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摘要：近几年来，我国生态文明建设发展进程加快，各级政府认识到改善环境、保护生态的重要性，从而提高了环境保护力度，园林绿化行业得到积极发展，因此，园林绿化档案管理工作也受到极大重视。园林绿化工程档案管理就是将园林绿化过程中形成的声像、文字等材料进行归纳和储存，是园林绿化工程竣工验收的前提，也能为园林绿化工程的维护、扩建、改建等提供重要依据。园林绿化档案管理作为一项基础工作，其管理的科学性、有效性、规范性直接影响着园林绿化工作的整体质量，是促进园林绿化事业发展的基础。园林绿化工程建设能够为城市居民提供舒适、安全、良好的居住环境，因此，为了提高园林绿化工程建设效果，就要做好园林绿化工程建设的档案管理，针对档案管理中存在的问题进行分析，制定合理的解决对策。目前，虽然园林绿化工程建设档案管理工作获得了一定的成果，但是依然存在很多的问题亟待解决。
关键词：园林绿化工程建设；档案管理；存在问题；解决对策
园林绿化工程档案管理对促进城市绿化工程的建设具有重要意义，有利于提高城市的宜居性。园林绿化工程档案具有系统性、专业性、动态性的特点，在宜居城市建设中发挥着经济、社会等方面的价值。随着生活水平的提高，人们对城市环境绿化水平也提出了更高的要求。在这样的社会背景下，园林绿化工程建设也受到广泛关注，在各个城市化建设中推广并应用。当前的园林绿化工程档案管理工作依然存在着管理制度不完善、管理人员专业水平不足、档案资料不完整等问题，不仅无法为后期绿化工程建设奠定基础，也无法提高园林绿化工程建设质量。只有针对园林绿化工程档案管理中存在的问题进行分析，才能保证园林绿化工程建设水平，为城市化发展提供助力。
一、园林绿化工程档案管理的应用价值
园林绿化工程档案作为园林绿化工程建设和发展中形成的产物，是对具有保存价值的文字、图片、声像等专业载体的记录。
1.有利于提高园林绿化工程的建设质量
园林绿化工程档案管理就是从本质上记录生态文明发展历程，提供有价值、可参考的园林绿化建设成果，致力于提高园林绿化建设质量。比如，在种植某种植物的时候，园林绿化部门可以从档案中了解该植物的特点、价值、生长环境要求等，并且也能对植物在园林绿化中应用现状有基本的掌握，为后期园林科研生产活动的开展奠定基础。
2.有利于提高园林绿化工程建设的经济效益
对园林绿化部门来说，不管是新建工程还是改建工程，都需要应用园林绿化工程档案。园林绿化工程建设的资金投入量较大，成本核算严格，参考现有的园林绿化工程建设成果可知，根据园林绿化种植条件、种植方案制定合理的改建或扩建方案，有效节约了资金。比如，某园林绿化扩建工程部门发现了以往同类工程的档案资料，对新建工程的建设发挥着指导意义，因此，在园林绿化工程档案管理部门的帮助下制定了合理的施工方案，节省了工程建设资金。由此可见，园林绿化工程档案管理工作对提高园林绿化工程的经济效益有重要意义。
二、园林绿化工程档案的特点
1.系统性
园林绿化工程档案是对园林绿化工程真实的记录，在工程建设阶段，如筹划、设计、施工、验收、维护等阶段都会产生大量的数据，这些数据联系紧密、环环相扣。例如，某园林绿化工程的筹划方向直接决定了工程的设计思路，设计思路也会影响后期的施工、验收、维护方案等，各个环节的数据和信息都对下一环节产生一定的影响。因此，档案管理的系统性决定了园林绿化工程档案能够真实地将城市建设的方向和过程记录下来。
2.专业性
各种园林绿化工程最终都是为了促进本地城市化建设，因此，需要制定符合城市发展的设计思路、发展理念以及技术标准。园林绿化工程从筹备、施工到维护阶段，每个环节都会涉及一些专业的知识和信息。园林绿化工程运行基础上形成的档案必须由具有专业园林知识的档案人员进行收集、保管和使用，也只有这样才能保证档案资料全面收集、整理具有逻辑性，提高档案的应用价值。
3.实效性
园林绿化工程的建设，最终产品不是钢筋水泥的公共设施，更多的是花草、树木、湖泊等，而这些产物处于不断变化过程中，因此，园林绿化工程档案管理要想保证记录的有效性、真实性，就要定期进行观测和研究，从而保证档案信息及时更新。因此，园林绿化工程档案作为一项实效性较强的工作，是由于其档案本身就具有特殊性，档案管理工作需要形成回看机制，无法一次性做到位。
4.动态性
园林绿化档案相比其他工程档案有很大不同，具有动态性的特点。这是由于园林绿化档案的形成无法一次性完成，是随着园林项目的推进，将产生的信息制作成档案，同时，园林项目档案随着工作需要被调取，从而也形成了新的档案内容需要进行完善，因此园林绿化工程档案具有极强的动态性，是一项复杂、艰巨的工作。
三、园林绿化工程建设档案管理存在的问题
1.缺乏完善的档案管理制度
在园林绿化工程实践中，很多单位依然采取传统的管理手段，由工作人员口头传达各种绿化工程资料信息，然后将其记录在园林绿化工程的档案中进行保存、整理、使用，没有针对档案工作内容制定合理的管理机制。一些单位虽然制定了管理制度，但是未能对其进行完善和优化，导致档案管理缺乏科学性、合理性，最终阻碍园林绿化工程档案管理工作的开展。并且，由于档案管理人员流动性较强，若是发生人事变动则管理标准也需要做出调整，导致档案管理效率受到阻碍。园林绿化建设单位未能制定档案保密制度，也未能明确规定档案保管的期限，导致档案管理中存在很多保存价值较低的资料，一些重要的资料容易发生丢失、遗漏。由于园林绿化工程涉及很多专业知识，若是无法对档案管理给予专业要求并且制定有效的管理制度，不仅会导致档案管理存在很多问题，也会导致档案管理效率降低，影响档案管理质量。
2.园林绿化工程档案管理人员综合素质较差
园林绿化工程档案管理工作中，通常都存在着档案管理人员素质较差的问题，绿化单位未能对档案管理人员进行专业的技术培训，因此很多档案管理人员对工程承包方式、合同签订等内容不够了解，也无法吃透档案管理制度，从而导致园林绿化工程档案管理工作非常混乱，甚至出现了档案管理人员身兼数职的情况，档案管理员无法全身心完成档案管理工作，导致档案管理工作仅是收集资料，未能对资料内容进行整理和分类，在查找的时候遇到很多困难。
3.园林绿化工程建设档案资料不够完整和规范
园林绿化工程建设档案的归档需要保留文件原件，不过，很多单位无法收集园林工程施工设计图纸、施工方案、施工技术等资料，导致工程建设的内容、深度、范围无法满足园林绿化工程建设的要求。同时，园林绿化工程建设档案的文件需要进行专业记录，要求笔迹、图样都清晰、完整，同时还需完整的盖章手续。不过在实际的园林绿化工程建设中，很多单位都忽略了这一问题。第一，未能严格按照要求执行，导致档案文件的书写不符合规定，从而导致园林工程资料缺乏规范性。第二，竣工资料、图纸资料存在缺失，从而导致园林工程档案资料不具有法律效应。第三，立卷未能按照统一标准进行细分和完善，归档使用的表格样式、规格不同，最终导致园林绿化工程档案资料混乱，缺乏逻辑性。
4.档案资料收集难度大
园林绿化工程涉及专业知识较多，很多都是多项组合而成的，只有协调好假山、水景、建筑等才能保证园林绿化工程建设质量，提高园林绿化工程的美观度。不过，由于园林绿化工程量较大，会在建设中产生很多文件资料，而工程较为分散且档案管理人员的管理意识不强，导致在收集资料的时候经常会出现遗漏的情况。
5.缺乏对档案管理的重视，未能制定有效的保障机制
园林绿化部门不重视档案管理工作，无法认识到档案管理工作在园林绿化工程建设中的重要性，仅仅认为档案管理是一项基础工作，从而无法对其投入更多的资金、精力，最终导致档案管理设施简陋，甚至没有一个专门的档案室，造成档案管理分散，档案资料的安全性无法保证的局面。并且，由于档案管理人员配备上出现问题，很多园林绿化部门未能配备专业的档案人员，一名人员身兼数职的情况比较普遍，导致档案管理的质量无法保证，档案资料也无法实现有效的管理和分类，档案资源无法发挥自身价值，得不到充分利用。一些单位就算配备了专门的档案管理员，但是并非专业人才，综合素质较差，无法满足新时期下对园林绿化工程档案管理工作的要求。
6.管理不规范，管理手段落后
园林绿化工程的复杂性一定程度上提高了园林绿化工程档案管理的难度，对档案的形成、管理都提出了更高的要求。由于园林绿化工程施工单位交叉、施工人员业务能力与责任意识有差异，导致施工中产生大量的文件重叠、混淆，甚至一些文件未履行审批手续就落实，档案资料形成不够规范，内容也不够完整。还有的园林绿化单位的档案信息化管理水平较差，依然采取传统的档案管理手段，档案数字化水平不高，无法实现资源共享，不利于档案资源管理效率和开发利用效率的提高。园林绿化档案无法形成层级分明、责任明确的管理体系，从而会严重影响园林绿化档案的质量和档案管理效率。
四、加强园林绿化工程建设档案管理水平的对策
1.改变管理意识，促进管理模式的创新
园林绿化部门需要提高对档案管理的重视度，积极创新档案管理模式，全面、准确地认识档案管理工作，了解档案管理在园林绿化工程建设中的价值，提高在园林绿化建设市场中的核心竞争力。在园林绿化建设的经营和管理中，不仅需要高水平、高标准完成相应指标，还需要加大资金投入力度，从而提高档案管理效果，为具有良好的竞争能力奠定基础。园林绿化档案管理部门需要积极转变自身的工作方式，从被动管理变为主动管理，从而更好地适应园林绿化工作的状态，加强与市政、规划、文保部门的合作，尤其是要深入一线施工现场进行档案管理工作指导，保证档案资料收集的完整性、准确性等。园林绿化工程施工阶段，设计人员和施工人员有很大的发展空间，设计调整会随时发生变化，因此，园林绿化部门要开展全面的追踪服务，从而保证工程施工档案管理的规范性和真实性。
2.加强全程监督，做好档案管理的整体把控
园林绿化档案的管理需要对归档过程进行整体管控和监督。文件材料收集贯穿在整个施工过程中，要保证档案的准确度和完整性，就要关注工程的进度，进行动态追踪。施工前，施工团队需要全面、精准地勘察施工现场，可能会发生设计方案的变化，绿化档案管理部门要积极参与，确定各个环节档案收集的重点。（1）施工准备阶段要收集施工许可证、开工报告等；（2）施工阶段需要准备土方登记单、标高复核记录、施工图纸和技术交底等；（3）竣工验收阶段要收集竣工报告、工程成本核算、验收产生的会议记录和文件等。档案管理部门要积极配合报关单位，将档案资料做好妥善分类与管理，保证档案资料能够发挥自身价值。
3.构建完善的管理制度以及良好的管理体系
为了保证档案管理团队工作的积极性，调动每个员工的潜力，发挥每个员工的才华，就要对园林绿化档案管理制度进行不断优化与完善。首先，构建良好的档案管理体系、档案管理理念，以对促进管理思维、管理功能的创新有积极影响。例如，项目档案材料形成、整理、归档等都要融入绿化工程的管理流程，并且要制定相应的管理机制，促进管理工作有序开展。其次，还要构建档案管理的保密机制，促进档案内容、档案整体的安全性，对园林绿化档案的入库、借阅、开发制度等也要进行规范。通过完善的管理制度，能够调动档案管理人员工作的积极性，营造一个良好的工作氛围。
4.加大投入力度，提高档案管理的现代化水平
园林绿化部门需要加大在档案管理方面的资金投入，购置先进的档案管理设备，促进档案管理工作现代化发展。首先，配备高性能打印机、扫描仪、计算机等设备，满足档案资源规范化管理要求，将信息技术与现阶段的档案管理措施结合起来，提高档案信息化管理水平，构建一个园林绿化档案的大数据共享平台，提高档案资料的利用率。其次，为了保证园林绿化档案管理工作稳定、有效、系统、全面开展，档案管理部门要顺应时代发展要求，对档案管理人员加强专业的教育和培训，从而构建一支业务精湛、综合素质高的人才队伍。
5.提高档案管理人员的综合素质
第一，档案管理人员需要对档案管理工作有全面的认知，认识到自身工作的重要性，能够严格按照管理制度进行工作，发挥自身岗位优势，有效提高档案管理的效率。第二，园林绿化单位要定期组织档案管理人员进行管理知识培训，针对管理制度、管理方法、园林绿化知识等进行继续教育，不仅有利于提高档案管理人员的专业能力，还能保证其准确进行档案资料的归档、整理、保管等。第三，要组织档案管理人员参加信息化培训，培训内容主要为档案管理信息系统、电子文件、软件操作、信息化管理理论知识等，提高档案管理人员使用现代化操作技术的能力。第四，档案管理人员要提高自学意识，在工作之余积极学习档案管理专业知识，掌握档案管理制度和园林绿化相关知识，提高操作计算机等设备的能力，成为一名专业的档案管理人才。
五、结语
园林绿化工程建设档案管理是一项系统、专业的工作，只有保证档案管理的科学性、规范性，才能有效提高档案管理工作水平，充分将档案管理工作的价值发挥出来，为园林绿化工程建设提供有价值的数据，促进园林绿化工程健康发展，对促进城市化发展和精神文明建设有重要意义。
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作者：曾庆静 单位：南宁市南湖公园