前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的企业档案管理信息化的建设3篇，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
档案能够见证企业的发展过程，帮助企业做出正确的决策，并且制定科学的发展目标，提供资源依据和参考，对企业的发展影响比较大。在企业管理工作中，必须关注到档案管理工作的重要性。档案管理工作在企业管理中占重要地位，已经成为企业经营管理的重要手段。档案是企业利益的凭证，可以全面反映出企业生产情况、经营效益与技术水平等。在信息技术快速发展过程中，为企业档案管理工作提供了新的发展契机。因此企业需要转变传统的档案管理模式，积极引进新的管理理念，不断优化档案管理思路和内容，凸显出档案服务的价值，以此实现企业的长久稳定发展目标。
一、信息化建设在企业档案管理中的优势作用
（一）提升档案信息管理的信息化。在经济快速发展背景下，相应强化了人们的档案意识，逐渐扩大了档案信息用户群，此时需要转变传统的档案信息管理方法，采用适宜的管理模式和方法。随着档案信息管理的现代化发展，对于管理人员的要求也在不断提升。由于缺乏现代技术人员，导致档案工作的管理效果不佳。通过档案管理的信息化建设，可以深入开发和利用档案信息资源，提升档案管理的实效性。
（二）提升信息应用的专业化。随着档案信息用户群体的增加，相应扩大了档案管理范围。档案管理类型也呈现出多样化特点，导致该项工作呈现出多种不同特性。档案信息所包含的资源失真度增加，存在大量虚假信息和冗余信息。信息化建设能够确保用户需求的专业化、个性化发展，不仅能够降低企业管理成本，还能够实现系统化管理操作，提升信息应用的专业性。
二、企业档案管理信息化建设存在的主要问题
（一）信息化管理意识不足。在档案管理信息化建设过程中，多数企业认为是档案管理方式的转变，没有认识到档案信息化管理的重要性。由于管理理念落后，致使档案信息化建设集中于电子化存储方面，没有建立专门的信息系统。在企业发展实践中，仅仅在办公自动化要求下应用档案管理信息化功能，实现网上办公和无纸化办公。但是此种管理与应用方式，只是转变了档案管理流程和成本，没有实现真正意义上的信息化建设。
（二）档案管理水平低下。在企业发展过程中，开始广泛应用信息技术。传统的档案管理模式和方法无法满足时代发展要求，也与企业现代化发展相背离。首先，在档案管理信息化建设期间，软件开发商没有深入分析企业的发展规律、个性需求和管理流程，从而导致软件开发缺乏针对性，没有深入考量和分析企业信息化建设需求。企业在应用软件开展信息化管理时，没有立足于自身实际情况进行二次开发，从而导致档案信息化管理系统无法发挥出优势作用。其次，企业所聘用的档案管理人员非专业人员，不具备专业的管理能力和水平。当管理人员素质能力较低时，将会影响档案管理工作的信息化建设，还会导致企业流失人力资源。
（三）档案管理的安全风险。企业生产经营与管理属于系统化工作，涉及较多复杂内容和细节问题。为了提升经营管理效率，必须充分发挥出基础资料的作用，并且合理应用资料信息，全面提升档案信息的存储价值。由于档案信息所涉及的内容比较多，需要将所有资料信息存储到档案库中，需要占用较多的存储空间，相应增加查阅难度和复杂度。所以，企业档案管理部门在开展具体管理工作时，主要是基于现有生产技术、工作内容，对档案资料进行收集和保管。对于不重要的基础资料，则由相关部门进行存储；但是，由于相关部门缺乏专业能力与技术，且人员流动性比较大，极易导致档案资料流失，极易影响企业的发展。在信息化发展背景下，档案安全管理所面临的风险比较大，如果没有做好相关安全防护，将会加大信息泄露风险。
（四）信息管理规划不清晰。企业档案管理工作直接影响企业的发展，需要长时间管理与应用，所以必须注重信息化建设工作规划。未做好前期规划工作，将会极大影响档案管理工作的针对性，降低管理效率和质量。当管理人员缺乏责任意识时，也会影响信息化建设工作的发展，不仅浪费人员精力，还会导致档案管理效果不佳。
（五）档案信息化建设成本高。为了提升企业档案管理信息化水平，需要采购计算机设备、引进专业档案人才、开发和建立信息管理系统。同时，对现有纸质版档案材料进行数字化处理，建立不同格式的电子档案，建立档案信息数据库。在信息化建设过程中，会消耗大量人力资源、时间成本和资金成本。对于生产规模比较小的企业来说，档案信息化建设成本非常大。
三、企业档案管理信息化建设对策
（一）提升档案管理信息化建设的重视程度。为了实现档案管理信息化建设，应当不断提升领导者和管理人员的思想认识，使其认识到档案管理工作的重要性。从企业领导层和管理层入手，提升对各级部门管理人员重要性的认知。因此，企业必须注重宣传和强调档案信息化管理，通过专业培训与教育活动，确保领导者和管理人员学习档案信息化管理知识，并且将档案管理信息化建设作为企业生产经营的主要内容，纳入企业发展规划中。同时，注重人力、物力和财力的投入，以此确保管理信息化建设的实效性。另外，在大数据时代背景下，企业领导者和管理人员制定合理有效的档案管理制度，全面提升档案信息的有效利用率。采用大数据处理技术，分析和研究企业人事结构、项目业绩、生产经营状况，为企业决策经营提供重要依据，全面提升企业的经济效益。
（二）建立和完善档案信息化管理制度。在档案信息化建设过程中，完善的制度是基础性保障。立足于档案资源的数字化建设，形成电子档案资源。同时注重存储和开发应用，不断加大基础设施建设力度，维护信息管理的安全性。为了实现以上管理目标，必须遵循相关标准规范和机制制度。对于企业来说，应当全面分析档案管理信息化建设问题，注重落实和执行各项制度机制。其一，企业应当建立档案信息管理制度，明确划分各级人员的档案管理职责，通过制度化方式不断强化档案管理责任。同时，在档案信息化管理工作中，制定科学合理的考核制度和激励制度，这样能够有效约束和规范信息化工作的开展，充分调动档案管理人员的积极性，不断提升信息化水平。其二，企业还应当将档案信息化制度落实到各个部门，提升制度落实与执行的监管力度，以此确保管理职责的落实效果，通过制度方式提升档案信息管理的信息化水平。为了提升企业的信息化水平，在优化升级过程中，立足于国家标准和行业规范，不断优化档案信息化规划与指导，确定合理有效的管理政策和管理体系。
（三）建设档案信息管理系统。企业应当促进纸质版档案数字化改造，采用统计学方法进行分类整理。企业开发满足自身发展的档案信息管理系统，采用先进技术手段，使信息管理系统可以融入企业业务系统中，有效管理和控制档案收集工作，以此提升档案数据收集的及时性与完整性。全面应用云计算技术，分类处理档案数据。在档案管理过程中，采用动态管理和横纵分析法。沿着时间轴线，对档案数据进行纵向对比，联合其他部门进行比对，整理和归纳数据信息，全面提升档案数据的准确性。在建设信息管理系统时，应当注意以下几点：第一，在录入档案信息时，应当确保信息的详尽性和完整性。第二，派遣专业的档案管理人员实时更新数据，检修和维护档案信息管理系统，全面确保数据信息的真实性。第三，应用大数据技术，快速删除和整理数据信息，以此确保信息数据的实效性。
（四）注重建设企业网络系统，强化档案信息化安全管理。在网络建设完善过程中，注重优化企业档案管理信息系统，引入专业管理人才和设备，不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术，大力建设档案信息化平台，从根本上提升档案管理效益。在企业档案管理信息化建设过程中，必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率，必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求，基于信息安全要求和分析进行分类，确定不同等级的安全保护要求和标准，科学评估信息管理系统的安全性。此外，企业还需要建立档案安全管理机制，实现常态化安全管理，对安全管理操作流程和程序进行规范，充分发挥出安全管理机制在档案管理中的作用。企业还应当引进安全管理设施，设置保密功能和安全查阅权限，联合网络安全建设硬件系统，全面确保档案管理的完整性和安全性。
（五）注重档案信息化人才建设。现阶段，在档案信息建设过程中，人力资源会对建设效果造成直接影响。企业应当立足于信息化建设角度，注重引进信息化人才。采用优越条件吸引专业的档案管理人员。企业还可以与高校建立合作关系，按照信息化管理建设需求，制定相应的人才培养策略，全面提升档案管理信息化水平，给予相应的人力资源支持。企业还应当建立信息化人才管理平台，注重引导信息化人才，发挥出自身价值作用，为企业档案信息管理贡献应有的价值。
四、结语
综上所述，在现代科技快速发展过程中，应当充分发挥出信息技术的作用和价值。在企业档案管理工作中，信息化建设已经成为必然发展趋势。所以，提升档案信息管理的信息化水平，已经成为企业提升档案管理效率的重要手段。通过分析企业档案管理信息化建设存在的问题，并且通过提升档案管理信息化建设的重视程度，建立和完善档案信息化管理制度，不断强化档案信息化安全管理力度，处理现存问题，从根本上提升档案管理水平，实现企业信息化发展目标。
作者:余岚 单位:福州市规划设计研究院
企业档案管理信息化篇2
企业档案管理信息化建设工作就是指在企业的档案管理活动中，敬爱那个企业信息化作为档案管理工作的核心，利用各种技术化手段提高企业的档案管理水平，逐步将档案管理模式从实体档案管理方式向数字化、信息化管理模式方向转变。同时，通过在企业内部建立局域网，形成网络环境下档案信息的综合化管理系统，实现将档案收集、整理、保管与应用于一体的管理系统，最终达到提高档案管理水平，促进档案应用效率提高，为用户提供更方便、快捷的档案信息服务的目的。与传统的档案管理模式相比，档案信息化管理具有明显的优势，能够更好的适应现代企业对档案管理的要求。
一、企业传统档案管理存在的不足
（一）企业基础资料流失风险
随着现代企业经营管理活动日趋复杂，细节管理与过程管理工作成为了满足现代企业经营管理的必要条件。同时，在整个经营管理活动中还会产生大量的基础性与过程性资料，而且其将会在企业经营管理过程中重复使用，具有十分重要的保存价值。但是，因为其整体数量较大，将其纳入到企业档案库中进行集中保管时不但会占用大量的仓储空间，而且查阅不够方便，其不能满足企业应用的现实要求。因此，在企业档案管理工作中一般只是针对相对重要的资料以及具有较高重要作用的基础性与过程性资料进行管理。而对重要性相对较低的资料，通常只是由企业各部门以及具体项目经办人自行进行保管。同时，由于企业不同部门的资料保管人员在档案管理能力以及管理手段等方面参差不齐，加之现代企业管理人员的流动性较强，随着时间的推移，这些基础性资料将面临着流失的风险，这将对企业的长期经营发展造成不利影响。
（二）传统档案管理不能适应信息化
发展需要随着信息技术在企业经营管理中的广泛应用，传统的档案管理方式与所采用的技术手段已经不能很好的适应企业现代化发展需要。尤其是在办公自动化应用趋势的加快，企业所产生的数字档案资料正义惊人的速度增长。很多大型企业内部已经逐步实现使用电子邮件在企业内部传递的联系方式。基于此，企业档案信息化建设工作成为了档案管理工作的主要环节。
二、企业档案管理潜在的信息化要求
（一）现代企业市场开发信息需求
现代企业市场开发工作中对企业竞争力的控制不仅仅在于对企业整体质量的控制方面，而且还体现在提高企业市场竞争能力的有效性方面。所以，强化企业对技术竞争的优势作用，提高企业进入、占领市场的速度，同时获得市场信息调控权利，为企业市场开拓提供强有力的基础支撑。
（二）企业发展政策信息需求
企业发展过程中，不但需要结合国家发展的基本国情以及国家整体发展趋势，同时还要重视国家政策以及国家资金调控对企业在整体技术创新方面的约束，把握好企业技术创新的各个环节。而只有企业具备与发展政策信息化同步时，才能实时掌握企业政策信息，为企业的发展提供内部动力。
（三）企业档案管理的技术信息
在企业档案管理的信息化建设过程中，为了防止信息闭塞对企业整体发展造成的不利影响，同时调整企业档案管理工作中的一些重复性建设工作，并避免在档案管理技术创新过程中出现的失败，必须为上述工作提供信息化支持。只有在相关人员掌握了信息化技术之后，才能对企业的前景控制起到一定的提高，这样才能从本质上提高企业档案管理的创新质量。
（四）潜在的人才信息
现代企业经济和技术方面的竞争从根本上讲是人才的竞争，是能够在企业内部经营管理过程中发挥作用的人才的数量和质量。在档案管理信息化建设工作中，不但要强化档案管理信息化建设的技术性人才培养，而且还要对各类人才的信息档案进行基本控制。所以，在现代企业信息化人才建设过程中，人才档案的信息化管理成为了企业人才资源建设的基础性工作。综上所述，在企业的档案管理信息化建设工作中，企业的档案管理工作不但需要对企业整体的技术性设施进行信息化管理，而且还要针对档案管理工作中的信息资源开发、传播进行合理控制。这样才能在资源建设过程中最大程度的给企业的发展提供精确、超前的信息资料。通过调控的方式提升企业档案管理的信息化水平。
三、企业档案管理信息化的建设策略
（一）符合企业档案信息化建设发展的基本方向
企业不同阶段所产生的档案资料都有可能成为信息检索者所关心的资料内容，因此在档案管理工作中必须对所有这些不同阶段、不同形式的档案资料进行整理，同时价值更高的综合档案信息。为了确保档案信息具有一定的政治性和系统性，必须对档案信息进行精选，只有这样才能为用户提供更加完善的服务。随着信息技术的快速发展，现代企业的档案的生成方式发生了对应的变化，例如，可以在计算机、通讯过程中进行文件起草、签发、管理以及归档等工作。因此，对应的档案管理机制也必须与之相对应。在档案管理现代化建设工作中建立起满足多种机读形式的档案管理体系。
（二）创新企业档案管理手段
现代企业的档案管理工作必须要朝着新技术的应用以及多手段的档案管理方向发展，而且这还是提高档案管理工作水平及档案管理效率的有效方式。在管理过程中，档案管理部门必须坚持档案的信息化发展方向，通过利用多种信息技术及手段，逐步拓展信息化发展建设的宽度和广度，积极探索出信息化条件下档案管理的新方法。例如，在档案管理过程中不仅仅只是通过将传统纸质档案数字化处理的方式，而且还必须将电子信息交流过程中产生的信息档案化，增强档案管理的深度。
（三）整合信息档案网络，实现资源共享
企业的传统档案管理工作中因为缺乏合理有效的信息沟通，这主要是因为部门之间的割裂导致的。因此，在档案信息化建设工作中，首先要建立起具有统一著录格式与编排方式的当那管理体系，在各个档案部门之间通过规章制度的方式建立其统一的档案管理方式。同时，还要实现企业内部信息资源的共享，让更多的信息利用者能够获得数量更多、范围更广的档案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企业档案信息，在服务企业成员的同时，间接的推动了企业的发展。
（四）面向社会，完善档案信息服务体系
知识经济时代，信息化是现代企业档案管理工作的发展方向。因此，企业档案管理部门要善于通过捕捉极具时效性的信息以得到进入市场的机会。这时，主动提供企业中的部分信息为社会利用，不但可以提高企业的市场影响力，而且可以通过获取社会信息使用反馈，逐步完善企业档案信息服务体系，为建设更加完善的信息服务提供基础。
（五）加强电子档案管理
在电子档案的接受、保管、利用过程中，不但要采用合适的技术方法，而且要制定针对电子档案的管理办法，提高电子档案管理的针对性。同时，要强化对电子文件信息的归档管理，确保企业档案的信息化管理水平。以档案管理的基本要求为基础，对不同类型载体的档案进行数字化处理，尤其加强对企业内部的电子文件著录、鉴定、累积与归档工作，确保所生成的电子文件资料完整、真实、有效。
作者:冀孟玲 单位:神华神东煤炭集团公司档案室
企业档案管理信息化篇3
1前言
传统档案管理模式已跟不上时代的步伐，既耗时耗力，又浪费资源。企业档案管理应打破其固有模式，向数字化、信息化迈进。做好档案信息化建设，可为企业提高整体管理水平、促进企业可持续发展提供有力支撑。
2企业档案信息化的基本问题探讨
2.1企业档案管理信息化建设的意义
企业在生产与经营中，离不开档案信息管理工作，档案管理是企业管理的重要组成部分。企业档案记录了企业生产经营、历史文化及职工个人情况等诸多信息。做好企业档案管理工作，对一个企业来说具有非常重要的意义，其具体表现在三个方面，其一，可以通过改善档案管理工作，使原来的封闭模式逐渐走向开放，让企业能够为社会提供更加便捷的服务，促进社会的发展。其二，通过快速反应、正确决策以及不断吸取企业发展的经验教训，进行优化管理，让企业能够在发展当中及时采取更有效的管理方式。其三，档案管理还能够为企业的进步搭建平台，保证各项工作内容以及相关实施情况都有比较真实的记载，既提高了信息的保存质量，又为企业发展规划提供了便利。
2.2企业档案管理信息化建设中存在的缺陷
企业档案信息化建设当中依然存在许多缺陷，第一，在标准化上做的努力不够。对于一些企业来说，还没有建成一个严密的、标准化的信息系统，因而对数据处理的能力有限。第二，在管理意识上存在缺陷。企业缺乏对档案管理信息化的重视，往往对档案管理部门采取“放养”的方式，管理工作缺乏科学性、严密性。第三，信息的载体形式呈现多样化。无法对一些信息载体精准记载，造成数据丢失。第四，信息系统的安全问题还未能妥善解决。一些企业的系统仍然存在一些漏洞，使得不法分子通过漏洞对系统进行损坏。第五，信息资源开发和共享的程度不高，具体表现为企业对于信息的处理方式比较单一，资料的保存也比较单一。
2.3实施企业档案信息化管理的必要性
传统的利用单一性手写的原始档案收集方法，在信息爆炸时代，已不能满足现代企业对于档案管理的需求，如仍采用原来的档案管理方式，很难及时处理大量涌入的信息流，且容易造成无法完成工作的尴尬局面，导致工作人员的工作量巨大，形成强度高、效率低的工作模式，不利于该行业的健康发展，因此，企业必须要建设档案信息化管理的模式。档案管理的信息化，符合档案管理向现代化发展的要求。各行各业的档案管理工作，都在由传统模式向数字化方向发展或延伸。足够的档案信息能够为企业的人事、技术、法律等方面提供优良的信息基础，同时间接改变和提升企业的管理能力，使企业形成良性发展趋势。
3企业档案信息化管理的建设途径
3.1统筹规划，夯实基础，加快软、硬件设施配置
统筹规划，就是各个部门各尽其责，“打出”一套漂亮的配合牌，不仅员工配合要默契，领导层也要发挥主导作用。夯实基础，就是要全力做好基础工作，不论是在档案的收集还是整理、保管方面，相关人员在工作上都要严细认真，把握好每一个细节。与此同时，还要提高软、硬实力，即做好人员素质的提升及配件设施的建设。企业应对档案信息化加大财力投入，同时档案管理部门也应从自身做起，努力争取更高的经费支持，运营好信息化档案，做好技术整理、技术维护工作。
3.2努力向标准化数据资料采集制度迈进
档案管理工作涵盖的内容比较多，也比较繁杂，管理制度上的不严密、不标准，往往会造成一些重要文件的丢失，致使企业遭受不应有的损失。因此，相关人员要标准化、规范化地做好数据采集以及保管工作，确保企业在需要一些相关文件资料的时候，能够及时准确地予以提供，同时确保档案管理人员能够及时有效地发现已经有损坏或者不符合要求的文件，并将这些文件及时更换。标准化工作除了要按国家相关法规、规定进行运作外，还应根据企业自身实际情况，充分利用自身资源，结合国内外信息管理方式制定出适用于企业自身的档案管理标准。此外，还要随着企业的发展以及社会的变化，及时作出修改，制定标准化不意味着现有标准就是绝对的标准，一方面要保证档案信息的真实有效，另一方面还要加强技术革新、制度革新，及时汲取新的经验，适时更新标准化工作流程。
3.3档案信息的安全完整性应得到保障
安全性对于现代信息化的档案管理方式来说尤为重要。安全性包括软件自身的安全、使档案成为信息安全传播两个方面。在这两个方面中，首先，应该做到制度上的落实，即保证安全管理的相关制度能够在建设工作中得到实际、严格的执行。对于一些比较大型的企业来说，封闭式的网络管理模式是有必要在信息化建设中首先做到的一点，因为封闭式的网络特性能够保证档案存储的安全性。其次，还要在网络上加以一定的病毒防护软件，以便能够及时发现危险的漏洞和破坏。再次，因为档案是流动的，所以还要对档案进行相关的保护，以避免在交流共享中或者在提取运行时遭到损坏、丢失。应该对不同种类的文件资料设立相应的安全等级，依级别采用不同的保护方式，这样做既能保证信息安全运用和保存，又能有效地防范授权者的违规操作行为。对一些老旧的数据库需及时进行维护和更新，并相应做好备份，以保证档案管理信息化工作的连贯性。
4结束语
档案管理工作逐渐向信息化、数字化转变，已是现代企业适应社会发展的一个必然趋势，也是企业可持续发展的需要。目前来看，有些企业仍不够真正重视档案管理信息化建设工作，既没有足够的资金支持，也未促进相关管理人员专业技能进行相应的提高，维持现状的现象尤为普遍。企业出于长远发展的考虑，应该对档案管理信息化建设予以高度重视，加大建设力度，使其能够更便捷地为企业发展服务，最终提高企业的整体管理水平。
参考文献
[1]董建峰.转变和更新观念，强化档案信息化管理建设[J].信息记录材料，2018（04）.
[2]刘德松.大数据时代档案信息化管理工作的思考[J].管理观察，2018（08）.
作者:沈珺 单位:大庆油田有限责任公司第二采油厂作业大队
