传统档案管理范例

一、传统与现代档案的原始凭证性比较

现代化档案管理最主要的就是单位下发文件以后，通过网络传递到档案室进行归档管理，由档案室在电脑上存储。基层单位现在主要的文件使用格式就是Word系统进行编辑资料，然后交到档案室以后，由档案管理人员在档案管理专用的紫晶系统上进行挂接，转换成档案资料，以后进行查找。为了防止进行修改，现在一般的电脑存储，顶多改变存储格式，常用的就是PDF或者是JPG这两种格式。但是电子文件由于都是通用的文件编辑格式，可以修改不留痕迹，鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。

即使是用数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件的原始性、真实性和准确性，但是在电子技术日益发展的今天，还有什么不能解密的，所以，这也是我们基层档案工作者所面对的困惑。但是，传统档案管理就可以避免这类事情的发生，一是必须手写的初稿、修改稿、正式的文稿及领导批阅同意打印的签名；二是归档必须是手写的原稿、批文连同正式形成的文件两份，进入档案，正式归档。

二、现代档案和传统档案管理各有优缺点

现代档案如发生电脑零部件老化、系统升级换代、配置更新等各种形式就容易丢失部分资料。但是现代化档案管理不占用空间，节省人力、物力、成本等，这个是传统档案所不能比拟的。传统档案所占用的空间、人力、财力等，都很大。但是有一点，是代替不了的，就是手稿。新都区档案馆里，今天还保存着1959年田家英同志在当时的新繁县大丰公社搞试点时主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率领一个工作组从北京来到了大丰公社。田家英和县、社、队干部反复研究，充分听取群众意见，根据中央第二次郑州会议精神，制订了一系列制度、条例、规定。

例如：《大丰的管理体制(草案)》、《关于新繁县崇义乡大丰财务制度的十条规定(草案)》、《公社干部必须遵守的十条守则》、《关于改进供给制的八条规定》、《关于分级管理的体制的初步意见》、《关于财权下放的分级管理的初步意见》。这些发黄的纸上，有对体制问题的意见，对财务制度的规定，干部守则，各种条例、报告、会议记录……这是历史的见证。到今天为止，这些发黄了的资料还静静地躺在新都区档案馆里很好地保存着。

三、基层档案管理人员新旧交替的问题对传统与现代的影响

1传统人事档案管理存在的不足

1.1传统人事档案模式比较僵硬

属于静态式管理，把工作重心放在了管理控制上，带有严重的政治色彩，往往忽视了人事档案的服务功能。要求教职工要无条件的服从档案管理者的要求，即提供档案材料和所需文件，但教职工如果需要查询档案资料或查看档案信息时却需要学校领导批示。只有少数学校领导可以查看，成了领导管理下属的工具，严重制约了人事档案的服务功能。这就造成很多教职工对档案不重视，觉得和自己工作学习没关系，这是我们的人事档案管理者不能很好的将人事档案的“服务”功能发挥出来造成的。

1.2档案材料单一。

传统的人事档案是以记载收录个人政治面貌为主，家庭出生、社会关系等单一内容为主。记载教职工平时工作表现、文化进修程度、心理健康状况、学生评分高低等方面的材料较少。

2创新人事档案管理工作的措施

2.1充分认识人事档案管理工作的重要性

摘要：伴随着我国社会发展速度的加快，人们已进入信息化时代，信息技术进入生活及工作的方方面面。医院档案管理信息化已成必然，想要实现信息技术融合、高效档案管理，首先要明确档案管理工作中存在的问题，如管理制度尚未完善、工作人员欠缺素养、管理模式落后、思想上不重视。针对这些问题，应从转变传统观念、做好信息化建设、加强信息化管理、加大人才培养力度等方面着手，实现档案管理信息化，创新档案管理模式，提升档案管理效率及效果。

关键词：医院；信息化；档案管理

0前言

档案属于医院重要资源之一，包含基建、财务、医疗、人事、病历等资料，其管理质量在一定程度上反映着医院整体管理水平。档案管理可在医院管理工作中发挥极其重要的作用，可辅助医院有效挖掘各种可用资源，增加医院资源，减轻医院的资源压力。档案管理是医院管理中较特殊的一种管理工作，记录的主要内容为医院人事问题。在现代化背景下，各种科技在管理工作中的应用，提升医院管理的效率及效果，同时也提升医院档案管理的整体水平。医院需与时俱进，在档案管理中积极引入新技术，积极发挥新技术价值，辅助医院更好地进行各项管理工作。但现今我国多数地区依然采用传统档案管理方法，虽有一定的管理效果，但表现更突出的是管理中存在的各项问题，如工作效率低下、工作质量无法保障等。伴随着互联网技术、信息技术的高速发展，档案管理信息化已成为必然，如何在医院档案管理工作中有效融入信息技术成为重点研究内容，更是档案管理创新、改革的关键。

1档案管理中存在的问题

1.1管理制度尚未完善

医院的档案数量非常多，且档案类型相对复杂，涉及多个领域、多个方面。在传统管理体系下，相应的管理制度无法满足档案管理要求，分管档案的部门比较多，各个部门有对应的工作模式、档案风格以及档案类型，导致整个单位的档案类型十分复杂，且格式不统一，从而导致加大档案管理人员的工作压力，还会造成档案管理效率下降。在这种情况下，档案管理制度难以充分落实，档案管理人员无法按规章制度工作，导致制度成为表面文章。管理制度不完善还会导致其它问题，各个部门无法就档案管理这一工作进行及时、有效沟通，难以在短时间内进行信息工作有效对接，难以规范档案格式[1]。且在传统管理模式下，各个部门因涉及较多的档案缘故，难以保证档案管理工作不出错，无法保证档案信息的准确性与安全性，对档案管理效果造成直接影响，甚至导致档案内信息无效，成为不具法律价值的无用档案。

对于学生数量较多、学生流动性高的各大高校而言，档案管理工作的进行有着至关重要的意义。高校档案中记录了学校各项活动、学生与教师的相关信息。传统的档案管理模式应对庞大的档案信息十分吃力。随着信息全球化的不断发展，各大高校的档案管理也可以借助互联网使繁杂的文本档案数字化，方便档案管理人员进行资料管理，提高档案管理的工作效率。然而，我国的高校档案管理系统尚未成熟，档案管理的工作人员对于互联网的运用并不熟练，没有相应的网络技术，增加了高校档案管理信息化的难度。

1建立“互联网＋”的高校档案管理的必要性

“互联网＋”技术在我国已经得到了十分广泛的关注，如总理曾经在2015年的全国人民代表大会上郑重的提出了我国各行业需要施行“互联网＋”计划。因为“互联网＋”可以使各行业的信息通用化。“互联网＋”计划给高校的档案管理提供了相应的技术支持，运用互联网技术，可以提高高校档案管理效率。鉴于此，在“互联网＋”时代下，施行高校档案的信息化管理的研究便十分必要［1］。在全球信息技术的迅速发展，档案管理也逐渐向信息化改革。关于档案管理的各种软件也逐渐被开发创新出来，同时软件也在不断升级。各行业的档案网络化管理已经成为当下信息化时展的必然趋势。因为各高校的发展进度不一样，所以档案管理实现网络化的进度也不相同，部分高校的档案管理部门并没有合理利用信息化的网络环境，所以这些高校档案管理的信息不具有通用性，还没有实现传统的文本档案信息数字化。随着信息技术的迅速发展，各行业办公通过互联网传递信息，纸张的利用已经大大减少。在信息化的大背景下，信息资料已经从传统的书面信息像数字化信息转换，各单位之间的资料转换也是通过网络进行，逐渐形成了信息管理一体化，提高资料信息的存入和调出效率，为人们使用提供便利。高校档案管理网络化必须尽快发展，建立信息系统一体化，提高高校档案的管理效率，实现网络信息利用最大化，方便各部门之间的信息交流。鉴于此，“互联网＋”的高校档案管理应该尽快建立。

2“互联网＋”在档案管理工作中起到的作用

高校的学生流动量大，档案信息十分繁杂，而高校档案管理工作对于高校的发展有着非常关键的作用。在互联网飞速发展的时代背景下，导入数字化的“互联网＋”形式的档案管理模式，对于高校档案管理便十分重要。为了熟练应用互联网来建设网络化档案管理，就需要了解“互联网＋”在高校档案管理工作中所能发挥的作用。

2．1提升高校档案管理工作效率

融入“互联网＋”技术的档案管理会将传统的文本信息数字化，可以最大限度的提升高校档案管理工作的效率。档案管理工作本身需要管理大量的资料。所以在传统的档案管理模式中，管理人员需要熟悉档案的分类整理，还需要有极高的业务能力可以给需要资料的人员提供便利。人的精力总是有限的，面对繁杂的档案资料，管理人员需要耗费大量的精力，有限的人力管理，使档案的输入、调出工作的出错率也大大提高。“互联网＋”技术通过互联网将传统的文本档案资料数字化，将档案资料输入在电脑里，档案管理人员可以进行档案资料的网络化管理，节省了大量的工作时间，提升了档案管理工作的工作效率。

摘要：医院档案资料作为医院各项工作的原始记录，其内容设计涵盖了医院建设发展、医疗工作、科学研究等各个方面，能够为医院的发展提供非常重要的依据和参考。随着信息时代的到来，大数据逐渐应用到医院档案管理中，使得医院的档案管理工作发生了全新的变革。本文阐述了在信息时代大数据应用到医院档案管理工作中的必要性，分析了当前医院在大数据下档案管理工作存在的问题不足，并对如何合理运用大数据，提高医院档案管理水平进行了探讨，希望为广大医院档案管理工作者提高参考借鉴。

关键词：大数据；档案管理；影响

医院档案管理历来是医院管理工作的重要内容，对医院的发展和医疗科研工作开展具有重要作用，但是由于医院档案资料门类广、数量大、内容多，传统的档案管理方式难以对如此信息量庞大的档案进行合理有效的管理。随着计算机技术和信息技术的发展，大数据逐渐应用医院档案管理工作中，对医院档案管理工作带来了全新的变化。虽然大数据使得医院档案管理工作得到了快速发展，但是由于各种原因，在档案管理中仍然存在着诸多与信息时代形势特点不相符的问题和情况，需要引起有关部门重视，真正寻求到有效的方法进行整改提高，切实发挥好医院档案资料在医院各项工作中的作用。

一、信息时代下，大数据在医院档案管理工作中的应用是大势所趋

大数据是互联网技术和信息技术快速发展的产物，在信息时代的今天，信息量的剧增使大数据这种信息管理的先进理念和科学方法，越来越广泛的应用到各个行业中。与此同时，为了顺应信息时代的发展要求，大数据技术适时的应用到医院的档案管理工作中，更好的促进了医院档案管理水平，可以说是时代进步和医院发展的必然选择。一方面是大数据让档案信息存储更加安全高效。由于医院档案资料数量巨大，运用传统的档案存储管理方法进行存储管理，工作量大，耗费人力物力，而且容易导致档案资料遗失损坏，不利于档案资料的保管。而档案数据库的应用使用极大地提高了档案管理利用效率和存储质量，既有效避免了过去档案遗失损坏等问题的发生，又减轻了档案管理人员的负担和医院的经费支出。另一方面是大数据的应用提高了档案资料的使用效率。海量的档案资料，进行查阅时速度慢、效率低，而且不利于一些规律性的数据形成，严重影响的档案资料的作用发挥。采用大数据技术，对档案资料进行整理分类，极大提高了档案检索效率，而且大数据对档案资料的分析结果科学直观准确，对于医院医疗工作开展具有重要的参考作用，有利于医院的建设发展。

二、当前大数据下档案管理工作中存在的问题

（1）大数据的理念还没有形成。虽然大数据技术在医院档案管理工作中得到了广泛应用，但是还有部分医院的领导层和档案管理人员理念比较滞后，还停留在传统的档案管理思维中，对运用大数据加强档案管理的必然性和重要性没有认清，对相应的支持投入做的还不够，致使大数据技术在档案管理中的应用不够深化，没有最大限度的发挥大数据技术的作用。（2）档案管理的相应制度规范不健全。体制隶属方面，在我国多数医院的档案管理部门都隶属于院办，而各个科室又有各自的档案管理部门，并隶属于各业务科室，这种模式导致了档案管理工作缺少统一的领导，造成了档案管理的分散性。规章制度方面，现有的档案管理规范制度多事依据传统的档案管理模式建立的，而针对大数据特点的规章制度几乎没有，导致了在具体的管理工作开展过程中缺少规范和依据，使得管理容易出现混乱现象，影响了档案管理水平。（3）档案管理人员的业务素质有待于提高。信息技术发展日新月异，如果不能加强学习提高，与时俱进，势必会被时代所淘汰，难以适应岗位工作需要。大数据背景下，医院的档案管理以及完全不同于传统的管理方法，依托于计算机技术、信息网络技术等的创新技术方法层出不穷、发展迅猛，这种情况下进行档案管理必然需要有一批高素质、专业强的档案管理人员。当前，很多医院档案工作人业务员能力参差不齐，虽然工作经验丰富，但是对于计算机技术、信息网络技术等知之不多、了解不深，不能适应当前大数据时代下档案工作的各项需求，更何谈将大数据技术应用到档案管理中。

摘要：随着信息技术的不断发展，人们对事物的记录方式也在不断发生变化，从传统的纸质记录逐渐变成信息技术存储。人社局档案也是如此。信息技术在人社局档案管理中的运用，改变了传统的纸质档案管理方式，就意味着信息技术存储在未来的人社局档案管理中越来越重要了。因此，人社局档案管理人员要正视档案管理的发展趋势，将传统的纸质档案和信息技术档案管理方式相结合，提高人社局档案管理的效率。   关键词：人力资源和社会保障局；档案管理；发展趋势   信息技术档案管理具有节省空间、查阅方便、存储快捷等优势，有效解决了传统纸质档案管理的弊端。因此，在人社局档案管理中运用信息技术是未来档案管理发展的必然趋势。人社局档案管理人员要不断提高信息技术水平，充分认识到未来档案存储的发展趋势，只有这样，才能做好档案管理，才能提高人社局的工作效率。   一、现阶段人社局档案管理中存在的问题   （一）档案管理人员职业素养有待提升想要提升人社局档案管理效率，档案管理人员就要有较高的职业素养[1]，具备现代化的档案管理技能，包括较高的知识水平和先进的计算机技术，不能局限于简单的计算机操作。这样才能落实档案管理信息化。但从人社局档案管理现状来分析，许多部门缺乏现代高级信息技术人才，档案存储及信息处理复合型人才更少，大部分档案管理人员的信息技术水平不高，甚至在某些部门还有文盲。在这种情况下，尽管引进了先进的现代化设备，但档案管理人员却无法发挥设备的优势，就更别说档案管理信息化了。   （二）档案管理缺乏统一性在现阶段的人社局档案管理过程中，部分档案管理人员依旧采用传统的档案管理模式。这种管理模式不仅存储不方便，而且在查阅时有不少缺陷。此外，虽然大多数档案管理人员认识到了档案管理的发展趋势，在档案存储过程中运用了信息技术，但由于管理缺乏统一性，档案信息管理工作不协调。这主要是因为档案管理部门所使用的计算机型号不同、规格不同，软件兼容性差等。没有一个统一的、可供档案信息查阅与管理的软件，档案管理的发展必然会受到影响。因此，想要提高档案管理效率，人社局就要统一计算机型号、统一软件。   二、人社局档案管理的未来发展   （一）人社局档案管理发展趋势。调查、分析最近几年人社局档案管理的变化，我们可以知道，档案管理将走向信息化。只有实现档案管理的信息化，档案管理部门才能冲破档案利用的各种限制，从封闭的管理模式中走出来，才能从档案的管理和利用向信息的采集、服务、管理职能方向转变，从而实现档案信息资源的合理分配及科学管理，为社会提供更好、更优质的服务。信息化的档案管理可以为知识普及、科学研究等提供更智能的服务。档案信息化能实现一次性投入、反复利用的效果，还可以实现信息的即时共享，缩短档案的查阅时间，提高档案管理的时效性。信息化的档案管理可以避免“时空黑洞”现象。随着信息技术的不断发展及电子商务、电子政务的普及，想要做好人社局档案管理，档案管理人员就必须具备管理电子文件的能力，以管理档案的方式管理文件信息，使信息化的档案管理发挥最大优势。   （二）信息化档案管理的发展方向。数字档案馆的出现是信息化档案管理发展的必然趋势。和传统的档案管理相比，数字档案具有管理计算化、信息多媒体化及储存多样化等特点，充分发挥了档案管理的职能和责任，有效解决了档案原件保护和利用之间的矛盾，提高了档案原件的保存时间。可以说，数字档案让人们对档案的检索更加方便、快捷，不仅满足了人们利用档案的需求，而且有效提升了工作效率。有了数字化、信息化的档案管理方式，档案管理人员就可以提供更加专业、更加快捷的档案搜索服务，大幅提高档案利用效率。   三、新形势下档案管理人员提高业务水平的策略   （一）提升管理能力。档案管理工作是一项系统性工作，包括对档案实体的管理，也涉及档案事业的管理。档案管理人员要不断学习现代化的管理知识，掌握现代化的管理技巧，通过不断学习，提升自身的管理能力。   （二）提高思想认识。目前，市场经济体制不断完善，各项社会事业得到了快速发展。这让档案管理的难度逐渐增加，给档案管理工作人员带来了一定的压力。在新形势下，相关部门要逐渐提高档案管理工作人员的思想认识，给予其更多制度保障，改善他们的工作环境，提高工资待遇，完善相关的硬件设施。   （三）提升创新能力。档案管理工作是带有一定研究性的服务工作。档案管理人员应该认识到自己的职责和自己的工作对社会的重要性，善于从工作中不断汲取经验，将这些好的办法应用于自己的工作，提高自身的创造力，为档案管理工作注入新的生命，让档案管理工作不断创新。   四、结束语   总而言之，现如今的档案管理越来越信息化，越来越便捷。人社局档案管理人员要认清档案管理的发展趋势，不断提高自身的信息技术水平、文化素养及职业素养。人社局要为档案管理工作的开展提供有利的物质基础，无论是计算机，还是管理软件，都要加大投入。只有这样，才能促进人社局档案管理的发展，才能为社会更好地服务。   参考文献：   [1]玄淑云.新形势下人力资源和社会保障局的档案管理工作探讨[J].中国集体经济,2017(16):29-30.   作者:韦雪荣 单位:福建省霞浦县人力资源和社会保障局

1知识管理背景下企业档案管理模式的概述

1.1知识管理的含义

知识管理是对基于现代信息技术实现知识的积累、整合、评价、传输以及运用和创新等活动的总称。它是发挥知识价值、提高知识的有效利用并且最终达到加强企业核心竞争力目标的有效途径和手段。知识管理多以网络化、智能化的运作方式，以用户的实际需求为核心，提供具有实用性和专业性的高效管理服务。

1.2知识管理与档案管理的联系

1.2.1管理对象重叠

档案管理所针对的管理对象是各种文件、档案等书面形式或电子形式的材料，知识管理所针对的管理对象则是广义上的知识、信息等，文件和档案等各种形式的材料都属于知识的范畴当中，是知识的重要组成部分，因此档案管理和知识管理在管理对象上存在某些范围上的重叠。基于在管理对象上的重叠致使知识管理和档案管理具有相当密切的相互联系。

1.2.2管理目的相同

摘要：技术的革新是时展的重要动力，近年来，在社会不断发展的过程中，出现了信息技术。计算机信息技术属于划时代技术，这项技术在我国当前的各个领域中都发挥出了非常重要的作用，计算机信息技术具有许多现代化功能，可以实现信息的高速传递和处理，加速了人们的生活节奏，推动了时代的进步。在机关档案管理过程中应用这项技术，管理效率可以得到明显的提升，具有非常重要的现实意义。本文对机关档案管理信息化进行分析，并且提出了几点浅见。

关键词：机关档案管理；管理模式；计算机信息技术

一、计算机信息技术在机关档案管理中应用的重要意义

（一）拓展档案资源范围。对于机关档案管理工作来说，计算机技术的应用，在根本上改变了传统的管理模式，有效的提升了档案管理的效率，拓展档案管理资源的范围。在传统的机关档案管理工作中，档案资源获取的方式非常单一，资源的获取量以及准确性都不能满足实际的工作需求，档案资源的缺失，会给机关单位的工作带来漏洞，影响到我国行政工作的正常开展。在信息时代的背景下，这种技术上的现实可以得到有效的突破，信息化的机关档案管理模式，在档案资源的获取上具有先天性的优势，资源获取范围更广，而且档案获取的速度和准确性都可以得到保证，为机关单位的工作提供有效的依据。

（二）实现了系统化的档案管理。在信息时代，机关档案管理工作必须要结合社会的发展趋势及时的进行革新，信息化的档案管理模式已经成为了档案管理工作必然的发展方向。通过计算机信息技术在其中的应用，可以实现档案管理工作的系统化，在信息技术的作用下，把档案管理工作中的各个分项工作进行串联，形成一个完善的系统，形成标准化的档案管理模式，是机关档案管理工作创新的一种重要表现形式，这种变化表明了我国正式的进入到了信息时代，具有非常重要的意义。

（三）减少档案留存风险。在传统的机关档案管理过程中，档案的存储需要采用纸张的方式，这种纸质媒介会占用大量的空间，在档案信息调阅的过程中非常的不便利，工作效率很低，而且这种档案管理方式，档案信息非常容易破损和遗失，给机关单位工作的开展造成严重的阻碍。通过计算机信息技术的应用，可以有效的消除传统管理模式中存在的弊端，信息化的办公方式具有高效、快捷的特点，大量的机关档案信息可以使用数据存储软件进行保存，如图一所示，有效的解决了空间占用率大的问题，而且管理人员可以把这些档案信息进行分类处理，按照一定的顺序编制档案目录，在需要这些档案信息的时候，可以快速的进行搜索和获取，从而提升了机关单位的工作效率，这种信息化的档案信息存储方式不容易发生丢失和破损，但是需要做好网络安全防护工作，避免病毒的入侵给机关档案管理造成消极影响。

二、计算机技术在机关档案管理中的应用建议