理并运用好政府采购档案，不仅可以对政府采购审批和采购结果进行检查，还有利于开展审计工作，促进党风廉政建设。本文结合实际，刍议政府采购档案管理过程中存在的“意识不强，人员不足，标准化建设不够，信息化水平不高”等问题，并提出相应改进措施。   一、档案管理意识差   众所周知，与国外相比，我国政府采购活动和采购档案管理稍显滞后，存在一些薄弱环节。在人们习惯性的认识中，档案管理就是整理上级和本单位下发的文件，然后按照顺序装到档案盒里保存起来，从领导干部到一般同志都认同这个做法。由此引发的现象是，从事档案管理通常都由比较清闲的人负责。正因为如此，一些采购单位或机构对采购档案的管理认识非常模糊，既不设档案室，也不安排专人管理，没有真正认识到采购档案管理的重要意义，制度不健全，整理不及时，散失损坏现象非常严重。即便设有档案管理员的单位，管理者也不够细致，比如开评标过程的音像资料未与采购文件一并存档，质疑投诉资料未一并收集，无据可查的情况时常出现，这些都与档案管理的精细化差距较大。   二、非专业人员管理   目前，部分地方的采购档案管理比较混乱，单位主要领导对此不是非常重视，从主观意识上存在片面性，认为档案管理可有可无，安排的档案管理员基本上都是后勤人员，文化程度和专业水平较低，缺乏相应的工作经历，甚者还使用借调人员，这些人员运用现代信息技术的能力都非常弱，档案管理仅仅局限于整理简单的资料和传递一些文本，质量根本无从谈起。   三、设施及设备简陋   当前，一些采购单位或机构由于对采购档案管理的认识程度比较低，因此，在采购档案设施设备的投入上少之又少，配置稍好一些的单位，有一间档案室，配一台电脑用来存放电子资料，条件差者根本不设立档案室，档案资料多数都存放在日常办公的柜子里，长期以往，档案遗失现象非常严重，调阅某个项目的档案资料如大海捞针，珍贵的档案资源尘封到了角落里，根本无法体现应有的价值。   四、档案收集周期长   实际工作中，多数地方都没有制订采购档案管理规章制度，实施采购时的资料信息和最终收集齐的档案信息，相互差异比较大，采购的第一手资料出现“失真”。一些机构不能适时出具项目验收时所需的证明材料，本身已影响了采购档案的归档和存储。如果项目出现质疑、投诉，时间跨就又相应地拉长，再遇上越级投诉的话，基本上就搁置下来了，这些都将导致档案的收集整理周期被越拉越长，其完整性和真实性得不到有效保障。   五、入库档案乱象多   据了解，多数采购机构即使设有档案库，存放进去的采购档案也缺乏科学化管理，乱象丛生，垢病众多。一是档案库自身条件比较差，通常都在角落或者在地下室，不仅通风条件差，而且大多数都未安装除湿设备，长此一往，档案损毁现象非常严重；二是档案入库不经过严格的核对，混装或材料缺失现象时有发生；三是入库档案随意上架，不进行科学分类，相互混放，查找困难；四是对入库档案不进行有序分区和合理编号，混乱不堪，查找困难；五是档案室并非专人管理，制度缺失，借阅无序，登记制度根本得不到落实，档案丢失现象严重。   六、信息化水平滞后   财政部关于《政府采购机构管理暂行办法》等相关文件明确指出，开评标音像资料要清晰可辨且要与采购文件一并保存。采购文件可以采用电子档案方式保存，但须符合《档案法》和《电子签名法》的要求，而现实中，许多地方政府采购档案的信息化建设水平明显滞后。一些采购机构的档案管理除了计算机、打复印机、扫描仪、装订机等常规设备以外，大多都未安装使用档案数字化管理软件和自动刻录机等现代化设备。实操过程中，一些机构仅仅把信息化应用于电子档案的录入上，采购档案管理的现代化水平仍然比较低，根本无法适应采购档案信息资源共享的基本要求。政府采购档案管理作为政府采购工作中不容忽视的一个环节，唯有认清存在的问题，了解其目前现状才能有针对性进行优化，提高档案管理水平，发挥政府采购档案应有的价值和作用。具体对策如下：1.高度重视定制度。一是采购机构应当广泛深入地宣传采购档案管理的重要性，认真学习《档案法》、《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，切实提高政府采购部门档案管理意识和法制观念；二是严格按照“学用结合、重在实效”的原则，增强采购档案管理的观念，并成为采购当事人的行动自觉；三是建立并完善采购档案管理规章制度，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用、移交以及销毁等方面作出明确的规定和要求；四是结合具体采购方式，制作相应采购档案模板，统一归档内容和口径，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，移交有记录，从每一个环节上都能保证采购档案管理的规范化。2.强建队伍提素质。努力解决采购档案管理人员素质低，不专业的问题，确保从业人员透彻了解政府采购有关法律法规和程序，按要求完成采购档案的收集、立卷、整理、入库等工作。采取“请进来走出去”的方法，加强档案管理人员的专项培训，不断提高档案管理者的业务水平和职业技能，增强责任心，运用新方法，切实提高政府采购档案管理的工作效率。3.加大投入规范化。各采购机构和采购人要增加投入，加强档案软硬件设施建设，建立专门的档案室，且须满足防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求，购置计算机、打印复机、打码机、装订机、光盘自动刻录机、档案数字化管理软件等设备，通过与现代化档案管理模式的有机结合，最大限度地发挥信息技术的作用，实现档案信息资源的共享，做到档案检索快捷，查阅方便，不断提升档案管理的现代化水平。4.完善第一手资料。各采购机构负责人要对项目负责人提出明确要求，确保每一项采购活动结束后，能及时把政府采购项目审批表、采购评审报告、采购合同、质疑答复、投诉处理等相关的第一手资料一并移交给专职档案管理人员，使之能及时整理汇总和分类管理，并签订文件移交手续，避免政府采购文件被伪造、修改，保证其完整性。5.采用标准化流程。标准化代表着质量和效率。实现档案管理的现代化，必须要采用标准化的流程来管理。一是为档案的归档和提档服务，方便使用者的借阅。二是规范档案的管理，各类资料分门别类存放，规范有序。三是当档案管理人员更换后，可以方便交接，在一些场合，也适合档案之间的交流。6.定期监督与检查。各机构要将档案管理纳入目标考核内容，每月对照采购项目和工作标准，对经办人项目档案装订归档情况进行清点验收，做到“月考核，季通报。各级财政部门严格按照《政府采购机构管理暂行办法》和《政府采购机构信用评价办法》等要求，定期对采购机构的档案管理情况进行监督检查和信用评价，加大“违规成本”，促使采购档案管理上台阶。政府采购项目档案管理，是对政府采购活动过程进行反映的原始文件，是保障政府采购“公平、公正、公开”的重要手段，也是政府规范采购行为、强化内控管理与监督评价的一项重要的基础性工作。本文旨在探讨政府采购档案管理的优化路径，促进政府采购档案管理的科学化、规范化、制度化。   作者:王健民 单位:洛阳市公共资源交易中心