财会档案管理范例

［摘要］

财务档案管理是现代财务工作中的重要内容，财务档案信息的真实性与可靠性直接关系到以财务档案信息为依据的各项分析与决策工作的科学性，也关系到企事业单位发展的健康性与长远性，具有重要意义。因此，有必要积极采取有效的措施，对当前存在的财务档案信息失真问题予以预防和控制。

［关键词］

财务档案管理；信息失真；预防；控制

财务档案管理工作是企事业单位的一项重要工作，做好财务档案管理有利于保持企事业单位的稳定发展，并为各项关键工作提供重要的信息与材料基础。然而当前在一些企事业单位财务档案管理工作中存在信息失真的问题，具有较大的危害性。基于此，本文将针对财务档案管理中信息失真的预防与控制措施展开探讨。

1造成财务档案管理信息失真问题的原因分析

1.1管理层认识不足

［提要］随着会计电算化的普及以及智能财务的兴起，财会从业者逐渐地把目光从如山的纸质资料中转移到会计信息化、数据化中来。会计档案的存在形式也紧跟时代发展的脚步发生着变迁，由最初的纸质会计档案，到现在的纸质、电子会计档案并存，以及即将到来的电子会计档案单轨制趋势。

关键词：会计档案；存在形式；纸质；电子

一、会计档案定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是以会计语言记录和反映的社会再生产过程中以货币表现的经济活动，即资金运动或价值运动发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。根据《会计档案管理办法》规定，保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案包括纸质会计档案和电子会计档案，其中纸质会计档案是指将所发生的经济事项按照相关会计制度记录于书面，并将其按照规定的方式有序整理，装订成册；电子会计档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储归档的会计核算数据库。

二、会计档案存在形式

会计档案管理工作作为企业财务管理的一项重要工作，连接着企业经营管理的整个环节。而会计资料整理、归档工作无疑是档案管理工作中尤其重要的一环。随着企业信息化水平和精细化管理程度的提升，会计档案存储数量激增，企业对会计档案管理的成本效率以及安全性提出更高要求，而会计档案该以何种形式储存、归档，是否适合企业自身管理需求又考验着财会从业者们。

（一）纸质会计档案。纸质会计档案是指将所发生的经济事项按照相关会计制度记录于书面，并将其按照规定的方式有序整理，装订成册。目前，大部分企事业单位还是以纸质会计档案存储为主，不同的是各企事业单位会依据自身规模大小、经济业务的复杂程度、财务管理的规范化等特点，决定由谁负责会计档案的整理、立卷、装订等工作。大的企业会在财务部门内部设立专门的会计档案管理岗位，由专人负责会计档案的接收、分类、整理、装订、保管、移交、查询等工作；小一些的企业会由财务负责人指定由会计或出纳人员兼职整理、归档会计档案。无论采用何种方式，企业都必须按照会计法的相关要求，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证纸质会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、丢失和涉密。按照会计档案整理相关办法，会计机构负责档案管理工作的人员需要每月及时对纸质会计凭证进行归档、装订。面对由每一个经济事件形成的每一张票据，以及再由会计人员依据每一张票据进行职业判断填制的每一张记账凭证，整理人员需要付出极大的耐心和细致，对其进行分类归纳，有序排列。首先，接收由不同岗位的财务人员填制的不同类别的记账凭证，并整理检查记账凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。其次，检查附件有无漏缺，及时通知相关人员进行补充。最后，在确认记账凭证上有关人员印章齐全后，按照凭证装订的相关要求进行装订，保证凭证厚度基本一致，装订牢固，外观整齐干净大方。年度终了，在确保各会计账簿结账的情况下，传统手工记账的企事业单位首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符、账页数是否齐全、序号排列是否连续；其次按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订；实行会计电算化的企事业单位，会及时从财务软件中将各明细账、总分类账及时打印、分类整理、立卷、装订归档。此外，还有各种形式的会计报表、纳税申报表、银行余额调节表、盘点表、工资表等也应打印出来一起分户、立档、整理、装订、保管。

摘要：伴随着信息化进程的深入，高校会计档案在管理和内容也随之发生了根本性的变化，由原来的纸质凭证、报表等会计档案被电子凭证和数字档案所取代，传统意义上的会计档案也就变为了信息化档案。本文从高校会计档案信息化建设的意义、现状和建设的意见三个方面进行粗浅阐述，以求为高校会计档案信息化建设提供参考意见。

关键词：高校；会计档案；信息化；建设

0.引言

在新课程改革的积极作用下，我国高等教育事业迈向了新的发展阶段，涉及的管理形式和工作内容也实现了改革创新。特别是我国于2015年提出的“双一流”方案：“总体规划、分级支持”“强化绩效、动态支持”“多元投入、合力支持”，说明未来高校经费来源更加多元化、立体化，将由“投入型”向“绩效型”的管理方向转变。因此，高校财务管理的规范化和服务的效率化要求越来越高，会计档案正是财务管理很重要的一部分。可是，从当前来看，高校会计档案管理模式还在原地踏步，管理方式依然以整理、装订、归档等为主，这种方式不仅无法保证管理质量和管理效果，还会与高校的发展理念格格不入。

1.高校会计档案信息化建设的意义

会计档案是财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的经济史料和证据。利用信息化技术必然会使高校会计档案管理与服务得到创新发展，从而为提高财务管理的效率和服务水平的提升奠定基础。会计档案是财务会计工作的重要基础，是一种宝贵的信息资源，是财务管理过程中最具有说服力的凭证，同志也指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。因此，做好会计档案工作具有重要的意义。

1.1有利于高校内部管理改革和效率的提升。随着“双一流”高校战略的实施，各高校纷纷制定适合自身发展战略向一流学科、一流高校迈进，建设中国特色高校。传统的会计档案信息资源的流动速度较慢，学校内部机构不完善等情况存在，由此，高校通过会计档案管理数字化建设，大力推进信息化建设，平衡好办学质量与经济效益之间的关系，以期能更好地顺应大数据时代的管理改革内在需求，提升各部门之间办事的效率。

摘要：伴随着信息化进程的深入，高校会计档案在管理和内容也随之发生了根本性的变化，由原来的纸质凭证、报表等会计档案被电子凭证和数字档案所取代，传统意义上的会计档案也就变为了信息化档案。本文从高校会计档案信息化建设的意义、现状和建设的意见三个方面进行粗浅阐述，以求为高校会计档案信息化建设提供参考意见。

关键词：高校；会计档案；信息化；建设

0.引言

在新课程改革的积极作用下，我国高等教育事业迈向了新的发展阶段，涉及的管理形式和工作内容也实现了改革创新。特别是我国于2015年提出的“双一流”方案：“总体规划、分级支持”“强化绩效、动态支持”“多元投入、合力支持”，说明未来高校经费来源更加多元化、立体化，将由“投入型”向“绩效型”的管理方向转变。因此，高校财务管理的规范化和服务的效率化要求越来越高，会计档案正是财务管理很重要的一部分。可是，从当前来看，高校会计档案管理模式还在原地踏步，管理方式依然以整理、装订、归档等为主，这种方式不仅无法保证管理质量和管理效果，还会与高校的发展理念格格不入。

1.高校会计档案信息化建设的意义

会计档案是财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的经济史料和证据。利用信息化技术必然会使高校会计档案管理与服务得到创新发展，从而为提高财务管理的效率和服务水平的提升奠定基础。会计档案是财务会计工作的重要基础，是一种宝贵的信息资源，是财务管理过程中最具有说服力的凭证，同志也指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。因此，做好会计档案工作具有重要的意义。

1.1有利于高校内部管理改革和效率的提升。随着“双一流”高校战略的实施，各高校纷纷制定适合自身发展战略向一流学科、一流高校迈进，建设中国特色高校。传统的会计档案信息资源的流动速度较慢，学校内部机构不完善等情况存在，由此，高校通过会计档案管理数字化建设，大力推进信息化建设，平衡好办学质量与经济效益之间的关系，以期能更好地顺应大数据时代的管理改革内在需求，提升各部门之间办事的效率。

【摘要】基于供应侧改革的前提下，我国的综合国力得到明显的提高，推动了现代化科学技术的发展。为企业单位的档案管理工作提供了良好的发展机会。为此，单位档案管理工作的有效开展，可以促进勘探设计工程工作效率的提高，进一步提高单位的经济效益。信息化时代的来临，勘察设计单位的档案管理工作面临着严峻的考验。本文主要介绍了信息化时代对档案管理工作的发展背景，分析了信息化时代档案管理工作所面临的弊端，提出了解决档案管理的相关措施，为新时代下的档案管理工作奠定了基础。

【关键词】信息化时代；勘察设计单位；档案管理；工作探讨

一、简述信息化环境对档案管理工作的发展背景概述

因为国家的信息化水平发展日益迅速，经济实力的发展也得到明显的进步。对此，我国的勘察设计机构的工作方式和管理模式也有革新，对传统的档案资料管理模式造成了严重的冲击。勘察设计单位的档案主要分为两个方面：科学档案管理和人事档案管理。科学档案管理是最为重要的一部分，应用性价值较高，也是为单位的发展提供准确理论依据的一种档案。

二、探究信息化时代下的档案管理工作面临的弊端分析

（一）论述传统的管理模式面临的弊端

由于档案资料需要存放很长一段时间，在勘察设计单位中对资料的管理尤为重要。所以在管理中需要加强对档案管理的工作。现今，在新时代社会发展的新趋势下，勘察设计单位的档案管理工作体系和管理资源设施等方面。还是存在明显的缺陷和弊端，还是在沿用传统的档案资源管理模式。随着新时代信息化的发展，传统的管理模式已经不再适用，若依旧使用传统的档案管理模式将会阻碍勘察设计单位整体的经济效益的提高，也会对日常工作的开展造成不可避免的影响。因此，需要勘察设计人员需要转变思想，进一步强化整体的改革工作，合理的使用现代化信息技术开展工作[1]。

摘要：在国资国企中档案资料占据着极为重要的位置，它是相关经验的积累和历史的总结，并夯实了国资国企在发展方面的基础。信息技术的不断发展，使得档案管理工作的水平得到了一定的提升。对此，档案管理工作应对方式与技术予以全面优化，不断促进制度化和规范化管理，和国资国企管理信息化要求相适应，以促进国资国企的良好发展。本文即对新时期国资国企档案规范化管理进行了探讨。

关键词：国资国企；档案；规范化管理

国资国企档案规范化管理有效确保了国资国企档案管理的顺利、有序开展，同时也是档案现代化管理工作中不可或缺的一部分。随着社会的不断发展，档案管理应运而生，在国资国企的日常工作中会产生诸多文件，对这些文件进行正确保管和处理，才能确保顺利开展各项工作。同时，有效开展档案管理工作可以促进国资国企的良好发展，因此加强国资国企档案规范化管理具有极其重要的意义。

一、加强国资国企档案规范化管理的意义

就国资国企而言，实现档案规范化管理的意义极为重大。首先，国资国企要想得到良好发展，需要充分了解和分析企业人员过去的经历，掌握到第一手资料，而档案则是提供第一手资料的重要文件。所以，需要专业化的人员开展相关管理工作，科学化、高效化和规范化地管理档案信息。其次，国资国企的档案信息材料还包括企业某一历史发展阶段的成果总结情况。所以，对档案信息进行规范化管理，对国资国企有效分析、查询和应用这些重要历史数据信息极为有利，可确保今后的工作有据可循并促进国资国企工作效率的提升，顺利实现价值与效益。最后，立足于档案管理人员的角度进行分析，应在科学化档案管理中，转变其思想观念，提升业务水平，为档案管理信息化、现代化的发展奠定基础。

二、新时期国资国企档案规范化管理措施

（一）重视国资国企档案规范化管理

一、会计电算化现存的严重阻碍中小企业发展壮大的许多问题亟待解决。

1．1财会数据安全性差

在会计电算化环境下，会计信息数据都是以磁性材料为介质以文件形式保存，这给会计数据的安全留下了隐患。财会从业人员安全防范意识的缺失，在出现软硬件故障、非法的操作和病毒，使会计电算化系统瘫痪时，难以恢复完整数据。多中小型企业在会计实务中操作权限设置不规范和口令密码不严，导致会计数据丢失、非法篡改或外泄。而且会计档案管理在存储过程中，没有脱机进行保存，未对相关的档案管理人员划定职责，造成档案损毁，乃至企业会计信息外泄。

1．2注重核算而忽视管理功能

只有将财务会计和管理会计有机结合起来的电算化才是真正意义上全面电算化。中小企业只有在实现财务会计电算化的同时，推进管理会计电算化，将财务会计与管理会计有机结合后的电算化才能实质性地促进管理会计在企业中的推广应用，从而真正实现会计的核算职能、管理职能和控制职能。管理会计电算化是以财务会计电算化为基础的，但目前，我国中小企业的电算化只是实现了基础而对于向中级阶段会计电算化的发展却停滞不前。

1．3对会计电算化重要性的认识不足

电算化相关人员还未能充分认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，以致无法利用会计电算化系统的优势来提高企业运作效率，造成现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。没有随着手工业务环境向电算化环境转变而相应地调整内控模式和制度导致企业会计电算化的发展迟缓甚至停滞。

一、高校档案的内容分类

高校档案大致可分为：党群、行政、教学、科研、财会、外事、出版和基建以及其他特殊载体和类别，如：声像、人物、实物、历史档案等。他们是高校在教学、科研、管理等各项活动中产生的清晰的、确定的、具有完整记录和保存价值的固化信息，是国家和学校的宝贵财富。

二、高校档案的具体内容与管理方法

随着科学技术飞速发展，电子信息技术的运用也日渐广泛，信息化加快了人们生活、生产的节奏，电子档案随之出现，电子档案的出现为档案工作带来便利的同时，也对档案管理提出了新的挑战，传统的纸质档案管理模式不能完全硬套到电子档案管理中来，信息技术环境下迫切需要一种相应的档案管理模式，即传统纸质档案管理与电子档案管理相结合。

1、传统纸质档案管理

各学院及各职能部门在每年度结束后，将一年度的各类文件、资料等按照档案的归档要求，集中整理、分类、组卷后移交给档案馆，文件材料必须完备、整齐、系统，符合规范要求。归档时认真、仔细填写每卷的目录表，以及双方签字的移交清单。通过严格的价值鉴定，区分出这些档案的价值，最总根据其价值确定重要程度和保管期限。然后根据相关的分类方法并根据其重要程度、保存期限分别进行立卷。同时将每一卷档案填好备考表，将卷内的缺点和缺少的内容一一注明。在保管上纸质档案要注意其对环境的要求。首先是库房温湿度：温度14度至20度；相对湿度应在50%-60%之间。其次库房内要有有效的防护措施，例如防火、防水、防潮、防霉等。

2、电子档案管理