采购档案管理范例

政府采购档案是珍贵的信息资源，不仅包含纸质的文本，还有大量的数字、影像、数据等资源，这些资源需要妥善留存、合理利用。因此，政府采购档案管理非常重要。档案管理是政府采购活动中的一项基础性工作，是详细记录政府采购全过程的重要依据，也是财政部门严格履行采购项目监督的一种重要手段。管理并运用好政府采购档案，不仅可以对政府采购审批和采购结果进行检查，还有利于开展审计工作，促进党风廉政建设。本文结合实际，刍议政府采购档案管理过程中存在的“意识不强，人员不足，标准化建设不够，信息化水平不高”等问题，并提出相应改进措施。   一、档案管理意识差   众所周知，与国外相比，我国政府采购活动和采购档案管理稍显滞后，存在一些薄弱环节。在人们习惯性的认识中，档案管理就是整理上级和本单位下发的文件，然后按照顺序装到档案盒里保存起来，从领导干部到一般同志都认同这个做法。由此引发的现象是，从事档案管理通常都由比较清闲的人负责。正因为如此，一些采购单位或机构对采购档案的管理认识非常模糊，既不设档案室，也不安排专人管理，没有真正认识到采购档案管理的重要意义，制度不健全，整理不及时，散失损坏现象非常严重。即便设有档案管理员的单位，管理者也不够细致，比如开评标过程的音像资料未与采购文件一并存档，质疑投诉资料未一并收集，无据可查的情况时常出现，这些都与档案管理的精细化差距较大。   二、非专业人员管理   目前，部分地方的采购档案管理比较混乱，单位主要领导对此不是非常重视，从主观意识上存在片面性，认为档案管理可有可无，安排的档案管理员基本上都是后勤人员，文化程度和专业水平较低，缺乏相应的工作经历，甚者还使用借调人员，这些人员运用现代信息技术的能力都非常弱，档案管理仅仅局限于整理简单的资料和传递一些文本，质量根本无从谈起。   三、设施及设备简陋   当前，一些采购单位或机构由于对采购档案管理的认识程度比较低，因此，在采购档案设施设备的投入上少之又少，配置稍好一些的单位，有一间档案室，配一台电脑用来存放电子资料，条件差者根本不设立档案室，档案资料多数都存放在日常办公的柜子里，长期以往，档案遗失现象非常严重，调阅某个项目的档案资料如大海捞针，珍贵的档案资源尘封到了角落里，根本无法体现应有的价值。   四、档案收集周期长   实际工作中，多数地方都没有制订采购档案管理规章制度，实施采购时的资料信息和最终收集齐的档案信息，相互差异比较大，采购的第一手资料出现“失真”。一些机构不能适时出具项目验收时所需的证明材料，本身已影响了采购档案的归档和存储。如果项目出现质疑、投诉，时间跨就又相应地拉长，再遇上越级投诉的话，基本上就搁置下来了，这些都将导致档案的收集整理周期被越拉越长，其完整性和真实性得不到有效保障。   五、入库档案乱象多   据了解，多数采购机构即使设有档案库，存放进去的采购档案也缺乏科学化管理，乱象丛生，垢病众多。一是档案库自身条件比较差，通常都在角落或者在地下室，不仅通风条件差，而且大多数都未安装除湿设备，长此一往，档案损毁现象非常严重；二是档案入库不经过严格的核对，混装或材料缺失现象时有发生；三是入库档案随意上架，不进行科学分类，相互混放，查找困难；四是对入库档案不进行有序分区和合理编号，混乱不堪，查找困难；五是档案室并非专人管理，制度缺失，借阅无序，登记制度根本得不到落实，档案丢失现象严重。   六、信息化水平滞后   财政部关于《政府采购机构管理暂行办法》等相关文件明确指出，开评标音像资料要清晰可辨且要与采购文件一并保存。采购文件可以采用电子档案方式保存，但须符合《档案法》和《电子签名法》的要求，而现实中，许多地方政府采购档案的信息化建设水平明显滞后。一些采购机构的档案管理除了计算机、打复印机、扫描仪、装订机等常规设备以外，大多都未安装使用档案数字化管理软件和自动刻录机等现代化设备。实操过程中，一些机构仅仅把信息化应用于电子档案的录入上，采购档案管理的现代化水平仍然比较低，根本无法适应采购档案信息资源共享的基本要求。政府采购档案管理作为政府采购工作中不容忽视的一个环节，唯有认清存在的问题，了解其目前现状才能有针对性进行优化，提高档案管理水平，发挥政府采购档案应有的价值和作用。具体对策如下：1.高度重视定制度。一是采购机构应当广泛深入地宣传采购档案管理的重要性，认真学习《档案法》、《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，切实提高政府采购部门档案管理意识和法制观念；二是严格按照“学用结合、重在实效”的原则，增强采购档案管理的观念，并成为采购当事人的行动自觉；三是建立并完善采购档案管理规章制度，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用、移交以及销毁等方面作出明确的规定和要求；四是结合具体采购方式，制作相应采购档案模板，统一归档内容和口径，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，移交有记录，从每一个环节上都能保证采购档案管理的规范化。2.强建队伍提素质。努力解决采购档案管理人员素质低，不专业的问题，确保从业人员透彻了解政府采购有关法律法规和程序，按要求完成采购档案的收集、立卷、整理、入库等工作。采取“请进来走出去”的方法，加强档案管理人员的专项培训，不断提高档案管理者的业务水平和职业技能，增强责任心，运用新方法，切实提高政府采购档案管理的工作效率。3.加大投入规范化。各采购机构和采购人要增加投入，加强档案软硬件设施建设，建立专门的档案室，且须满足防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求，购置计算机、打印复机、打码机、装订机、光盘自动刻录机、档案数字化管理软件等设备，通过与现代化档案管理模式的有机结合，最大限度地发挥信息技术的作用，实现档案信息资源的共享，做到档案检索快捷，查阅方便，不断提升档案管理的现代化水平。4.完善第一手资料。各采购机构负责人要对项目负责人提出明确要求，确保每一项采购活动结束后，能及时把政府采购项目审批表、采购评审报告、采购合同、质疑答复、投诉处理等相关的第一手资料一并移交给专职档案管理人员，使之能及时整理汇总和分类管理，并签订文件移交手续，避免政府采购文件被伪造、修改，保证其完整性。5.采用标准化流程。标准化代表着质量和效率。实现档案管理的现代化，必须要采用标准化的流程来管理。一是为档案的归档和提档服务，方便使用者的借阅。二是规范档案的管理，各类资料分门别类存放，规范有序。三是当档案管理人员更换后，可以方便交接，在一些场合，也适合档案之间的交流。6.定期监督与检查。各机构要将档案管理纳入目标考核内容，每月对照采购项目和工作标准，对经办人项目档案装订归档情况进行清点验收，做到“月考核，季通报。各级财政部门严格按照《政府采购机构管理暂行办法》和《政府采购机构信用评价办法》等要求，定期对采购机构的档案管理情况进行监督检查和信用评价，加大“违规成本”，促使采购档案管理上台阶。政府采购项目档案管理，是对政府采购活动过程进行反映的原始文件，是保障政府采购“公平、公正、公开”的重要手段，也是政府规范采购行为、强化内控管理与监督评价的一项重要的基础性工作。本文旨在探讨政府采购档案管理的优化路径，促进政府采购档案管理的科学化、规范化、制度化。   作者:王健民 单位:洛阳市公共资源交易中心

【摘要】档案管理是政府采购工作的重点。政府采购工作内容较为繁杂，需要大量的人力，在档案管理方面常存在不足。本文分析了政府采购管理工作的意义及存在的问题，并提出了解决对策，以供业界同人参考。

【关键词】政府采购；档案管理

政府采购亦称公共采购，通常指各级政府部门及所属的机构，为顺利开展工作，在政府财政部门与社会公众监督的背景下，以国家法定的程序、方法和方式采购货物、工程和服务的过程。政府采购档案是采购工作期间的书面见证、记录，能直接展现出政府机构采购工作的过程，记录采购过程的决策行为，为后续政府开展其他工作提供一定的依据与参考。然而，当前政府采购档案管理工作仍存在不足之处，需要政府部门加强对采购档案管理的重视，制定针对性的解决措施，不断提高档案管理成效。

政府采购档案管理的意义

详细记录采购活动

政府采购工作遵循公正、公开、公平原则，通常以招标方式组织实施，发挥其促进廉政建设、维护社会与国家公共利益、保护采购人员合法权益等作用。政府采购档案的真实性、完整性以及系统性会在一定程度上影响政府采购工作的施行，也直接反映政府采购水平的高低。从宏观视角看，政府采购档案管理不仅能给委托单位保存、提供采购的数据资料，还能为政府相关部门提供更加便捷的参考材料，以作出更科学的决策，推进经济建设；从微观视角看，政府采购档案管理能为政府职员提供帮助，是政府职员提高自身职业素质的重要途径。

有效降低采购风险

一、固定资产投资项目的主要特点

1.项目档案管理专业性强，档案文件材料整理要求高

固定资产投资项目的主要内容是基本建设工程，包括仪器设备的采购、引进，非标设备仪器的研制。建设项目是一项复杂的系统工程，项目档案是在建设项目立项、设计、施工、设备采购、安装、竣工验收等一系列专业活动过程中形成的，内容涉及专业较多，形成的载体也呈多样化，有纸质、声像、电子文件等，这就要求档案管理人员要熟悉项目的运行过程，了解项目建设的内容，根据不同阶段不同内容、按其不同的专业，采用不同的方法进行文件材料的归类、整理和组卷。

2.项目档案价值高，保存利用意义大

项目档案是建设过程中形成的真实的历史记录，是一种不可再生的宝贵资源，也是企业发展的重要物质基础。项目档案不仅在资政维权过程中能够发挥锁定证据、验证效果的作用，更是企业保障研制、投产运行、使用维修、管理、评估等工作的重要依据，做好项目档案管理，确保档案的完整意义重大。

二、对建设项目实施全过程管理的措施

1.建章立制，规范管理

医院基建工程管理篇1

1引言

住院综合楼新建项目建设面积110900m2，经费投资4.6亿元人民币；门诊医技楼改扩建项目建设面积79500m2（含门诊医技楼新建工程51000m2和大门广场地下停车库15000m2，老门诊楼改造工程13500m2），投资2.8亿元人民币；过渡门急诊楼新建项目建设面积15000m2，投资3500万元人民币。

2医院基建工程管理的特点

随着医疗体制改革的不断加深，医院也从中获得了发展机遇，并在改革的浪潮中抓住机会，努力提升自身的医疗水平和促进基建工程的开展[1]。医院基建工程管理有以下3个特点：1）医院基建工程投入资金量较大。医院基建工程的主要作用是改善医院的医疗环境，促进医疗设施的更新换代，为医疗研究和治疗提供便捷的服务。因此，投入资金量大，增加了管理难度。2）医院基建工程建设质量要求高。随着医院工程建设行业的不断发展，对医院基建工程的建设质量控制也越来越严格，医院基建施工中必须严格执行医院基建工程建设的质量标准，以确保医院基建工程建设设施使用的安全性。3）医院基建工程周期要求短，而且一般项目规模较大，不仅需要建设新的医院建筑，还可能涉及对原有的医院建筑加以改造，难度较大。

3医院基建工程管理中存在的问题

3.1对造价管理工作不够重视

【摘要】

医用耗材的管理过程当中，审核资质证件的工作量大并且责任重，加大了医用耗材资质文件档案管理的难度。特别是大多数的高值耗材会直接进入到患者的人体，价格往往较高，容易出现医疗纠纷。部分纠纷发生在手术结束之后若干年，这时需要追溯耗材的记录档案，因此，医用耗材档案管理有重要的价值。

【关键词】

精细化管理；医用耗材；供应商；资质文件；档案管理

医用耗材管理服务质量同医疗工作存在着密切联系，所以强化医用耗材管理可以说是势在必行的。资质档案管理贯穿医用耗材的管理过程，是确保医用耗材安全使用的有效环节。及时收集、审核并且更新医用耗材及供应商的资质是保证采购合法公开的基本工作。

一、医用耗材档案建档

医用耗材的档案同设备档案存在着很大的区别，设备档案能够采用一机一档的方式，也就是每台大型设备都单独建立档案，保存设备全部的档案资料，但是医用耗材档案无法建立单独的档案。在具体的工作当中，精细化建档管理应当遵守以下原则。

一、前言

招标采购档案是招标投标过程中形成的各类资料的集合，是具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是对招标全过程的真实反映，对于招标人、投标人、招标机构、监督管理部门等主体均有重要意义。对于招标机构而言，档案管理的重要性主要体现在：从外部角度看，档案记录是行政主管部门监督检查、招标人对机构服务质量评估的主要依据；从内部角度看，档案管理是提高企业服务能力、提升项目管理水平的重要抓手。招标档案信息化的作用和意义包括：

（一）是社会与档案事业发展的需要。档案部门作为收集、处理、保存信息资源的平台，如果档案管理水平长期处于落后状态，那么档案信息资源的开发将会受到不利影响。因此有必要以现代化建设管理方法推进档案管理，通过档案信息化建设提高档案工作效率和工作质量，使档案部门得以发挥其应有的职能和作用。

（二）是档案价值开发利用的需要。传统的档案管理办法环节烦琐，使得档案的价值长期得不到发掘。在信息化条件下，档案管理人员能够及时、全面地收集到各种有利于单位发展的外部信息，并以此进行用户需求分析，及时、有针对性地开发本单位档案信息。利用现代信息技术对档案进行信息化建设，能够进一步挖掘档案的潜在价值，加速资源的共享与传播利用。例如，通过对历史档案数据资料整理分析，形成数据资产，货物类如不同产品的供应商库、价格水平信息，工程类如不同专业建设项目的供应商库、资质信息等。对这些数据资产进行脱敏处理后，可以向内外部提供一些增值服务，如可以向招标人后续类似项目招标提供信息支持，可以向造价咨询单位或部门提供市场价格信息。

（三）是组织提高决策效率、促进创新的需要。进行档案信息化建设，实现档案信息资源共享、档案信息资源合理开发和利用，就能够更好地为公司的各项决策活动提供重要的依据。组织领导在做重大决策的同时需要迅速、准确地查考组织中的各种资源，而传统的档案管理方式早已不能满足利用要求。因此，档案信息化建设顺应了公司发展的迫切需要，是创新当前档案工作的重要方面，也是公司档案工作发展的必然趋势。

二、招标采购档案内容

按照储存介质不同，采购档案分为纸质档案和电子档案两类。以公开招标为例，无论是政府采购还是企业采购，一般需要招标机构留存的档案有以下两类：

1医疗设备信息化概述

医疗设备信息化建设应该包括医学工程部、维修部及设备仓库的相关功能，实现数据共享及对接，全面实现医院范围的实时数据流转功能。医疗设备信息化就是要实现设备招标、档案管理、安装验收、款项支付、设备效益分析及财务报表、供应商档案管理、故障维修、计量检测及预防维护于一体，实现各数据实时共享互用的系统化，一体化管理。

2系统功能

2.1设备档案管理功能

系统除了应有完备的数据库功能外，能进行固定资产到期提醒及折扣到期提醒功能，还可以进行集中检索或者导入与导出功能，应可以进行相关软件的关联搜索及数据填录与流转，可以关联设备使用科室直接进行对应设备收入统计，进行月汇总自动进行效益分析并生成效益分析报表。还可以在相关设备的目录下新建医械不良事件备忘及处理的情况。在设备数据的建立过程中，可以体现医疗设备招标、安装及验收的相关进程。设备档案系统可以在临床科室设备模块功能下检索汇总各自科室的设备信息，有利于临床科室对科室设备的清点核对及销账并对科室进行成本控制。临床科室可以直接在设备档案管理系统上对本科室的设备进行报废申请，并实时显示处理状态，能实现报废完成后的归档功能。设备档案管理系统应包括医学工程维修信息化，可以进行相关状况的挂靠及查寻功能;可以在设备档案的设备子目录下实现新建维修日志、预防性维护保养功能及计量送检情况;可以通过时间导出维修数据或保养数据及计量目录等。在建立设备的档案功能过程中应包括了记录招标信息过程的功能，可以由医学工程部导入excel表格数据或者录入数据的方式，然后再由维修部根据相关的状态进行安装与否的状态确认，由设备仓库进行入库做账与否的确认。

2.2供应商档案管理信息化

在设备信息化系统中增加供应商档案管理功能，可以借用调用数据或者以附件的形式检索供应商相关资质材料，并在系统中与设备数据进行关联。通过在设备档案目录下的设备供应商名下使用附件的形式上传供应商资质证明及产品注册证等材料。可以在供应商名下进行供应商信用评价记录和服务态度记录，并能具有显示和提醒功能，以方便在采购时进行综合分析，实现采购设备的优质化。

摘要:科学技术的进步使得人类进入到了信息化时代，极大的提升了工作的便捷性。事业单位的档案管理本身就较为复杂，通过信息化技术的使用，采用数字化的档案管理，提升了工作效率和档案的利用率，使得整个管理过程进一步的得到优化，提升了工作效率。但是数字化档案管理技术在事业单位档案管理实际使用中存在一些问题，使用过程规范性不足，因此需要对数字化档案管理推广工作进行普及。本文主要针对数字化档案管理在事业单位中的应用进行分析。

关键词:数字化;档案管理;事业单位

事业单位档案管理是进行事业单位组织和发展的基础，也是人员管理的重要手段，因此需要重视档案信息管理工作，结合不同时期事业单位的发展情况，制定适宜的管理方法。随着信息技术的不断进步，越来越多的事业单位开始使用数字化的管理技术，通过数据库将扫描的数据进行处理，使得传统纸质数据和音像得意保存，通过计算机技术对档案进行管理可以全面的提升存贮年限和管理质量，具有纸质档案管理不具备的优势，因此在事业单位的档案管理中需要对技术进行创新，采用数字化的手段，保证档案管理的科学性，提升档案管理的质量。

1事业单位数字化档案管理的必要性

1．1促进单位经济效益的提升

人类进入信息时代一个重要的标志就是信息的传输速度与准确性提升，使得信息之间的交流更加的便捷，事业单位也不例外，人员在流动的过程中产生了大量的信息，这些信息通过原本的纸质档案的方式进行管理，难免出现问题，因此需要借助计算机设备通过数字化的管理方式，提升人员的信息传输速度，通过计算机的普及对档案信息管理方式进行创新。但是现阶段事业单位如果在工作中仍然采用传统的纸质档案管理模式，将造成事业单位人员工作量的增加，人员的浪费，使得事业单位在档案管理中耗费了大量的人力物力，并且对于人员的信息认识程度不足，造成人员使用和资金划分方面存在问题，导致整个事业单位的工作效率低下，而采用数字化的档案管理方式，可以有效的对这些问题进行避免，使档案管理的准确度和质量得到全面的提升，减少必要的工作时间，节约资源，将单位有用的资源支配到更加合理的项目上。

1．2促进日常办公效率的提升