仓库档案管理范例

1医疗设备信息化概述

医疗设备信息化建设应该包括医学工程部、维修部及设备仓库的相关功能，实现数据共享及对接，全面实现医院范围的实时数据流转功能。医疗设备信息化就是要实现设备招标、档案管理、安装验收、款项支付、设备效益分析及财务报表、供应商档案管理、故障维修、计量检测及预防维护于一体，实现各数据实时共享互用的系统化，一体化管理。

2系统功能

2.1设备档案管理功能

系统除了应有完备的数据库功能外，能进行固定资产到期提醒及折扣到期提醒功能，还可以进行集中检索或者导入与导出功能，应可以进行相关软件的关联搜索及数据填录与流转，可以关联设备使用科室直接进行对应设备收入统计，进行月汇总自动进行效益分析并生成效益分析报表。还可以在相关设备的目录下新建医械不良事件备忘及处理的情况。在设备数据的建立过程中，可以体现医疗设备招标、安装及验收的相关进程。设备档案系统可以在临床科室设备模块功能下检索汇总各自科室的设备信息，有利于临床科室对科室设备的清点核对及销账并对科室进行成本控制。临床科室可以直接在设备档案管理系统上对本科室的设备进行报废申请，并实时显示处理状态，能实现报废完成后的归档功能。设备档案管理系统应包括医学工程维修信息化，可以进行相关状况的挂靠及查寻功能;可以在设备档案的设备子目录下实现新建维修日志、预防性维护保养功能及计量送检情况;可以通过时间导出维修数据或保养数据及计量目录等。在建立设备的档案功能过程中应包括了记录招标信息过程的功能，可以由医学工程部导入excel表格数据或者录入数据的方式，然后再由维修部根据相关的状态进行安装与否的状态确认，由设备仓库进行入库做账与否的确认。

2.2供应商档案管理信息化

在设备信息化系统中增加供应商档案管理功能，可以借用调用数据或者以附件的形式检索供应商相关资质材料，并在系统中与设备数据进行关联。通过在设备档案目录下的设备供应商名下使用附件的形式上传供应商资质证明及产品注册证等材料。可以在供应商名下进行供应商信用评价记录和服务态度记录，并能具有显示和提醒功能，以方便在采购时进行综合分析，实现采购设备的优质化。

摘要:随着社会的发展和科技的进步，医疗档案管理目前处于快速发展和提升期，医疗档案数字化管理是信息化建设进程的必经之路，也是构建智慧型医院的重要一环。医疗单位需要一套完整的医疗档案数字化管理系统，对现有的医疗档案管理技术进行更新，从而彻底解决目前医疗档案管理所存在的“存不下、找不到以及无后备”三大突出问题。

关键词:医疗档案;数字化;档案管理

医疗档案，俗称病案或病历，是患者就诊和住院进程中记录疾病救治过程的文件，它从首次诊断、入院记录、病程日志、各种检查报告、手术记录、各种知情同意书以及出院诊断等多项内容完整的记录了诊疗的全过程，是医疗、教学、科研的基础资料和原始档案，同时也是医疗纠纷中的重要证据来源。随着医院规模的不断扩大，住院病人数量的激增，现有的医疗档案管理模式已经难以满足临床、科研、患者及社会等诸多方面的需求，寻求一种高效的医疗档案数字化管理系统迫在眉睫。

1我国医疗单位目前医疗档案管理的现状

(1)医院存放医疗档案的空间严重短缺。目前，我国省级医院归档医疗档案数量均已达到几十万份，一家三甲医院平均每年的出院病人5万人次以上，庞大的医疗档案数量对医院医疗档案室的工作造成极大压力。随着年出院病人数的逐年递增，医院存放医疗档案的空间捉襟见肘，已无法满足快速增长的存储需求。(2)医疗档案库设施不完善，不利长期保存。据调查，很多医院的医疗档案全部储存在住院部地下室的仓库中，由于地下仓库防潮防水及通风设施不健全，导致医疗档案潮湿，年代久远的医疗档案有些字迹难以辨认，非常不利于长久持续保存。(3)病案室反复借阅，损耗纸张。目前医院的病案借阅主要有医疗保险检查(省保、市保、铁保、农合)抽检病历、科室借阅及科研借阅三个方面，反复借阅和使用的损耗，不利于纸张的长期保存。(4)医疗档案查找和复印效率低下。一家三甲医院的日均医疗档案复印量最少在100份以上，由于是人工查找医疗档案，楼上楼下跑，工作效率低下，患者等候时间长、意见大，严重影响患者对医院的整体满意度。

2医疗档案数字化建设的必要性分析

(1)医疗档案数字化的含义。所谓医疗档案数字化是指通过数码设备将纸质医疗档案记录转换为数字图像，存储于数据服务器内，通过计算机网络系统进行传输、利用和管理的医疗档案。利用网络检索系统，医护人员无需再到病案室查阅原始纸质档案，数字化病案信息以及图像可以在全院范围共享。(2)有利于医疗档案的长期存储。原始医疗档案经扫描存档后，可以统一装箱堆放，大大节约储存空间。箱子经特殊处理，可防水防潮;原始医疗档案的使用率降低，可减少翻阅和磨损，有利长期妥善保存。(3)提升病案室的服务能力。数字化后的医疗档案可满足教学、科研和随访等需求，还能更方便服务于临床，对患者提供的复印病案服务的效果也会大大提升。(4)节约人力成本，提高医疗档案管理水平。原始医疗档案需要先从病案仓库中找到相应病案，然后再由人工一张张手动复印，数字化的医疗档案如需复印，直接从电脑中提取、选择内容、点击打印即可，大大提高工作效率。(5)节约物力成本。一般医院病案室用来复印病历的复印机使用寿命为2年左右，购买加上维修、耗损和墨盒都需要成本，医疗档案数字化后只需打印机打印即可。另一方面，医疗档案数字化使用成像仪拍摄患者身份证自动存储服务器，省去复印的时间和耗材，每年可节省大量打印纸及墨盒等耗材约和人工成本。同时，医疗档案数字化后医疗档案直接打印条码装箱，利用定位系统准确快速查找医疗档案，所有需求都可在电脑上进行。每年可节约上万套医疗档案袋，节约了工作人员编码装袋的过程，大大提高工作效率。(6)能够加强对医疗档案质量的控制。医疗档案的数字化过程就是对医疗档案的再整理过程，通过医疗档案的数字化，可以使手工整理的医疗档案错误在数字化时被发觉并得到改正。同时，通过病案数字化制作过程，对新归档的病历中出现的问题能够及时发现和修改，对现运行病案的质量管理也能起到促进作用。(7)是今后医院病案无纸化系统的基础和前提。医疗档案的数字化是未来医院彻底实现无纸化的基础条件，电子病历经过CA(电子签名)认证，和HIS、LIS、PACS、EMR、手麻、心电、病理等相关系统数据进行对接后才能完全实现无纸化，是构建智慧型医院的重要一环。

一、工程项目施工中材料管理信息化的重要性

信息化管理不仅能帮助工程项目施工中提高集成的计划准确性、供应链效率和劳动生产率，进行准确的成本核算，降低库存，减少运作成本，减少或消除一切不能增加价值的活动，提高投资回报率。而且有助于帮助工程项目施工中改进与合作伙伴(供应商、业主单位、第三方)的协助关系，使整体供应链的优化成为可能。对于工程项目施工中而言，企业的核心竞争力=严密的成本控制系统+完善的质量保证体系+科学的管理制度。而周转材料管理信息化建设正像是“催化剂”和“加速器”，与管理工序有机结合，使得工程项目施工中的成本控制、质量保证和管理机制变得高效、规范、先进和卓有成效。好的材料管理信息系统能够从材料管理的日常工作入手，逐步提高材料管理人员的素质，材料管理人员可以从繁琐的手工劳动中解脱出来，为企业早日实现管理现代化打下坚实的基础。

二、工程项目施工中材料管理信息化建设需求及分析

(一)材料采购环节的信息化建设需求

1.建立统一的材料编码体系。

材料编码的作用已经被越来越多的项目施工企业所认识到，信息化管理中要求材料编码体系可以按照企业自身的特点或者行业经验建立。材料编码体系包括材料预算、材料计划、材料采购、材料仓库管理等。基本要求做到主要材料每一种对应唯一的材料编码，其他辅助材料、边角材料建立大的分类编码体系。

2.实现材料需求计划与采购业务的结合。

〔摘要〕近年来，我国的信息技术快速发展，很多信息技术已经应用到各个领域，并在其领域中发挥极为重要作用。在医疗设备以及耗材档案的管理工作中，信息技术可以作为医院日常工作活动的重要载体，是医院运营的重要元素，可为医院取得更为宝贵的资源财富。医疗设备以及耗材档案的管理工作是医院设备及耗材运行的重要环节，其不仅对医疗运行起到了保障作用，对控制设备及耗材的采购成本也起到了一定的作用。现就医疗设备以及耗材档案信息化的管理实践进行论述，分析目前我国医院设备以及耗材档案的信息化现状，制定更为完善的管理措施。

〔关键词〕医院设备及耗材档案管理；信息化；重要性；措施

目前，我国医院的信息化建设发展已经有了极为明显的提升，医院信息系统也被广泛地应用在医院的管理工作中，其所彰显的效用也越来越明显。但是现阶段我国医院的档案信息化建设水平存在一定的滞后性，这会拉低我国医院医疗设备以及耗材档案信息化的管理水平，同时会影响医院档案资源的开发和使用，想要促进我国医院的发展，就需要针对医疗设备以及耗材档案信息化的管理实践进行探究，处理好医院医疗设备以及耗材档案的各类管理问题。

1医疗设备以及耗材档案信息化管理的重要性

医疗设备以及耗材档案是医院各种医疗运行的衍生物，其档案具有一定的保存价值，可以采用纸质版、电子版等形式记录下相关的数据信息。这类数据信息内容都会以其实际的工作活动需求为基准，所以，不管是何种形式、何种内容，这些资料都具有极强的原始性，可以有效保证其事件发生的确凿性[1]。另外，档案还会在一定程度上反映该医院工作的历史以及发展的实际状态，可以成为医院发展的宝贵的历史材料，作为历史以及法律凭证。对此，需要采用信息技术对医疗设备以及耗材档案进行管理，确保其管理工作开展的价值以及效用。我院到目前为止已有十多亿的设备资产，有上万种在用的耗材品规，每年有五亿多的耗材交易量，因此，需要庞大的数据档案。

2医疗设备以及耗材档案管理信息化的发展现状

2.1医院档案信息化建设重视度低下

摘要：电子信息档案是档案管理的必然趋势，体现了办公自动化，对提高档案管理的快捷化、高效化有重要意义。在信息时代下，采用电子信息档案不仅能够解决纸质档案资源浪费的问题，而且能够促进档案管理效率的提升。但在电子信息档案的应用中，也存在一些风险，比如信息技术风险、管理风险等，容易造成不必要的损失。因此，要加强电子信息档案风险的管控，提高档案管理水平。电子信息档案是一种虚拟档案，与客观存在的档案实体不同。电子信息档案属于数字档案，利用电子计算机进行处理，以特殊的形式，将实体档案的真实信息输入电脑中，形成图像、符号、图表、文字等信息，弥补了传统档案管理的不足，提高了档案管理的便利性。但计算机不是万能的，电子信息档案也给档案管理带来新的挑战。在应用电子信息档案的同时，要加强对风险的管控，准确识别风险，合理防范风险。

一、电子信息档案的应用优势

1-实现电子档案集中管理

电子档案集中管理贯穿电子文件整个生命周期，不仅需要对组织、制度进行整合，而且要对方法进行集成。目前，学术界经过探讨，一致认为全程管理是电子文件管理的最有效办法，电子档案的产生、保存、销毁均应通过严格的管理制度落实[1]。电子档案管理及资源建设涉及多项业务，不仅需要接收来自各个部门的电子文件，还要转变传统的纸质档案为数字化档案，对各类资源进行整理，包括音频、视频等，以丰富电子档案的内容与形式。总结和梳理信息化、电子化档案，不仅可以提升工作效能，还可以为企业发展提出合理意见。

2-优化会计档案电子化流程

传统档案采取纸质方式进行管理，限制了档案管理工作的空间，影响了档案管理的质量。纸质版档案占据空间较大，随着人数的增加，业务的增多，档案越来越多，档案管理的难度也随之增大。实行档案管理的信息化、电子化，应用电子信息档案，可以节省大量资源，弥补传统档案管理的不足，方便档案资料的查询与调取，以及档案资源的开发与利用[2]。梳理并完善会计档案“前端产生—财务核算—档案管理”的电子化流程，明确无纸化配套要求，逐步实现会计档案电子化、数字化管理。

3-确保档案保存和传输的安全性

摘要：

汽车在转向力的设计过程中受设计模型标准、工艺、图样、文件数据信息等多内容的影响，往往具有较大的书内容链接，根据数据信息的相关性对汽车转向器的图样文档内容进行关联，确定汽车转向器完整的信息图样内容。汽车转向器的设计需要几百甚至上千的图纸，不同的图纸可能存在不同的工艺标准，需要对有限的数据源信息进行相对合理的设计。设计过程中往往需要按照图文进行设计，根据实际的文件产品设计步骤和级别，确定产品的设计标准。根据图样管理系统的相关应用标准，合理的分析汽车转向器的安装数据管理标准、数据重点级别等，分析设计人员在设计过程中的设计周期，对设计过程中可能存在的效率低、资源不足、周期时间长等问题进行准确的分析，确定汽车转向器设计利用图文档案管理实现的工业应用发展，确保汽车利用图文档案管理实现转向器的有效性应用。

关键词：

汽车；转向器；图文档案

0引言

汽车转向器的设计往往需要从不同的结构中进行化分析，确定不同专业的设计标准。根据设计组别进行合理的区分，确定设计的综合协同发展效果。依照汽车转向器的设计标准，利用图文档案管理标准进行设计分析。本文将分析汽车转向器在图文档案管理中的应用方式和方法，通过分析图文管理系统的主要功能，认识其产品结构标准，分析汽车转向器设计在图文管理系统中的应用效果。

1汽车转向器在图文档案管理系统中的设计

1电力公司物资管理部门及责任划分

省物资供应公司接受物资部的业务管理，承担委托范围内物资供应服务工作。其主要职责是:负责公司需求物资的催交催运、配送仓储、移交验收、现场服务等工作;负责与物资需求部门、单位核对物资调拨接收情况，开展物资核算工作，配合物资结算工作;负责公司仓储配送网络建设，库存物资和应急储备物资的日常管理，定期编制储备情况报表报送有关部门;负责办理所辖仓库仓储物资的出入库手续和库存储备物资的配送。

2电力公司物资管理具体内容分类

1)物资整体计划管理。物资计划管理是通过建立全面和全过程物资计划管控机制，以固定资产投资计划、综合计划和财务预算为基础，对物资需求部门申报的物资需求计划进行汇总、分析和库存资源利用，编制物资采购计划，提高物资采购效率，保证物资计划准确执行。

2)物资采购管理。物资采购管理包括了:招投标管理、合同管理、供应商管理、采购资金管理、产品质量监督管理以及配送和验收管理等。物资采购管理是物资管理的重要内容，在物资采购管理当中，应该按照统一、全面、高效的原则，加强物资采购管理。要利用好采购资金，加强对供应商的管理，避免资金的浪费。

3)物资采购后的管理。物资采购后要进入仓储和使用阶段，这个阶段的管理主要包括了仓储管理、废旧物资报废管理、应急物资管理。其中仓储管理要做到按照“统一管理、统一作业”和“统一管理、属地作业”的原则，建设以虚拟仓库为信息中心，区域库为枢纽、周转库为支撑的两级仓储网络。废旧物资处置管理包括可再利用旧物资的仓储保管和报废物资处置管理等。报废物资处置实行“统一管理、集中处置”的原则，由省物资供应公司统一组织。应急物资管理遵循“统筹管理、科学分布、综合储备、统一调配、实时信息”的原则。物资部是应急物资采购的归口管理部门，物资供应公司是应急物资配送、储备的具体实施单位。

4)物资标准化及信息化管理、档案管理物资标准化管理是指依据公司技术标准和标准化建设成果，统一技术规范，统一产品标准，推进物资采购标准化管理工作。物资信息化管理包括物资管理过程中的信息采集、信息交换、信息共享、信息查询、信息处理、分析决策等内容。物资集约化管理信息系统以ERP系统、电子商务平台为基础，结合专业分析工具，实现物资管理信息共享，强化物资管理流程标准化，为公司物资集约化管理提供信息技术支持。物资档案资料管理包括物资计划、采购、合同、配送、验收、结算、仓储、废旧物资处置等全过程资料的收集、整理、归档、保存。

档案资料是一个单位事业发展过程和主要工作情况的重要记录，具有非常重要的历史价值、文献价值和实践指导意义。从这一角度看，档案工作不是简单的记录历史和保存资料，而是总结以往规律、指导当前工作、规划未来发展的可靠信息来源和事实依据。所以，档案工作水平反映出一个单位的管理水平，研究档案就是研究规律，掌握规律就能改进工作，推动学校科学发展。在实际工作中，我们经常可以看到，由于管理者档案意识不强、档案管理不到位、档案人员更换频繁等原因，档案工作存在着一些不尽如人意的地方，并不能全部反映一个单位各方面的工作。   有些学校的档案只能简单地反映人事变动、重要活动和审批事项等，而直接反映师生活动、学生情况，特别是教学过程中产生的资料缺失比较严重，甚至没有记录，无处查找。   比如，学校档案室保管着比较完备的文书档案、会计档案、科技档案（主要是基建档案）和人事档案。   文书档案依靠文书处理程序办理，会计档案有严格的会计制度作保证，科技档案中的基建档案，有严格规范建筑审批程序，人事档案有清晰的归档范围，办理规范，材料完整。但是，比较而言，教学档案、学生档案、音像档案存在很多不足，难以全面直接反映学校的教育教学等情况。这样，虽然工作做了，而且做得很好，但很多重要材料和信息就这样随着时间的推移再也没有音讯。这种现象是档案管理体制不健全、整理收集不到位造成的，对一个单位来说是很大的损失。下面对学校档案资料缺失的具体表现、主要原因进行探讨，并提出提高档案工作水平、发挥档案管理效能、促进学校科学发展的可行性建议。   一、档案资料缺失的具体表现   档案资料缺失既有制度机制上的缺陷，又有档案原创者和档案管理员工作质量的问题，主要表现在以下几点。   1.档案资料形成、留存制度不完善，文献资料未能形成。   在实际工作中，工作人员习惯于将工作事务记录在个人的本子上，经办人使用记录本类型不一，原始记录不规范，记录内容繁杂，无法直接存档；操作过程口头传达，没有形成文字记载，很多变故未及时记录入档；一些事务报经学校领导同意后执行，没有审批材料，定稿文件，很多是草稿上一经修改便执行，遇见口头请示便调整，没有文字记录，整个过程材料缺失，事后查找困难。   2.文字处理不规范。   从形式、内容、程序上讲，材料的原作者对档案的认识程度及工作态度是导致档案质量低下的主要原因。主要表现在，一是原始材料书写不规范。教研组长、教师在制订年度各类教学计划、进行年度总结、各类活动记录、填写学生成绩册、学生学籍档案时使用圆珠笔、纯蓝墨水等，不利于档案的长久保存。二是形成材料用纸规格不统一，不易整理。三是原材料书写格式不统一，不规范。如题目、姓名等文字写在装订线以外，或干脆不写，材料无形成日期，等等。四是有些材料不齐全，造成档案材料不完整，降低了档案的保存和利用价值。五是有些材料语法欠妥、随意简称，使材料概念模糊、内容表述不清，容易造成费解和误解。   3.教学档案缺乏管理规范造成教学档案的缺失。   教学档案缺失是档案资料缺失的最重要的方面。学校作为教学业务部门，教育教学质量始终都是第一位的。教育教学管理的过程也应该是学校档案的核心内容。教学档案是学校在组织教学及教学管理活动中直接形成的有保存价值的原始材料，这些原始材料经过收集、整理、立卷、编目、保存即形成档案。   教学档案包括国家和上级业务主管部门有关教育的条例、法规和文件，学校的各种教学计划、学期授课计划、教学工作总结、学生学籍、各班成绩统计与试卷分析报告、教师业务档案等材料。由此可见，教学档案作为教学工作的信息库，给学校领导决策、制定教学、教研规划和管理制度提供了依据，为教育教学规律普遍性和特殊性的探讨提供了翔实的材料，在教学管理中起到重要作用。然而在实际工作中，由于缺乏相应的规范和要求，许多教学材料往往散落在相关部门或个人手中，这些材料未经整理，难以做到类别齐全、内容翔实，符合档案要求。   4.书面文件信息安排工作的作用没有充分发挥。   使用正式文件形式是学校管理的重要形式，印发文件有规范的程序和文字表述要求，是比较规范的文本，便于执行和查询。但是目前许多学校正式行文存档资料以上级请示文件、上级活动汇报文件及奖惩文件为主，很少涉及校内各级各类管理制度设立及校内活动内容。成文文件除办公室、会计室工作内容外几乎很少涉及其他行政科室工作内容。这使得学校文书档案记录内容不够完整，收录方式杂乱，无法实现程序化系统管理。给未来查阅资料及借鉴以往工作经验造成了不便。   二、档案资料缺失的主要原因   档案意识的高低、档案管理员工作质量的优劣、材料处理的规范与否与档案质量的高低有着直接和密切的关系。档案资料缺失主要有以下几个原因。   1.学校管理者对档案不重视。   在学校管理中，档案工作与教学质量没有直接的对应，档案工作对于学校教学质量及其他工作的重要影响和作用在短期内不容易看得出来，所以档案工作的重要性往往被忽视。   有些管理者没有把档案管理作为一门科学去看待，对档案资料的收集、整理、归档、管理、调阅等程序没有具体要求，档案室只是作为档案资料保存的仓库，档案管理就成了仓库管理。在人员安排上，经常使用人员兼职，缺乏专人管理，工作比较被动。   2.学校行政和教学部门缺乏行政意识。   一是对常规工作的规律把握不够。及时总结、归纳常规工作，会极大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做这些事。二是管理者和工作人员的文字能力不高，对文字工作认识不到位。只是把文件作为向上请示或对外交流的工具，而没有发挥其制定政策、信息、指导工作、落实责任的作用。#p#分页标题#e#   3.档案管理程序不规范。   缺乏针对学校特点的档案管理办法，操作程序缺乏规范和统一。同时，也存在有制度没有严格执行的情况。   三、发挥档案工作效能的建议   推进档案工作健康发展，将会有效地促进学校管理水平的提高。为此，需要从以下几方面加以改进。   1.以重新定位档案工作为契机，提高档案管理水平。   增强领导者和档案管理员的档案意识，使他们明确档案管理规范化对保证教学档案质量的重要意义，充分重视和支持档案建设工作。把提高档案管理质量纳入学校工作目标管理之中。在工作开展之初，就将档案的要求贯穿其中，对档案中过去相关事项的查询、拟定活动办法、活动后及时总结，并将材料完整地保存到档案室。持之以恒，这些材料将是学校无比珍贵的财富，必将发挥出档案对现实工作的指导意义。   2.以规范教学档案为关键，丰富教学实践经验，提高学校教学管理效率。   教学档案体现了学校管理的核心内容，内容多，涉及面广，需要多个部门紧密合作才能完成。其一，要确定归入教学档案的材料内容，比如教研组、年级组、教师教学学期计划、期末总结，教学活动安排，学校组织的各类考试试卷、学生评教结果，教学研讨会材料，班主任工作研讨会材料，等等；其二，要确定收集教学档案资料的方式，每个部门确定一名兼职档案员负责平时材料的收集，定期整理；其三，制定管理教学档案材料的办法，规范收集整理程序，提炼归纳总结教学的相关数据和基本经验教训；其四，建立教师业务档案，完善教师业务考评制度。教师工作具有相对独立性，评价难，只有建立详细的教师业务档案，才能够客观评价教师工作，指导教师的业务开展。业务档案的内容包括教师的基本情况、各学期的工作岗位、职责范围、学期评教结果、任教班级考试成绩、奖惩材料、个人计划总结、学校评价、考核结果等。   3.以提高办文质量为抓手，发挥文字处理在管理中的作用。   引导教学和行政管理部门充分使用公文形式处理各种管理工作。学校制发公文的目的在于通过行文有效的落实学校要求，实现学校意图。公文也是最有效的档案留存方式，它所记录的内容将会成为一个单位制度化管理的依据、常规工作延续的参照和开拓性工作开展的经验基石。为充分发挥公文在学校管理中的作用，一是扩大行文内容，将涉及全校性的工作内容都纳入行文范围。例如：年度高考工作安排、奥林匹克竞赛办法、教师年度考核、优质课比赛、师带徒等活动、“体育文化艺术周”活动、“影响校园学生”评选、文艺汇演等活动的通知、程序及结果等。二是形成行文习惯，以制度形式规范各处室部门行文习惯，形成全校性重要事件必须行文的良好习惯。对相关行政人员进行规范化行文培训，并将日常工作行文日常化。三是规范行文程序。   4.加强档案管理，规范档案工作程序。档案人员要注意提高自己的综合业务工作水平，熟悉、掌握档案建设的规范和基本要求，把好材料处理的质量关。同时，要积极研究档案，挖掘学校各方面的信息，为学校管理层提供相关数据，为领导决策服务。   5.开展档案专题培训，提高档案管理者和行政教学管理人员的档案意识。   通过专业培训，一方面了解档案形成过程、整理办法等业务知识，另一方面增强档案意识，提高整理档案的水平和利用档案的能力。   6.充分发挥计算机辅助管理的作用，提高档案管理效益。   根据学校实际情况，选择适用于计算机档案管理系统软件，实现规范化科学化管理，保证档案质量，实现纸质材料和电子文本同时存档。档案管理不是一蹴而就的，而是一个不断发展、不断完善的过程。   因此，档案的规范管理过程也是学校各项工作的规范管理过程，两者是相互促进、相互影响的。   充分利用本单位以往经验，有效发挥档案工作效能，规避工作风险，关系到对档案工作在学校管理中的地位和作用的深刻认识，关系到学校的质量提高和科学发展。只有提高档案意识，规范档案管理，挖掘档案资源，研究档案信息，才能进一步发挥档案工作在学校管理中的重要作用。