材料档案管理范例

摘要：干部人事档案起源于学生阶段，结合《干部人事档案工作条例》要求，从干部人事档案、学生档案工作实践出发，分析学生档案管理工作中存在的问题，并提出有效的优化方案，以提升学生档案管理水平，提高学生档案质量，减少学生档案和干部人事档案衔接过程中出现的各种问题。

关键词：学生档案；人事档案；档案管理；干部人事档案工作条例

随着2014年以来的干部人事档案专项审核工作的开展和2018年《干部人事档案工作条例》的颁布，干部人事档案的重要性日益凸显，对干部人事档案的管理也更为规范、严格和科学。干部人事档案是由相应的干部人事档案工作机构以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础，建立档案正本而成，因此，作为干部人事档案重要形成基础的学生档案，必然对干部人事档案产生直接影响。在建立新入职人员干部人事档案正本和干部人事档案专项审核工作中，都可以发现一些在学生档案管理阶段存在的问题。由于学生档案尚无明确的全国统一管理标准和规范，参照《干部人事档案工作条例》及其他干部人事档案管理相关规定，对学生档案进行规范化管理，可以提升学生档案的管理水平，有助于实现从学生档案到干部人事档案的顺利过渡，从而提高干部人事档案案卷质量。

一、学生档案管理存在的主要问题

1.归档范围无统一标准，材料缺失情况多见。在《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）中，规定学生类档案主要包括“高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”，但是由于没有更进一步的详细规定，在具体操作层面上，高校的档案管理部门只能基于以上规定，划定自己的归档范围，制定归档要求。但是在学生毕业后，学生档案转递到工作单位，工作单位的干部人事档案管理部门在建立干部人事档案正本过程中，经常可以发现，依照《干部人事档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）的标准，很多学生档案都存在材料缺失情况。这种缺失通常存在两方面的原因：一是在学生入学时，对高中、高考档案的转递和接收存在问题。比如部分省市的高考档案已经不再生成纸质材料，而是全部实行电子档案，并要求录取院校直接自行打印存档，但是录取院校并未将其打印出来存入档案，造成高考档案的缺失。又如很多高中在学生高考后直接将档案交给学生本人，由学生本人自己带至录取院校，而学生在暑假期间保管不善，造成档案丢失。二是一些按照干部人事档案标准应该归档的材料，不在高校制定的学生档案归档范围内。比如部分高校不要求研究生报考登记表等材料归档，或是不单独制作学位申请与授予材料，而仅在成绩单中简单注明“授予某某学位”等，此类情况无论从干部人事档案的整理标准来看，还是从干部人事档案专项审核工作而言，都可能被认定为材料不齐全，学历情况存疑。

2.材料制作不规范，质量不达标。在材料制作方面，经常可以发现学生档案材料填写不规范、手续不完备、载体不合适的情况，主要分为几大类：一是手写或打印内容填写不规范、存在涂改，如学生在填写登记表时，填写不认真，写错的地方直接划去、重描或用修正液涂改；二是使用不耐久的书写或粘贴材料，如纯蓝墨水、铅笔、双面胶，长期保管后，字迹逐渐模糊褪色或发生照片掉落；三是材料制作不完整，如缺少签名、时间、印章，某些项目空缺等；四是未按要求使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，或未留装订边，甚至有些材料在采用正反面印刷的同时，在页边仅留3-5毫米空白，即便使用白纸裱糊，也很难实现不遮挡材料记载的信息。这种材料制作上的不规范，不仅使材料不符合干部人事档案的收集归档要求，影响案卷质量，而且不利于人事档案凭证作用的实现。比如在干部人事专项审核工作中，因硕士学位授予材料未盖章而造成的学历情况存疑；因本人不慎写错而随意涂改出生日期，影响年龄和退休时间认定等，对干部人事档案管理工作和干部本人的合法权益维护，都造成不利影响。

3.档案知识普及欠缺，关注程度低。由于各高校管理体制不同，学生档案可能由档案部门、教学部门、学院（系）等部门负责管理，相较干部人事档案，学生档案的管理方式更为松散。就学生档案管理人员而言，学生档案并不一定由专业的档案人员或组织人事部门人员负责管理，管理人员的档案意识、档案知识水平参差不齐，而且许多学生档案管理人员还要兼任其他很多业务工作，放在学生档案管理上的时间和精力极为有限。在这种情况下，学生档案管理人员很难从档案角度对学生档案进行规范并对归档部门作出指导，那么对于学生档案材料的形成和归档部门而言，就更难从干部人事档案的视角出发，按照标准制作材料。在认识上，很多人并不重视学生档案，在学生入学后，只是简单地将学生档案收集起来加以存放，而不进行清点、核对和整理，无法在源头上对学生档案的质量进行控制。因此，高校往往难以站在干部人事档案的管理标准下参照管理学生档案，原始粗放型的管理模式，难以适应新时代干部人事档案的管理需要。另外，针对学生的档案知识宣传也有所欠缺。高校学生档案管理部门对学生档案相关知识的介绍和宣传相对较少，途径和手段单一，覆盖面和影响力有限，很多学生不清楚档案的价值和作用，档案意识较为淡漠，很少会主动寻求和获取相关信息。在学生毕业时，大量学生对档案转递相关知识和手续的不了解，忽视档案去向的情况屡屡发生，在就业单位要求时调转档案时才想起档案相关事宜，继而花费大量时间去寻找档案，影响入职手续的办理，也影响就职单位的干部人事档案立卷工作。还有的学生在改派后不清楚要将新的就业通知书存入档案，或是考取了职业资格证书后不知道要将相关材料存入档案，在影响档案的完整性的同时，也阻碍了档案凭证作用的发挥。

[摘要]主要结合山东艺术学院人事档案工作的具体实际，通过工作中遇到的各种情况以及档案管理工作的具体事项，阐述档案管理工作中的心得，探讨档案工作的流程，实现信息化的路径以及做好档案工作的重大意义。

[关键词]艺术类院校；人事档案信息化；档案管理

做好干部人事档案基础材料的归档整理、加快档案信息化管理、为档案利用者提供方便快捷的服务是高校干部人事档案的基本工作。在人事档案管理工作中，本文主要通过在高校人事档案管理工作中实际遇到的各种情况以及档案管理工作的具体事项，阐述档案管理工作中的心得，探讨档案工作的流程，实现信息化的路径，阐明做好档案工作的重大意义。

1我院人事档案工作的概况

1.1山东艺术学院人事档案概况简介

山东艺术学院共管理教职工档案近两千卷册，现有专用库房1处。由专职人员负责人事档案的日常管理与服务工作。

1.2我院人事档案工作现状

一、高职院校档案管理的重要性

(一)高职院校档案管理是其评估工作顺利开展的有力支持

高职院校的评估是针对某个特定阶段，对其在建设中存在的问题和取得的成就进行鉴定与评价。通过对现状的评估，高职院校能够及时的发现建设中存在的问题，找到这些问题的源头，这样既可以避免问题的恶化，又可以保证院校各项工作能够健康顺利的开展。高职院校档案管理是其评估工作的一个重要内容，档案管理工作的好坏直接影响着高职院校评估结果的好坏。

(二)档案管理资料是高职院校教学科研的鲜活教材

高职院校作为我国职业教育的主力军，承担着为社会培养高层次技术人才的使命，教学任务是其主要任务之一。高职院校除了教学之外，科研工作也是其不可或缺的一项重要的建设内容。因此，高职院校的教学、科研工作始终伴随着院校的建设发展，它们是以自我创新引领高职院校始终处在时代前沿的保证。高职院校档案管理可以将现有的教学科研成果收集整理，作为将来进一步改善提高教学科研水平的基础性材料，这些档案管理资料无疑是高职院校教学科研的鲜活教材。

二、高职院校档案管理中存在的问题

档案工作意义重大，它影响着高职院校的发展步伐和建设水平，同时对于教师的教学和学生的学习也起着不可忽视的作用。因此，在高职院校快速的发展道路上，档案管理发挥了重要的作用，但是随着时代的发展，高职院校档案管理中存在着不少的问题。

科研档案是科研人员在进行科研过程中逐渐形成的并具有一定保存价值的数据、文字、图表或声像等各种形式的文件材料。高校的科研档案是高校档案中的重要组成部分，是高校进行教学科研活动的有力依据。   随着高等教育事业发展规模的不断壮大，高校逐渐成为了科学研究的主场地。高校作为科研成果产生的密集区，对于科研档案管理工作已得到高等院校高度的重视。   然而，在高校科研档案管理的实际工作中，还存在着不能忽视的问题，高校档案管理工作还需要不断完善。为此，研究新形势下如何加强高校科研档案管理工作具有非常重要的意义。   1．加强高校科研档案管理的重要性   1.1高校科研档案直接反映了教学科研发展的历程   科研档案是高校科研活动的真实记录，从另一种角度而言，其还是整所学校水平的一种反映。全球多数的名校都是通过本校的重大科研发现、发明而使其知名度更高，且在科研活动的过程中同时还培养出了相应的科技精英，这些精英就会反哺学校、社会，进而推动科技的进步。   1.2高校科研档案是进一步从事科研工作的基础   科技档案的案卷组成是一组有机联系的科技文件集合体，其并非是随意的文件集合。在科研项目的产业化过程中，这样的组卷方式起着非常重要的作用，可避免走弯路，可促使科研成果向生产力的转化，从而实现经济效益和社会效益的双赢。   2.科研档案管理存在的问题   2.1规范科技档案管理的制度不健全   对于较为完善的科技档案管理制度，对于许多的高校而言是较为匮乏的，加上缺乏行之有效的制约手段，在这样的一种管理情况下，从而就不能有效控制好高校科技档案归档管理工作，造成科研业务主管部门、档案部门、科技档案形成单位之间的管理权限缺乏明确性，有的高校科技档案不能进行完整系统的归档，使其档案处于混乱的保管状态。   2.2高校科研人员缺乏建立科研档案意识科研档案的形成主体是科研人员，而科研档案的形成是科研人员科研过程及成果的真实记录。然而，由于部分科研人员档案意识的缺乏，没有将科研档案材料提交到档案管理部门，由其进行归档；有的为了归档任务的完成，用复印件来代替原件；有的档案只有科研项目立项批文，缺乏立项合同、项目研发过程中所产生的技术材料、验收或鉴定材料；而有的只有技术材料或验收、鉴定材料，而缺乏立项批文和合同等。这就致使科研档案材料质量不高，不够完整。   2.3科研档案不完整、不系统，材料残缺不全   首先，由于科研档案是多渠道所形成的，且形成周期长，加上从事科研活动的科研人员肩负繁重的教学、科研任务，这就使得在对应归档的材料中通常会出现遗漏和丢失现象。其次，对于课题，组科研管理部门不能加以严格监督，立项、成果阶段的材料只是被动地向档案部门移交，对于研制阶段的材料以及核心技术内容还较为匮乏。最后，由于档案员不是科研活动的参与者，对于科技业务他们不了解，为此就无法鉴别出该归档的是否已全部归档，档案的归档完全依靠科技工作者主动归档来实现。在这样的情况下，高校科研档案归档就出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，鉴定、审批性材料多，复印件多，文字材料多；重要性技术资料少、原始材料少、原件少、光盘与录像带等少。   3.高校科研档案管理的对策   3.1制定完善的科研档案管理制度   档案管理工作只有实现制度化和规范化，高校科研档案管理工作才能步入规范的轨道，档案管理水平才能得提高，从而才能对科研档案进行有效的保护和利用。这就需要制定完善的科研档案管理制度。首先，要明确规定科研人员和科研档案管理人员归档的移交与接收、管理和利用等内容，要确保归档和立卷有标准、借阅有规定、管理有制度。其次，要实现科研档案管理工作的“四同步”：一是科研文件材料的提出与科研任务的下达要同步；二是科研文件材料的检查与计划进度的检查要同步；三是科研档案的验收、鉴定与科研成果的验收、鉴定要同步；四是科研档案归档的检查与科研成果的登记和评审奖励要同步。最后，要制定完善的科研奖励机制，以鼓励科研人员积极将其科研成果报到科研管理部门。总之，通过完善的科研档案管理制度的建立，就能促进科技档案管理工作逐渐实现制度化和规范化。   3.2增强高校工作人员的科研档案意识，加强档案业务知识的培训   要改变高校科研档案管理现状，提高科研档案管理水平，首先就要从高校工作人员着手，即提高其对科研档案的认识以及管理档案的业务水平。要强化科研档案的宣传力度，增强高校工作人员，尤其是科研人员和科研管理人员对科研档案的认识，要让其充分认识到科研档案的重要性以及认识到科研档案是学校资源而并非个人的私有财产，要提高工作人员对科研档案的责任意识，主动搜集和移交科研档案。此外，要加强档案业务知识的培训，使科研管理人员掌握科研档案的基本知识以及科研档案保存、收集、归档和移交的基本方法与技能。   3.3提高科研档案的管理水平，实现科研档案管理的信息化网络化   在当前网络环境下，我国高校基本实现了实现了办公自动化。为此，对于高校的科研档案管理工作，也要尽快将科研档案信息检索系统建立起来，这样一来，在便于工作人员管理科研档案的同时，既可以让更多的人对该校的科研水平和科研成果都有所了解，同时还能吸引更多的科研人员关注和使用科研档案，充分激发其科研热情，使科研档案的作用得以充分发挥。   总之，高校要重视科研管理工作的重要性，加强对其认识，制定完善的科研档案管理制度，增强高校工作人员的科研档案意识，加强档案业务知识的培训，尤其是科研部门要做好科研档案保存、收集、归档和移交的管理工作，科研人员要做好移交工作，实现科研档案管理的信息化网络化，以维护科研课题档案的准确和完整。#p#分页标题#e#

中铁大桥局集团有限公司（简称中铁大桥局）通过完善设施、队伍建设、规范管理，提升人事档案管理数字化、专业化、标准化水平，筑牢档案管理风险防控屏障，为新时代国企人事档案管理工作提供了有益的经验。

一、完善设施，提升管档数字化水平

中铁大桥局针对大数据时代档案管理工作的新特点，以集团管理信息系统建设为契机，完善档案管理软硬件设施，推动企业人事档案管理数字化升级。

1. 搭建管档数字化平台

对接中国中铁“三层级”管理模式，运用大数据、人工智能等先进信息技术，搭建档案管理数字化平台，优化设计权限管理、档案查询、档案维护、档案传递等主要模块，建立档案资料电子查询索引，实现系统内人事档案信息的快速查询，助力集团人力资源的统一调度和高效利用。

2. 改善管档硬件设施

对传统档案库实施信息化改造升级，以智能化密集架替代传统档案柜 ；按照档案库房、档案阅览室、管档人员办公室“三室分离”的要求，新建占地面积 160 平方米的集团总部数字化档案库，并按照人事档案数字化管理流程，对数字化档案库进行功能分区，划分档案材料鉴别区、整理区、阅览区、数字化工作区等专区。同时，指导集团所属 17个管档单位同步建设数字化档案室，全面提升全系统档案管理工作质量和效率。

一、高校学生党员档案管理存在的问题

（一）学生党员档案管理意识淡薄

目前，大多数高校对于学生党员档案管理的重要性认识不足，造成档案管理意识淡薄的原因一方面是高校领导和档案管理人员认为学生党员档案不会被有效利用，没有必要花费过多的人力、物力去进行系统的管理。另外，管理人员没有足够的时间去认真审阅党员档案，久而久之导致对学生党员档案管理的重视不够。另一方面，学生党员本人对于党员档案的归档和转递的程序一无所知，对于应该归档的材料没有及时转递给党支部，遗失、损毁现象时有发生，造成了档案不全，严重影响档案作用的发挥。

（二）学生党员档案管理不规范

高校学生党员档案管理普遍存在着不规范的问题。一是归档材料不全。发展党员、奖励、处分和考核材料多有缺失，并且有些缺少档案目录，这些都会造成不良的后果。二是材料标准不统一。各高校档案材料目录不统一，比如有些高校会将思想汇报等材料装入档案，有些高校则没有装。另外，档案的格式、内容、纸张等方面也是参差不齐。三是档案管理人员在对学生党员档案的建档管理中审查不严，有些非管理人员也能翻阅和调取党员档案，极易造成档案丢失。

（三）学生党员档案管理模式落后

信息化时代，数字技术和互联网技术飞速发展，而多数高校却没有积极利用新技术，仍然沿用传统的档案管理方式，将各种资料记录在纸上，一是不易保存、极易丢失，不利于档案的科学化、系统化管理；二是查找起来困难、烦琐，不能及时为学生党员提供必要的资料；三是档案的真实性没有保障。（四）学生党员档案管理人员不足目前，多数高校把学生党员档案管理的权限下放到各个院系，而院系一般都不会配备专职的、专业的档案管理人员，大多由教学秘书或者办公室人员兼职管理，他们没有接受过专业的档案管理培训，缺少专业的归类、存放和管理的相关知识，加之这些人员本身还有繁重的工作任务，自然对学生党员档案管理工作投入精力有限，导致问题频出。

摘要：高校教育规模的迅速扩张，为高校及其二级学院的管理提出了更高的要求。为了提高二级学院教学管理效率，文章在总结以往教学档案管理经验的基础上，发现了之前工作中的不足，提出了相应的解决方案，以期达到预设目标。

关键词：高校二级学院；教学档案；信息化

当前我国高校的招生和毕业规模均已突破八百万，高等教育入学率达到百分之四十以上，正处于高教普及化发展的快车道。随着高校教育规模的迅速扩张，为高校及其二级学院的管理提出了更高的要求。一些高校的二级学院动辄几千人，已与以前普通大学的人数相当了。为了保障二级学院的正常教学运行，完善其教学档案管理建设势在必行。

一、保驾护航的作用

完善之前，首先我们要明晰二级学院教学档案管理的意义在那里。教学档案主要包括学院本科生、硕士生、博士生等各个阶段的培养方案和教学计划；教师教学的教学大纲、教案、讲稿，学生考核的题库、试卷；为服务管理教师和学生而建立的个人信息数据库；为考核教学人员和学习人员而涉及的教师教学实施进度表、教学组织安排材料、考试分析，涉及学生的以学期为单位的学习成绩表和实习鉴定表等。这些材料内容反映了学院在不同发展阶段的教学方法和教学理念，是见证学院成长的重要材料。二级学院作为独立一级的教学管理单位，直接面对教师和学生。新教师引进前的知识能力认定，在职教师的校外培训或出国访学，离退休教师的社会福利认定等各方面工作都有肯能涉及需要学院出具相关证明材料。学生方面，不论是在校生还是毕业生需要的相关档案证明材料，直接接洽单位就是二级学院。因此，二级学院的档案管理对于正常教学人员保障和学生培养以及毕业生的求职就业都具有重要作用。教育部制定的一些针对高校的评估是为了提高学校的教育水平，其中针对各个学科的评估面对的就是二级学院。针对评估内容提供的审核材料，绝大部分都属于教学档案管理范围内的，都以教学档案作为评估依据[1]。由此可见，教学档案管理在体系高校教学质量方面的关键作用。教育教学改革是促进教育进步，提高教师教学能力的有益探索。教改实施除了要有相应的理论依据之外，还要做到有的放矢。如何做到有的放矢，首先需要找到以往教学中的不足之处，教学档案材料为分析以往教学不足提供了第一手的材料，可以说为教改提供了素材，正是由于对这些材料有针对性的分析，才能为教改的具体实施指明道路。

二、居安思危的意识

完善其教学档案管理建设势在必行，这话不是一句口号，而是作为一线工作人员已经明确认识到我们的不足。如果不能及时弥补其中不足，会对教学质量产生消极影响，应该引起足够的重视。首先就是人员严重不足，很多二级学院根本没有配备教学档案管理人员。对于没有配备教学档案管理人员的学院，这类工作都是由教学秘书兼任的，教学秘书平时工作繁忙，没法专心整理并系统地管理学院教学运行、学籍、教学研究、教研活动、教师课程工作量、学生培养方案、学生成绩单、考试试卷、教学检查、毕业设计等一系列教师和学生教学档案。兼职档案管理人员一般都是合同制或短期聘任制员工，流动性大，不能保证教学档案管理的完整性和稳定性。其次是制度不完善，教学档案管理是一项复杂、繁琐的工作。管理人员面对的是时间跨度大、涉及人员数量庞杂、种类繁复的材料，如何没有相应的管理制度实在是不知从何入手。对于档案管理缺乏足够的重视，档案管理存在很大的漏洞，这些都是档案管理中的巨大隐患。[2]针对教学档案的有层次的分类，对各类的具体内容的规定和管理办法，各类档案的保密度、保存期限以及保存方式，以上各方面都需要有明确规定，这样不仅方便于管理人员，也方便于使用人员。当前由于重视程度不够，各方面管理制度不完善，给教学运行和信息保存都带来了一些不必要的麻烦。此外，在高校的发展中一些学院进行合并，导致档案资料的整合，各自为政的管理方式必然导致档案材料无法有效整合。再次就是信息化水平不够，当前是信息化时代，很多行业都实现了无纸化办公的形式，教学档案管理也面临同样的问题。如以往毕业生的一些证明材料需要到毕业学校开具，当前一些信息化和共享化水平较高的高校已经可以为毕业生网上提供证明材料，大大节省办事双方时间，同时也提供了工作效率。反观一些信息化水平不足的院校，由于纸质教学档案的保存不当，导致档案材料永久性损失的情况屡见不鲜。还有一些学院尽管对教学档案进行了信息化处理，但是由于配备的信息化设备落后、信息化处理不完备、信息化材料保存不科学等原因，导致信息化材料损失或材料利用率不高，未能发挥信息化应有的作用。最后就是关于教学档案管理经验的交流学习少。有些高校和院系已经建立了非常好的档案管理模式和信息化档案共享机制，针对管理经验的校际间交流，为这些宝贵的经验模式提供一个共同学习的平台，是一项非常必要的工作。

【摘要】医院科研档案工作是科研管理中重要的组成部分，是医学科研活动的重要条件和依据，对医学研究有着重要的意义，但医院在医学科研档案管理上却存在不够重视的现象。本文通过分析医学科研档案的内容与特点，结合医学科研档案管理工作中存在的问题，针对性地提出三点改善建议，为医学科研档案管理工作提供参考。   【关键词】医学科研；档案管理；现状；对策分析   一、医院科研档案的内容与特点   医院科研档案是医院科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的原始记录材料，是科研管理和科研实践活动全过程的真实记录和反映。医学科研档案是医学科技知识的载体，包含丰富的研究成果、高新技术、前沿科技等医学发展信息，是医院科研工作宝贵的财富。相比于其他类型的档案，医院科研档案除了包含一般档案的共性特征外，还有着明显不同的特征，主要体现有以下三点：   （一）档案形成周期长。医学科研档案的形成与科研项目的执行周期相关，一般医院科研项目都必须经过申报、立项审批等工作，一系列流程下来需要很多相关部门和领导鉴定，耗费较长时间。从课题立项到最后结题一般项目需要2-3年，重大项目需要3-5年甚至更长时间。大型的科研项目一般都分为阶段性课题，每个阶段性都需要完整的研究过程，各个环节都互相连接形成具有较完整的科研材料。因此医学科学研究连续性强的特点决定了医学科研档案形成的周期较长。   （二）档案专业性强。在项目进行过程中，科研工作者需要收集大量的资料，这些资料涉及的范围广、内容多，且专业性较强。医学科研工作都是以专业范围开展课题研究，如临床研究中，从内科到外科，妇科到儿科；基础医学研究中，从生物化学科到病理学、药理学等专业。不同学科专业的科研工作有着各自不同的特点，因此医学科研档案工作比一般的档案管理需要更多的专业知识，体现了专业性的特征。   （三）档案综合性强。医学研究是一项综合性较强的学科领域，需要涉及多个方面。近年来，随着医学技术的快速发展，大量新兴技术和科学设备越来越多地运用到医学研究中，医学研究呈综合性交叉性发展趋势，一些课题往往需要多个学科多个专业合作完成，需要综合研究协作攻克，因此医学科研档案相比以前具有较强的综合性。   （四）保密性较强。科研文件因为涉及知识产权的问题，一般需要相关部门的保护，尤其是医学科研档案。医学科研成果应用性较强，影响较大，如果涉及疫情或重大疾病方面的资料，更需要严格的保密措施，防止外泄而带来的严重后果。一定程度上，医学科研成果与国家、人民的安危健康密不可分，因此保障医学科研档案的安全，提高科研档案整体管理水平有着重大的意义。   二、医院科研档案管理现状   （一）科研档案收集与归档资料不充分。医学科研项目档案内容应该是十分丰富的，但一些医院仅保存了开始的立项、审批材料、成果形式。一方面，因为医学科研项目本身时间周期长、跨度大的特点导致了科研资料收集不完整，缺少细节材料；另一方面，档案管理人员对归档范围和内容不明确，不能准确把握归档范围，科研人员归档意识不强，对过程性科研成果的归档和整理没有高度重视起来，认为是档案管理部门和管理人员的工作，加上平时忙于科研实践工作，与档案管理人员缺少沟通和交流，对提交自己的科研成果存在顾虑，错误地认为将科研成果归档后就会失去保密性，结束课题后只提交了一般性材料不愿意将其他材料归档，造成了档案材料不完整。   （二）缺少完善的档案管理体制。目前一些医院仍沿用旧的档案管理制度，缺乏标准化的流程，没有建立起完善的档案管理体制，影响科研档案管理工作。这些医院由于没有成立专门的科研档案管理部门，科研项目材料一般保存在科室，或者员工自行保管，档案管理较零碎。一些科研档案的工作由医院领导掌管，也存在管理层缺乏建立完善的档案管理体制现象，缺少管理重视，致使医院科研档案管理没有切实可行的规章制度。工作人员在日常档案管理工作中，对于归档的材料范围、收集时间和保存期限没有明确的制度可循，造成了科研资料不能系统完整归档，影响科研档案的工作效率。   （三）档案管理信息化程度低。传统的科研档案以卷宗形式保存，这种模式信息化程度较低，存在许多不足之处。第一，整理登记过程都需要花费工作人员大量的时间和精力，并且手工操作的方式更容易出错，如果遇到更改信息，则会造成额外的工作量，需要将涉及的资料全都找出再进行修改，在查阅资料的时候仍需要人工翻阅，在档案资料数量较大的情况下，这种方式效率较低。第二，纸质卷宗档案不利于保管和存放，医院每年都会产生很多的档案资料，科研资料和医疗档案等资料较多，需要较大的存储空间和专门的人员维护管理。第三，纸质材料易破损易受潮，增加了维护和保存成本。这种传统的档案管理方式不符合信息化发展趋势，不利于科研档案的共享和再利用。   三、医学科研档案管理策略   （一）加强档案管理意识。首先，各级医院在鼓励科研工作的同时，需要加强对科研档案管理工作的重视。相比科研档案的管理工作，在医院发展过程中更重视病人医疗档案的管理，科研档案并没有得到充分的重视，一方面与医院的自身规划发展有关，另一方面由于医院管理层大多是学医出身，对档案管理专业了解不深，缺乏对科研资料整合管理的意识。因此医院管理层需要充分认识到科研档案对医学科研有着重要的意义，应将科研档案管理落实到日常工作中。其次，加强科研人员的主动归档意识。档案管理部门应当对科研人员进行培训学习，增强他们的归档意识，消除他们的顾虑，在平时工作中主动收集和累积科研资料，与档案管理人员形成良好的沟通互动，提高档案的归档率和完整性。最后，加强档案工作人员的责任感和主动意识，通过宣传学习《档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》等档案法律法规，提升工作人员的业务水平和思想意识，增强工作认同感和责任感，强化他们的职业道德修养，以端正严谨的态度面对内容繁杂的档案工作，转变被动工作状态，形成主动整理积极了解不同专业项目的归档文件，及时与科研人员联系，了解科研进度，做好阶段性的归档工作。   （二）建立规范的档案管理制度。档案管理制度是档案工作的核心，通过建立完善的管理制度，约束工作过程中的不规范不合理之处，将科研档案管理工作达到规范化、流程化标准，符合新时代对档案工作的要求。第一，明确科研档案归档范围，保存期限等制度，包括课题计划、实施方案等原始数据，以及研究报告、工作总结、鉴定审批等资料，将各项工作明确到部门或个人，形成科学的管理网络。第二，制定切实可行的工作流程，按照收集、分类、整理、移交、保存等环节，建立健全档案工作流程，规定科研人员和档案管理工作者在这些流程中需要完成的工作和配合的环节，明确各相关部门的角色，做到归档立卷有标准、借阅有规定，管理有制度，保证科研档案工作顺利进行。第三，建立激励机制，在加强科研档案规范化管理的同时，建立完善的激励机制能够更好地促进工作人员的积极性和归属感，在科研档案管理过程中适当地添加激励制度，对档案管理工作人员设立年度考核、管理目标，与职位晋升考核相挂钩，进而激发工作人员的积极性和责任感。此外还可以组织工作交流会、表彰大会等活动，对在档案管理过程中工作认真、服务意识强的人员给予奖励，激发档案管理人员的工作热情，提高工作质量。第四，为加强档案规范管理工作，加强对科研材料的跟踪收集，根据科研档案形成周期较长的特点，档案管理工作部门应当进行严格的监控管理，对归档资料及时检查，动态监控归档过程，做到严格把控及时补充，形成超前的控制意识，对阶段性材料进行及时收集和整理，对每一步流程进行细化和完善，保证科研档案的齐全完整与规范。   （三）建立科研档案数据库。随着互联网信息技术的不断发展，档案管理向自动化、数字化方向发展，运用信息化手段管理科研档案能够提高管理效率，有助于应用和检索，具体措施有以下三点：第一，医院应当重视科研档案信息化建设，基于医院的长远发展目标，建设档案信息化专用平台，联合信息中心或寻找软件开发公司开发档案信息资源平台，并与医院的综合系统平台相连通，在全院范围内实现资源共享。第二，努力提升档案室硬件软件设施建设，数字化档案的建立需要硬件和软件两方面设施的保障，对一些需要扫描归档的文件，使用单一类型的设备无法满足高质量的成像效果，无法保存文件的原始面貌，因此配备新型的扫描设备非常有必要，另外数字信息类档案存在安全隐患，必须做好网络安全工作，防止数据被不法分子盗取利用。第三，鼓励工作人员学习信息化技术，通过交流经验、专业培训等形式提高业务水平，提升数据处理能力，做到独立检索、排序、提取数据，能够满足日常档案管理和医院的数据需求工作。运用信息化手段管理科研档案，能够提高科研档案管理效率，保证科研档案的系统性和准确性，以便于开发利用，从而实现科研档案工作从经验管理向科学管理转变，能够更好地为医院和社会服务。   四、总结   医院科研档案是科研管理中重要的组成部分，是医院重要的知识资产，具有特殊的保管和利用价值。因此要正确认识科研档案管理工作中的不足，加强科研档案管理意识，医院管理层和科研人员要高度重视医学科研档案的收集、整理、应用及保存工作；强化制度建设，建立完善的档案管理流程，做到有制度可循，保证科研档案工作的顺利进行；提升信息化水平，提高档案管理效率，实现资源的有效利用与共享，发挥科研档案应有的价值。同时在管理工作中发挥创新精神，积极学习新型管理措施，强化科学管理，使得档案管理工作向系统化、规范化方向发展，实现更好地为医学科研服务的目的。   【参考文献】   [1]胡桂周,吴志华,鲁鸿,钱毅,陈超.医院科研档案管理存在的问题与建议[J].中国病案,2013,14(01):17-19.   [2]刘春.医院档案信息共享背景下的医院科研档案管理[J].办公室业务,2019(03):137-138.   [3]朱晓伟.医院科研档案管理现状及优化对策[J].陕西档案,2018(05):33.   [4]王鸣茜,彭芳.探究如何加强医院医学科研档案管理工作[J].计算机产品与流通,2018(02):276.   [5]白永梅.探析综合医院医疗科研档案的管理工作[J].山东档案,2018(03):50-51.   作者:黄富才 单位:海南省人民医院综合档案室