毕业档案管理范例

一、高校毕业生档案的内容及其管理工作发展历程

高校学生档案管理一般是由高校学生工作部门、毕业生就业的相关单位负责管理，与学校档案管理中心或档案室的综合档案管理各司其职、相互独立。从90年代末开始，各个高校开始重视档案管理，陆续建立档案馆，高校毕业生档案逐步转入学校档案部门与社会人事中心进行统一全面管理。进入21世纪，学生档案管理日益受到重视。2008年8月，国家教育部第27号令，《高等学校档案管理办法》9月正式施行。文件扩大了档案的内容，首次将“学生类”档案纳入高校档案管理的范围，明确规定了学生档案的管理内容、管理方式，标志着对高校学生档案管理提高到一个新的高度。我国高校档案工作进入了一个新的发展时期。

二、毕业生档案管理存在的问题

1.管理主体多元化

（1）高校仍然存留毕业生档案。毕业生档案滞留学校，一方面原因是学校没有统一规范要求，另一方面是学生档案意识比较淡漠。特别是近年来，中小型民营企业在毕业生就业去向占有相当大比重，而中小企业一般不具备保管人事档案的资质，也就不要求毕业生转寄档案。而毕业生通过网上签约或书面协议均不能反映出档案转递去向，他们或不知道档案到底该去什么地方，或认为档案根本没有什么用，就会采取不要档案或者把档案暂留学校的方式。（2）毕业生存留个人档案。毕业生档案应该通过机要部门转寄。但是个别高校为了节约经费，甚至采取让学生自带档案的方式。毕业生担心档案丢失或是不清楚档案应该存放何处，就会自己处置。毕业后留学或到国外工作的学生，因为不需要将档案带到国外，也会私自存留个人档案。（3）地方人事机构存放毕业生档案。一是各地方人事机构作为经政府人事部门批准的人才服务机构有偿保存未就业生源地学生档案；二是人事机构与无人事档案保管职能的民营企业签订职工档案有偿保管协议；三是毕业生档案在人事机构，但是毕业生本人不是生源地学生，也不是代管单位职工。

2.管理流程简单化

（1）管理模式不完善。目前高校学生档案管理主要有两种模式，一种是新生入校后，由学校档案馆（室）统一管理，各院系按期将学生在校期间形成的档案资料归档，由学校统一转递毕业生档案。此模式人档分离，归档、查阅手续烦琐，不能充分体现学生档案的服务功能。第二种模式是新生入校后，学生档案随学生分散到各院系所，由院系所派专人一般是辅导员负责管理，学院统一转递毕业生档案。这种模式方便归档、查阅，便于实施动态管理。但是管理队伍庞大，管理分散，且缺乏专门的管理场所，档案的安全性和保密性皆无法保证。（2）档案内容简单化。目前的学生档案在内容上仍存在简单化、公式化的现象。如学生承担社会工作，参加科技创新、社会实践、文体活动、社团活动、志愿服务等的情况不能充分体现在档案中；学生诚信考试、按期还贷等诚信档案内容普遍没有建立；学生心理健康档案未纳入到收集范围。学生档案内容简单，不同个体评价性表达模板化、笼统化，缺乏针对性描述，生动性差。

摘要：大学毕业生人事档案是人才信息的基本载体，保证毕业生人事档案的完整准确性，有助于对毕业生真实素质进行反映。本文以大学毕业生人事档案管理的现实作用分析毕业生人事档案管理面临的困境，探讨出针对性的破局之法，以期加深对档案管理知识的理解，巩固已有学习成果。

关键词:大学毕业生；人事档案；破局

大学毕业生人事档案记录着毕业生在校期间的所有个人信息，既包括学生的个人实践经历、政治思想素质、品德作风，又包括学生学习成绩、社会实践能力、个人特长等，能够反映毕业生的综合素质，是对大学生从入学直到毕业整个过程中德智体美全面发展的真实记录。为满足社会发展对人才的需求，同时为大学生自身发展，做好大学毕业生人事档案管理工作至关重要。

一、意义追寻：大学毕业生人事档案管理的现实作用

一方面，大学毕业生人事档案是对大学生读书时期学习、生活情况的记录，体现了大学生的全面素质，是大学生参加社会应聘，进行职称评定或缴纳保险等的重要凭证。可以说，毕业生人事档案管理水平，对毕业生就业及未来的人生发展能够产生直接影响。有学者指出科学的档案管理能够有效提升大学生的就业水平，最大发挥其就业的自主性。另一方面，科学推进大学毕业生档案管理工作，能够充分体现高校对大学生合法权益的尊重与呵护。高校对毕业生档案管理保存、归档等过程中出现问题的识别与解决过程，是对即将进入社会的毕业生提供物质、精神支持的体现，是高校对毕业生的人文情怀的展现。

二、困局初探：大学毕业生人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案管理制度不规范。高校毕业生档案管理工作比较随意，虽设立了专门的档案管理部门，但并没有明确的规章制度，收集、利用、保管制度及监督措施缺失，在具体的档案收集、利用、保管工作中无据可依，加之缺少监督措施，对于档案收集利用过程中的错误之处不能及时发现，致使档案管理工作陷入困境。一是档案利用流程不规范。高校档案管理部门有时会将毕业生档案随意提供给他人借阅，不能及时督促他人返还毕业生档案资料，或是向他人告知毕业生的个人信息数据，这些行为可能会致使毕业生档案丢失，不利于毕业生个人信息安全，容易给给毕业生造成不必要的困扰。二是档案保管不规范。大学毕业生人事档案在编目、排序等工作上，缺乏规范化设定；档案借阅登记工作履行不力，借阅规定、保密规定均未有明确规定；人事档案出现损毁后，不能进行及时修补；没有形成定期跟踪监测制度，即使制定了相应条款，也只是“落实在墙面上”，并未对实际工作切实发挥导向作用。此外，保管工作多头管理问题凸出，大学毕业生在校档案分散在多个机构部门，各部门标准并不统一，这对毕业生人事档案安全性十分不利，也给档案借阅工作造成很大不便。

摘要：自从我国在1997年实施大中专毕业生就业政策改革之后，政府包分配制度就产生了变化，传统就业方式已经不再是毕业生就业主要方式，学生就业形式因此而变得越发的灵活且多样，在这种情况下，毕业生岗位就业也呈现出了不稳定性，毕业生流动情况呈现出了逐年增加的趋势，进一步加大了大中专毕业生档案管理的难度。身处在这种新形势下大中专毕业生档案管理创新研究就迫在眉睫，而本文也是基于此进行了研究。

关键词：新形势；大中专毕业生；档案管理；创新

引言

随着我国大中专毕业生就业制度不断建立、发展与改革的进程，越来越多的大中专毕业生开始步入社会，特别是当前这个信息技术不断发展的时代背景下，就业方式呈现出多样化表现形式，毕业生档案管理工作因此而越发的困难。目前，大中专毕业生档案仍是学生接受教育的原始记录及凭证，是学生今后就业、职称评审、计算工龄和社会保险等多方面的参考依据。现结合我国大中专毕业生档案管理现状来看，还是远远无法满足新形势发展需求，学生档案资源未能得到充分利用。为了改善这一现象，笔者从大中专毕业生档案管理现状为切入点，有针对性提出具体问题，再基于此提出具体的创新建议，希望能够有效提升大中专毕业生档案管理服务水平。

一、新形势下大中专毕业生档案管理中存在的问题

1.档案管理制度有待完善。在大中专毕业生档案管理过程中，很多档案管理部门都是按照《干部人事档案材料收集归档规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等文件来进行管理，没有结合自身实际情况进行管理，也没有制定出具体的管理细则及制度，所以整个大中专毕业生档案管理工作质量也有待提升。具体而言，在工作过程中缺少制度指导与规范，在归档、查档、调档等环节上没有明确的管理制度，或者是管理制度没有及时更新，尤其是在计算机网络不断发展的环境下，更是容易出现丢档、信息失真、改档等情况。所以，只有建立严格的档案管理机制，才能更好地保障档案管理效果。2.档案整理不够规范。因大中专毕业生数量逐年增多，不同地区大部分毕业生人事档案自然也会随之转回生源地，当地人才交流机构接收到的毕业生档案数量也随之逐年批量增加。在这种大中专毕业生生源档案数量不断增加、档案管理工作人员不足、档案流动十分频繁等不利情况下，造成档案工作人员较为被动应付档案的归档、传递、查阅等一系列日常档案管理工作，档案管理部门只发挥出“保管员”的角色，对于接收到的毕业生档案进行存储时，也只是简单的按照其毕业学校、时间或者是接收时间的差异性来进行简单的编号登记，在档案整理、归纳及收集过程中还是初浅的。在这种档案管理不够规范的情况下，毕业生档案内容也因此出现了管理不够完善等情况，直接影响了大中专毕业生档案管理工作的严肃性，整个档案管理工作效率也因此大大降低，更无法为大中专毕业生提供优质服务保障。3.档案管理方式滞后。在信息技术时代背景下，档案管理工作也迫切需要进行信息化管理，相形见绌的是，一些大中专毕业生档案管理方式呆板，档案管理形式较为落后，依然还存在以手工操作为主，计算机操作为辅的情况，虽然大多数都在使用计算机进行录入管理，但是在进行实际档案管理时，也仅仅只是局限于将名字与毕业学校等较为基础的信息，直接输入微机中及查询档案编号，然后再由档案管理人员找出毕业生档案资料等情况。由此可见，计算机现代化管理功效尚未有效发挥，整个档案现代化管理效率与水平也相对滞后。4.企业对毕业生档案管理重视不够。在社会不断发展过程中，大多数国企都已经进入了改制，多数企业几乎都是私营企业、民营企业，企业在发展过程中都是企业自己说了算，他们在招录毕业生时，看重的都是学生的学历和专业，以及究竟能不能为企业带来经济效益，而对于毕业生档案问题大多重视程度不够，所以没有对毕业生档案进行及时的收集、归档与整理，只是在需要使用档案时，才由毕业生本人直接到人事部门进行档案查询。在这种情况下，学生在企业工作以及学习方面的存档工作自然也就不够完善，出现了较多的档案管理问题。5.毕业生本身对档案管理认知不足。现在很多大中专毕业生认为，毕业后只需毕业证到手，找到工作岗位即可，而对于人事档案或有或无都无所谓，用处并不大。在这种态度认知下，大中专毕业生档案工作常被忽视在所难免。还有部分毕业生在外地工作，没有及时将人事档案转出，对人事档案不管不问，在这种情况下，一旦需要使用本人人事档案时，毕业生自然也就无所适从。近年来，政审、调动、调资、职称晋升等工作都需要以学生人事档案作为依据，大中专毕业生档案管理尤为重要，更应引起全社会和大中专毕业生本人，对这种档案管理认知不足的情况有一个清醒认识，从根本上改变这种人才档案管理现状。

二、新形势下大中专毕业生档案管理创新举措和建议

近年来，潍坊市高校毕业生就业创业公共服务机构，始终贯彻以人民为中心的发展思想，坚持守正创新，与时俱进，在高校毕业生(指大学毕业离校前尚未落实就业单位而派遣回生源地的大学毕业生)档案管理服务方面做了一些有益探索，取得了一定的成绩，得到了上级有关部门的充分肯定和社会的广泛赞誉，具有较强的典型性和示范意义。

一、潍坊市高校毕业生档案管理服务工作总体情况

潍坊市的高校毕业生就业创业服务工作由潍坊市人力资源和社会保障局统筹负责，由其局属事业单位潍坊市公共就业和人才服务中心大中专毕业生服务科具体组织实施。大中专毕业生服务科现有工作人员16名，高校毕业生档案管理服务为该科室的一项重要职责，主要工作包括高校毕业生档案的接收、整理、入库、保管、转递以及查档、阅档、开具相关证明等。截至目前，大中专毕业生服务科档案数据库记录高校毕业生档案信息41.8万条，库存保管高校毕业生档案0.5万份。

二、潍坊市高校毕业生档案管理服务实践的三个阶段

纵观潍坊市高校毕业生档案管理服务工作，从档案管理服务便利化的维度考虑，大致可以划分为三个阶段。

（一）“单机版”阶段（2015年以前）

2015年以前潍坊市的高校毕业生档案管理服务相关工作多以人工为主，档案管理系统为基于VFP开发的“单机版”数据库，高校毕业生档案通过机要、专人送达等方式转递到到潍坊后，工作人员需手工拆封高校毕业生的档案，逐条将高校毕业生的毕业年度、毕业院校、姓名、生源地等信息录入数据库，档案查询方式也仅限于现场查询或电话查询的人工方式。由于潍坊市为山东省传统生源大市，年均接收高校毕业生档案3万份左右，加上高校寄送档案时间集中在每年的6月至9月，导致此时间段的高校毕业生档案接收、整理、数据录入等工作量巨大，有时出现档案积压未及时入库，毕业生查询不到档案的情况，引起少数高校毕业生和个别部门单位的不满，工作人员和高校毕业生就业服务机构压力很大。

一、民办高职院校毕业生档案的归属

民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

一、高校毕业生人事档案的重要性

（一）高校毕业生人事档案管理对国家发展的重要性。

国家竞争的本质在于人才的竞争，高校毕业生作为我国人才队伍中重要的组成部分，对于推动国家的发展以及综合国力的提升而言发挥着重要作用，在此过程中，高校毕业生人事档案由于能够对毕业生的专业、学历、品德、才干等作出反应，因此可以作为实施人才竞争战略工作中的重要依据。同时高校毕业生人事档案本身就是我国档案管理事业中不可或缺的内容，因此，做好高校毕业生人事档案管理工作，无论是对于我国人力资源的发展还是对于我国档案管理事业的发展都发挥着重要作用。另外，高校毕业生人事档案可以让国家对高校毕业生的学习经历、就业方向以及工作发展做出了解，这对于我国调整人才战略、教育计划以及促进就业率的提升等可以发挥出参考作用。

（二）高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性。

高校毕业生人事档案管理对社会用人单位的重要性体现在两个方面：一是能够让企业更好的对人才做出选拔与分配，并更好的实现人尽其能。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位可以了解高校毕业生的学历、在校表现、实习经历以及工作经历，同时能够了解学生的思想状况与道德素质，这些内容能够作为用人单位开展人才选拔时的依据并提供参考作用；二是能够让企业更好的掌握员工信息与状态，从而为企业人力资源管理工作提供依据。通过高校毕业生人事档案，社会用人单位能够在了解员工专业素质与综合素质的基础上为员工合理安排工作岗位，并为员工的考核与晋升提供必要依据。同时，根据高校毕业生人事档案所反映出的各类信息，社会用人单位可以针对岗位需求以及员工能力素质来合理安排员工培训，从而促进毕业生对自身工作的尽快融入以及职业能力的提升。

（三）高校毕业生人事档案管理对毕业生自身的重要性。

高校毕业生人事档案记录着毕业生的各类信息，并且也能够对毕业生综合素质做出反映。一是在毕业生求职过程中，毕业生的人事档案是社会企业事业单位人才招聘以及公务员考试录用等方面都需要做出考察的重要内容，在此过程中，毕业生人事档案发挥着依据作用；二是在毕业生参加工作后的职务晋升、职称评定、工龄计算以及保险缴纳等工作中，仍是档案都发挥着凭证作用；三是高校毕业生人事档案记录着高校毕业生的职务、待遇以及福利等情况，所以可以作为毕业生对自身合法权益做出维护的重要凭证；四是毕业生人事档案记录着毕业生在学习以及工作中的各项考核数据，以此为依据，毕业生可以更好的认识到自身的不足，并对自身素质做出有针对性的提升，从而推动自身事业的发展。

摘要：本文基于教育教学全过程质量管理理念，根据当前毕业论文指导环节教学档案归档和利用现状，提出了教学档案管理及利用的对策和措施，为发挥高校档案作用，促进教育教学质量的提高提供思路。

关键词：毕业论文；教学档案；归档管理；过程管理；服务流程

1引言

2018年8月，教育部《关于狠抓新时代全国高等学校本科教育工作会议精神落实的通知》，明确指出要坚持问题导向，切实提高毕业论文（设计）质量，加强对选题、开题、答辩等环节的全过程管理。毕业论文指导环节是运用书本知识和技能进行创新创作的过程，是独立意义上的承担科研项目或企业课题的起点，是应用型本科高校人才培养的最后和关键一步。[1]在毕业论文指导环节，以需求为导向强化教学档案的信息化管理和利用，能够提高毕业论文质量，进一步实现高校档案教书育人的价值和功能。

2目前高校毕业论文归档和利用现状

2.1非纸质化的分散状态

目前，毕业论文相关文档包括题目任务书、开题报告、论文、保证书、质量评价表以及答辩记录等已经不再是纸质版，而是采用电子版，因没有统一进行信息化归档管理而处于分散状态。从教师利用的角度看，论文题名的采用专家人工审核方法，不仅工作量大、效率低下，也不准确。从学生利用的角度看，归档不完整导致毕业论文低层次重复，难以在原有的基础上提高。

摘要：学生的个人档案与他们未来的职业发展有着密切关系，本文基于大学生就业服务，首先分析了高校学生档案管理的重要作用，并从档案管理内容不全、档案管理监管不严、档案管理方式传统三方面，总结出当前高校学生档案管理中存在的主要问题。进而分别通过加大宣传力度、提高学生档案就业意识，确定归档范围、全面体现学生综合素质，严格监控管理、保障档案信息的真实性，挖掘信息资源、实施档案的信息化管理等有效路径，提出了加强高校学生档案管理的具体策略。旨在能够提高学生档案管理的整个提水平，为大学生就业提供更优质的服务。

关键词：大学生就业服务；学生档案管理；问题及途径

当前，高校学生档案记录了学生从入学到毕业这一过程中的生活、学习、身体、思想、惩罚、实践等方面的具体情况。这些信息将直接影响着广大学生日后的就业情况，与他们个人职业生涯发展有着紧密关系。在当下激烈的就业形势下，急需加强高校学生档案管理，使其可以最大限度的发挥在大学生就业服务中的积极作用和能效。

一、大学生就业服务中高校学生档案管理的重要作用

1、能够有效提高大学生个人素养

高等教育的主要目标就是培养德智体美劳全面发展的专业人才。学生档案真实详细的记录了每位学生在校期间的学习、生活及实践情况，不仅能够体现出学生的成长过程，同时也能反映高校的培养过程，是国家及社会全方位了解、选择、招聘、考察人才的重要参考依据。档案管理对专业人才的培养和提高大学生综合素养及能力有着至关重要的作用。首先，高校教师通常格外重视运用学生档案对他们进行针对性的教育和培养。其次，健全的学生档案是毕业生就业过程中关键性的背景资料，每个渴望在就业双向选择中得到更多机会的毕业生，都会通过自身的不断努力让个人档案变得更加完善，竞争力更强。

2、能够有效增加大学生就业机会