档案安全管理范例

一、档案的实体安全管理

建立健全档案调归卷制度，规范档案利用人员在借阅、查看过程中的手续处理，确保档案借阅前后安全无损坏。对于档案室的管理，从业人员要有计划性，每月每年都要有清点计划，了解和掌握所管理的档案完整安全，并做好相关的数据记录。为了提升档案资料实体的安全，档案管理机构要定期抽检一定比例的档案，及时发现问题，解决问题，确保万无一失。对于新的实体档案在保存前要做好消毒除尘工作，对于老化的档案资料要及时保养，抢救，采取或者有效的补救措施。对于涉密级别较高的档案可以特殊问题特殊对待，进一步强化安全管理意识。

二、档案的信息安全管理

档案的类型越来越多，纸质化的、电子化的、数字化的等等，随着计算机技术和网络在档案管理的中的使用，这一定程度上给档案资料的信息安全埋下了隐患，所以新形势下，信息安全已经成为档案安全管理工作的重心。为了确保档案信息的安全，应该依据我国的《档案法》，划分档案的秘密级别，实施档案保密制度，从制度上确保档案信息的安全。对于档案，还要做好价值的评估和鉴定，科学、准确的区分、判定档案开放与控制使用范围。档案从业人员还要有责任意识和法律意识，对于档案的查阅和使用必须遵循一定的审批手续和相关制度。在档案资料的开发利用中，涉密较高的档案要汇编的话，应当经原制发机关、单位批准，未经批准不得汇编入册。档案管理结构和从业人员，还要学习计算机技术，树立安全意识，规范操作行为，规避计算机病毒、黑客等袭击，严禁用处理国家秘密信息的计算机上互联网。应加强网络安全防护，依据分区域、按等级、多层次的防护思想进行了安全规划、安全评估、安全加固与安全维护，并且对过去已有的安全技术实施进行改进与增强。建立操作权限管理制度，明确权限和操作范围；建立操作人员密码管理制度，定期修改管理密码；建立计算机病毒防治制度，定期进行病毒检查等。

三、档案的库房安全管理

档案资料越积越多，需要存放的档案室或者库房需要的面积也会越来越大，安全系数要求也会越来越高，人员配置要求也要越来越齐备。对于档案室的大小来说，要具体问题具体分析，必须符合本单位本企业的档案管理需求，对于新建的档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》的要求。对于原有的档案库房需要升级，提升安全系数，改善环境，确保档案的安全。对于档案库房来说，要防火、防潮湿、防震、防光等，在库房建筑的材料上要选择那些防火性强，防潮湿能力好的素材，并且具有一定的密封性。库房门窗还要防光，库房内的报警系统和灭火防水设备要一应俱全，消防器材要及时更新，防止过期或者损坏。确保库区内消防通道畅通，应急照明完好、疏散标志清晰。档案库房排除闲杂物品的存放，特别是易燃易爆的化学染料。库房的安全还包括防盗设备的安装和使用，要有一定的监控设备，监控录像要有一定的自动保存期限，并且最好做到高清摄像。库房的安全还要注意室内的温度和湿度，一般来说温度应控制在14-24℃（±2℃），相对湿度应控制在45-60%（±5%）。库房还要配备驱赶老鼠、虫子、霉变的药品，杜绝相关灾害的发生。档案室应建立特藏室或专柜，对馆藏重要、珍贵档案采取特殊的安全防护措施，确保重要、珍贵档案的绝对安全。

作者：王娟 单位：河南省中纬测绘规划信息工程有限公司

石油是国家战略型资源，也是保证国家经济飞速发展的物质基础。石油企业档案是指各单位在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有保存和查考利用价值的，并且经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。石油企业档案非常珍贵，需要长久保存。如何实现这些珍贵档案的安全管理，成为一代代石油企业档案管理者不断实践，不断探索研究的课题。石油企业档案安全管理是企业生产经营管理的重要组成部分，伴随着企业生存发展的始终。石油企业目前采用“双套制”档案管理模式，企业档案安全管理，包括实体档案安全管理和档案信息内容安全管理两个方面。两者互为一体、相辅相成。

一、石油企业档案安全管理内容

1.建立健全一套科学、合理、务实的档案安全管理制度。石油企业在生产经营管理过程中形成的文件材料是企业档案的前身，档案管理人员要具有前瞻性眼光，做好档案资料的前端控制和后端管理。做好前端控制，加强企业文件材料形成过程的业务指导、监督、规范作业流程和建章立制工作，保证形成档案的文件材料具有真实性、可靠性、系统性、安全性。后端管理涉及企业档案安全管理的各个方面，包括档案实体安全及档案信息安全管理的全过程。需要制定的管理制度至少包括：档案归档制度、档案安全保密制度、档案鉴定销毁制度、档案库房保管制度、档案突发事件应急预案等各类档案管理制度及管理规定。健全的管理制度的制定，能够规范档案管理工作，使档案安全管理更科学化、有序化。2.建立健全一套人防、物防、技防档案安全管理措施。人防，坚持“安全第一，预防为主、防治结合”的方针贯彻始终。筑牢思想防线，落实档案安全的工作措施，坚决防止松懈、侥幸心理。组织应急演练，将应急预案落到实处，把安全隐患阻止在未然状态，将损失降至最低。物防，配备必要的防护设施设备和物料保障。按照档案资料安全管理规定要求，配置消防设备、温湿度控制设备、低楼层防护窗防盗门等安保设备。技防，加强研究和应用技术手段，应用高端技术防范风险，做好档案安全管理工作。例如，档案存放场所安装摄像头、红外线报警等辅助装备。人防、物防、技防“三防”措施落实到位，是全面提高石油企业档案安全管理的基本要求和可靠保障。

二、石油企业档案安全管理指标

石油企业档案安全管理工作中，确保档案的安全包括档案实体安全和档案信息内容安全。实体安全是指实体完好地存放在指定的位置；内容安全是指档案内容没有被泄露。这两者缺一不可。1.档案的实体安全。（1）库房。档案库房的状况决定了档案生存的基本条件，建设时必须符合国家档案局《档案馆建筑设计规范》要求。应选工程地质条件和水文地质条件较好、空气清新的地区，远离易燃易爆场所，不设在污染腐蚀气体源的下风口。库房应减少门窗面积。库房内不得有水龙头，采暖管线不得有接头等。为档案安全管理创造良好的环境。（2）存放档案的载体及装具。存放档案的载体及装具的品质决定档案的寿命。不同载体的档案有一定的寿命，纸张、微缩胶片、光盘磁带等档案载体的有限性，决定了档案寿命的有限性。要科学选择数据存储载体，加强存储载体保护，严防数据丢失。同时抓好档案数据备份，做好重要档案的异地异质备份工作。对电子档案载体加强存放安全和技术检测，确保物理性能稳定和数据安全可靠。形成档案的文件材料用的纸张、保护档案的包装袋、包装盒等选用中性或偏碱性材料。从档案用品采购源头上控制，一定程度上延长档案的寿命。（3）档案日常管理。针对档案自身的特性和可能导致档案损坏的种种因素，加强整体日常维护和针对性地采取专门档案保护措施等，为档案的保存和提供利用创造良好的环境，消除和降低各种因素对档案保管的不利影响。石油企业历史悠久，部分纸质档案年久已经发黄变脆，为了保证纸质档案实体安全，石油企业已实行纸质档案数字化。在提供利用过程中能提供复制件的提供复制件，必须用原件的严格办理手续，并及时催还。2.档案信息安全。（1）立卷。立卷合适与否对档案安全也有一定影响。由于一卷档案是由若干文件装订在一起的，利用者在借阅一份文件时就会看到案卷中的其他文件，容易造成信息的泄露。现在石油企业管理类档案一般不再组卷。（2）档案利用。保存档案的目的是提供利用。石油企业档案是为企业的生产、科研、经营管理服务。在档案提供利用时要注意保守企业秘密。既要积极为企业各项工作提供服务，又要加强档案保密工作。充分合理地发挥档案在企业各项工作中的作用。石油企业采取的管理方式是与归档人员、归档审核人员及使用档案管理系统等相关人员签订保密承诺书。档案利用人员借阅前要阅读保密须知。遵守档案安全保密制度，从各个环节严防档案信息泄露。（3）电子存储。在互联网时代，电子档案信息存储安全尤为重要。在各种网络及计算机病毒层出不穷的情况下，加强抗病毒能力刻不容缓。石油企业在日常工作中对杀毒软件及相关病毒防治设备进行定期升级，对各服务器、客户端的系统及数据定时进行全面扫描检查，确保存储介质安全，发现问题及时进行相应处理；应用加密技术提升存储载体、系统的安全系数，保障数据在传输或者存储过程中档案信息内容安全；为了防止突发事件发生，石油企业已实现电子档案的异地异质备份，保障了灾难性事故发生后数据及时恢复。随着信息技术的飞速发展，石油企业电子文件越来越多，越来越复杂。电子文件带来的知识更新幅度和速度是前所未有的，要求档案管理人员必须以全新的管理理念，不断创新的管理模式和工作方法迎接档案工作的重大变革。不断完善档案各项管理制度，形成与之相适应的档案安全管理体系。

参考文献

[1]王丽霞.石油企业档案工作实践与思考[J].黑龙江档案，2011（5）：83-83.

【摘要】档案的原始作用是记录人类的社会生活，就档案本身而言，真实性、原始记录性是档案的基本属性。随着社会发展步伐的加快，网络化、信息化日益普遍，大数据时代已经来临，大数据时代所依靠的是云计算的强大处理系统，以及各种各样的后台资源，还有让人满意的云服务系统，但随之而来的安全隐患也受到了越来越多的关注，档案大数据时代，资源整合与共享中的信息安全问题值得探讨深究。

【关键词】大数据；档案管理；信息安全；数据结构化

1引言

随着国家大数据发展战略和系列互联网行动计划的推进，我们正走向我国的档案大数据时代。如今档案的信息数量越来越多，与之有关系的信息结构较过往也有很大的区别，而随着全民生活水平、整体素质的提高，以纸质档案服务为主的传统服务模式已难以满足大部分人的要求，公众对档案信息的需求的数量、质量、服务方式均有了更高的要求。加快档案资源整合与共享、加快档案管理部门服务转型升级、加快构筑档案安全防线已成为档案事业发展的外在动力和内在需求。如何在大数据的时代保证档案信息的安全性隐私性，如何预防被非法分子盗取档案信息等均是档案管理的重中之重。对这样的情况该如何解决，又怎样从本质上杜绝此类事情的发生，则是我们今天所要深入探讨的问题。

2大数据环境对档案管理工作的影响

在以数据发掘技术以及数据解析技术的大数据技术的前提下，能够对大量的档案数据进行分析和了解，在大量的数据中发掘出适合自己并具有珍贵价值的信息内容，使档案数据从原本的单调乏味的数字或是一串串符号转变成适合自己有用的信息并化成自身的知识财富，能够更好的贴近人民生活、为人民群众服务。因此大数据环境对档案信息的发展未来、价值、繁华可以说是起了重要性的作用。

2.1档案管理人性化、智能化的要求

【摘要】随着科学技术的不断发展，信息技术日新月异，网络技术在各个生活和生产领域得到了广泛应用。传统的档案管理手段不能适应当前社会发展的需求。电子档案已逐步形成了一套完整的管理体系，具有准确性高、信息容量大、效率高的特点。在当前的档案工作中，电子文件管理数量逐渐增多，为了更准确、完整、可靠地利用电子档案，本文从档案管理入手，分析电子档案的意义、问题及措施。

【关键词】电子档案；安全；管理利用

随着近年来网络、多媒体以及软件应用等各种信息技术的快速发展，档案管理的方式以及载体都发生了很大的变化。电子档案的出现改变了传统的纸质档案形式，电子档案具有载体形式多、存贮密度高、检索速度快等优点，能够有效提升现代档案管理水平，丰富档案资料的保存管理形式。但电子档案同样也存在一些不容忽视的缺陷，并且会在一定程度上对档案管理的安全性造成影响。在此背景下，如何对电子档案数据的管理加以改进，从而实现档案管理信息化体系的建设，已成为当前档案部门重点研究项目中的一个主题，对促进电子档案管理更加高效、规范的发展具有非常重要的意义。

一、加强电子档案管理的重要意义

（一）有利于节省人力物力。首先，在传统档案管理中，办公人员和办公费用通常是用增加人数和费用来提高效率，导致管理成本急剧上升。特别是一些较脆弱的档案资料，通常需要大量的人财物力才能维持好，并且不可避免地存在破坏的风险。而以网络为载体的电子档案阅读不仅方便快捷，而且节省了存储成本，节省了空间，避免了重复打印数据造成的纸张和人员的浪费。其次，计算机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。利用计算进行文件管理，有效地解决了传统文件归档中文件遗漏时，避免重新进行拆卷的问题，现在只需敲一下，就可以将档案的目录进行修改，可以随时进行补漏增缺，避免出现文档存积问题，省时省力。

（二）有利于提高服务质量。数字化的档案管理使得查询数据非常简单，使办公人员能够真正了解世界大事而足不出户。由于信息在时间和空间上的流动，数字化档案实际上成了“无墙档案”，档案也从实体的存储转变为便利的信息控制中心。

（三）有利于满足多样化需求。随着社会的进步，人们满足纸质这种查看方式，一是不方便，二是太单调。他们更喜好以图像、视频的方式阅读。电子档案满足了信息保存的多样性，逐渐成为多样化需求的主要解决方案。随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和需求也将发生变化，加强电子档案管理有利于满足这一多样化的需求。

摘要：不论是火灾、水灾、地震抑或是其他灾难，都会对区域内部档案管理工作带来或多或少的冲击，如果严重的话，甚至还会导致区域内部档案事业受到难以挽回的重创。因而全面推进灾后档案重建工作就显得颇为重要，需要明细此前问题所在，强化对档案工作的管理，避免再次受到灾难影响。本文主要将九寨沟地震灾后档案重建工作作为案例，简要探析了档案安全管理工作的方向，以求能够为有关单位提供借鉴作用。

关键词：灾后影响；档案重建；安全管理

2017年8月8日，我国四川省阿坝州东北部九寨沟县发生7.0地震，对景区及当地人民的生命财产安全造成了巨大的冲击，与此同时，当地档案管理工作也受到一定的影响。档案及时安全转移保护、重新建造、管理等工作面临着大量问题，时间紧、任务量大，从事档案工作的专业技术人员少，因而导致档案重建工作的效率明显不高。在此种背景下，区域内部的档案事业工作者攻坚克难，实现了由上至下的全方位的工作体系的建设，在重点做好机关档案的同时还积极地参与到了灾后重建的工作中，这为九寨沟的档案事业的发展建设带来了诸多积极影响。

一、九寨沟地震灾后档案的重建与管理

（一）档案资料在九寨沟地震后的损失

在地震发生的过程中，九寨沟景区景点、办公大楼（档案室）受到严重重创，余震不断的情况下档案极有可能面临掩埋、焚烧、水淹、甚至是信息丢失的危险，仅几天时间鼠患严重，严重影响九寨沟景区的档案安全建设。与此同时，景区档案室内部的建筑物的损伤较为严重，天花板脱落、出现骇人的裂缝，整个办公大楼鉴定为危楼。

（二）地震灾后的档案抢救与维护

摘要:

基于玉树地震时档案损失，论述档案管理的重要性及其安全管理，只有加强管理设施建设、提高人员综合素质，才能防患于未然。

关键词:

玉树7.1级地震;档案管理;档案安全

0前言

2010年4月14日7时49分是一个撼动人们心灵深处的恐惧、悲痛的时刻，7.1级的强烈地震似乎要吞噬青海省玉树藏族自治州的一切。据青海省玉树藏族自治州档案馆的数据统计，灾区的档案共计13万卷，在地震过程中，有9家档案室倾覆，将近万卷的档案掩埋在废墟之中，剩余的12万卷档案在地震结束之后均处在危房中［1］，对灾后档案重建工作造成不可估计的困难。而追溯到2008年的汶川8.0级大地震，我们会发现除了重大的人员伤亡和财产损失之外，重灾区的档案受到了严重的损毁，造成不可估量的毁灭性影响。地震带给我们的伤痛是沉重而长久的。因此，在灾难发生之前，我们需要做好各方面的预防性工作，防患于未然，最大限度地降低损失与伤害，同时，这也是全世界档案管理部门共同面临的重大难题。如何在灾难发生前充分意识档案管理的重要性，做好档案的高效管理工作，防患于未然，减少档案的损毁，保证档案的安全，才能有效规避灾难的重演。本文阐述了档案管理的重要性及其安全管理，期望能够为当今档案管理工作提供一定的参考与指导。

1档案管理的重要性

摘要：近年来，随着教育事业的不断发展，越来越多的高校逐渐加大招收人数，人数的增加意味着学校的基础建设要不断扩建，由此产生的高校基建项目档案资料也逐渐增加。因此，如何提高高校基建项目档案资料管理效率，为高校基建项目提供资料支持成为高校基建项目档案信息安全管理的重点。本文从高校基建项目档案信息管理、高校基建项目档案信息安全管理存在的问题以及创新和优化高校基建项目档案信息安全管理的策略等方面进行分析和研究，为高校基建项目档案信息安全管理提供参考性的意见和建议，以期提高高校基建项目档案信息安全管理水平。

关键词：高校基建项目；档案信息安全管理；研究

进入21世纪，我国高校的招收规模不断扩大，高校基础设施也在不断增加，同时高校基建部门的工作由原来的现场管理转为以结算、审计和合同管理工作为主。因此，在高校基建工程中，加强对基建项目的档案信息管理成为高校基建工作的重点。但是在高校基建档案工作中，由于制度不完善、信息化程度低，加之档案部门间缺乏交流，进而影响了高校基建档案信息安全管理。故此，应重视高校基建档案管理工作，提高基建档案管理水平，不断改建高校基建档案管理工作。

一、高校基建项目档案信息管理

高校基建项目档案主要是指在高等院校基建工程项目建设和管理过程中形成的文字、图片以及图表等相关的资料。因此，高校基建过程中形成的基建施工资料，使得高校的基建验收具有依据。在高校的基建档案信息管理中，基建档案信息可以反复多次地使用，从而节省消耗，提高经济效益。同时，基建档案材料种类繁多，结构复杂，加之基建档案形成时间长，很难收集齐全，使得高校基建档案的管理难度很大。因此，高校基建项目的档案可以见证高校建设和成长的历程，同时作为高校建设项目以后备查和参考的依据和资料，也能避免高校建筑设计中的不科学、不规范的问题，从而促进高校的发展。

二、高校基建项目档案信息安全管理存在的问题

（一）制度缺乏

摘要：

在大数据时代下的档案管理工作，相比以往的工作，其信息安全不容忽视。为了更好地分析大数据时代下的档案信息安全管理工作，本文在分析大数据时代下气象档案信息安全管理面临的形势前提下，提出档案信息安全管理措施，以期能够为气象局提供档案数据的安全保障。

关键词：

大数据；气象档案；信息安全

大数据时代的来临，在改变人们生活和生产的同时，也对档案的信息安全管理带来了新的挑战。在大数据时代下，究竟应该怎样去开展档案信息安全管理工作，就成为现阶段值得探讨的课题之一。

一、大数据时代气象档案信息安全管理面临的形势

（一）收集环节