前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的企业档案信息化建设探讨3篇，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
1如何理解企业档案管理的信息化建设
企业的档案管理信息化建设是以计算机技术为基础，将企业的档案进行整理和规划，将资源的保管模式逐渐转变成档案的实体信息化管理，从而实现企业档案管理的数字化、全球化和网络化。企业档案管理的一大特色就是全面的服务，而它的发展方向就是将企业与国际接轨，实现企业的专业化和合作化。
2在新形势下企业档案管理信息化的实现过程
2．1传统档案管理观念逐步转变成档案管理信息化建设
在我国现代化建设过程中，企业管理的一些传统观念要适当地做出调整，我们依据当前的发展趋势，总结出以下有利于企业发展的方向。第一，要彻底提高企业工作人员对资源管理信息化的认识，深刻理解当前档案管理的发展方向和趋势，这样我们才能更好地为社会提供高质量的档案服务；第二，要引起企业的管理者对档案管理信息化的高度关注，我们可以加大宣传力度，宣传的方式有很多，例如：网络、电视、开展讲座等，这样做的目的就是让信息化深入人心，为以后工作的开展奠定坚实的基础。第三，在管理者接受信息化的同时也要提高服务和管理的效率，加快档案信息化的建设管理，使企业的领导充分认识到信息化的重要性，为企业的发展和生产提供高品质的档案服务。
2．2确定企业档案管理的发展目标
在我们明确档案管理信息化建设理念后就要确定企业档案管理的发展方向和目标。每个企业有了自己的发展目标就相当于为企业注入了新的活力，这也是企业进步的阶梯。总体来说，实现企业信息化是为了提高企业的档案管理水平和服务效率。同时，为实现企业稳定发展就必须坚持以下几个原则：真实与效益并存原则、管理与建设并存原则，以可持续性全面发展作为我们的发展基础，不断的探索和进步才是企业茁壮成长的金标准。而另一方面，要想加快企业的档案管理信息化建设，要对各个部门严格管理、明确分工。而且可以制定一些约束工作人员的规章制度，加大对他们的考核力度，督促员工认真工作，提高档案管理的服务效率。
2．3提高企业管理技术水平
企业档案管理实现信息化需要有一定的技术水平，这也是企业发展进入科学化和现代化阶段的体现。企业的信息系统要不断完善和维护，计算机、数据库等要始终保持更新的状态，同时也要采购新型的信息化服务设备，保证企业正常运转。此外，企业的信息资源是其发展的基础，所以我们要完善数据库，保证信息资源的准确性和有效性。
2．4提高企业管理的安全性
企业的发展固然重要，但是企业的信息安全也是不可忽略的。企业要根据自身的安全需要和可能存在的风险将企业的信息资源进行严格的级别分类，同时对每个级别要有一定的安全要求，保证信息资源不会外泄。更加重要的是要对档案信息进行风险评估，如果发现问题就可以及时进行修正。要想使企业正常的工作和运转，就需要降低信息资源的错误率，而冗余系统法就可以很好地解决这个问题。最后就是要提高企业管理的安全性，使用余度配置法，为每个级别配置相应的余度，确保企业有条不紊地开展工作。
2．5高素质的档案管理人才的加入
每一个企业的发展都离不开高素质的信息化管理人才，他们的加入为企业管理提供了智力上的支持，所以说他们为企业做出的贡献是不可估量的。与此同时，企业需要做的就是加大对管理人员的技术培训，树立档案信息化管理的理念，只有将这些理念深入人心使工作人员意识到学习管理技术的重要性，他们才会对其产生浓厚的兴趣。企业也要不断地引入新的管理方法和模式，重点培养复合式人才，注重人才的选拔，为企业的管理体系增添新的活力。
2．6制定相关的管理规定
档案管理信息化是一种全新的企业档案管理模式，它也需要完善的管理规定作为自己坚实的后盾和前进的动力。在企业管理过程中，提高制度效力就是要体现出它的凭证价值。企业所制定的相关制度体现在很多方面，包括电子信息的形成、信息的保障和使用、信息的安全性等。按照怎样的标准去制定相关的制度规定是需要我们深思熟虑的问题，但总的一点就是要使企业的每个级别都受到制度的保护。这样企业才能不断发展和壮大。
3总结
伴随着社会经济的不断发展，我国的科学技术水平也在不断地提升，在目前的新形势下企业档案管理实现信息化对我国的企业改革和与国际接轨都具有重大意义。要想彻底实现信息化，我们必须摒弃落后的传统管理方式，将计算机技术融入到企业的档案管理中，对企业的资源和信息进行统一的管理和整合。除此之外，我们也要提升工作人员的管理能力。这样才能实现企业档案管理的现代化、科学化，从而提高企业发展的速度和处理信息的效率，提升企业精细化管理水平。
作者:铁利 单位:中国石油长城钻探有限公司测井公司
企业档案信息化建设篇2
1信息化建设的基本内容
1.1基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输交换和资源共享的必要手段。档案信息网络是一个资源性网络、广域性网络、开放性网络。它是在网络环境下的档案业务的重新设计，是档案技术与档案业务模式的有机结合。它应具有网上信息服务、网上文档管理、档案行政管理、网上档案宣传、网上档案教育等功能。档案网建设的基本任务包括：
1.1.1硬件环境建设。包括档案馆局域网建设、档案网站的建设等。局域网的建设应根据企业的实际情况选择合适的网络拓扑结构（星型结构、总线结构、环形结构、网状结构），对等网络与基于服务器。档案网站是在档案馆（室）相互联系的公共服务的网络上建立的站点，以主页方式提供相关信息和相关服务（WEB服务）构成公共服务网络的一个结点。它应是集宣传、中介、服务、对话交流五个窗口功能为一体的开放性对外平台。档案网站内容包括五个方面：（1）档案馆（室）职能信息，包括档案馆（室）及其管理机构的基本职能、部门设置、主要领导、岗位职责、联系途径等；（2）档案馆（室）资源信息、库藏全宗名册、系列案卷目录、特种馆藏目录、专题目录索引等介绍性信息和检索性信息；（3）档案利用、服务信息；（4）档案工作信息；（5）相关资源信息。以我公司目前的情况，档案室网站建设也可以从五个方面来考虑：（1）档案室的职能信息。在这一板块可以介绍档案室的基本职能以及需要协助的相关部门的相应责任、主要负责人及其职责、联系方式、值班安排情况等，这样有利用明确分工，落实责任；（2）档案室的资源信息。可以设置馆藏系列案卷目录。如产品类案卷目录、设备仪器类案卷目录、基建案卷目录等。此外还可以设置专题目录索引，以方便专门项目方面资料的查询与利用，如岭澳二期项目；（3）档案利用、服务信息，可以设置用户问答界面，根据用户的需求，提供有针对性的服务，如资料的借阅。利用者可以在网上提出借阅申请，在通过计算机权限审核或身份认证后，就可以在网上直接查阅资料了；（4）档案工作信息。在这一板块，一部分可以介绍目前档案工作的概况、重点，必要的话还可以开辟评论区，以便交流经验，改进工作。一部分还可以介绍一些在档案工作方面的标准规范和制度（国家的、行业的、公司的）；（5）相关信息资源，可以公布最近公司以及集团公司的档案管理动态，还可以涉及最近国内外的先进管理理念、手段、软件等。
1.1.2信息资源建设。能作为在档案信息网络上使用的资源是NIR，是电子化的档案信息。要及时、适时地对公司日常运行中形成的纸质文件、电子文件进行收集、整理、鉴定、管理、归档。工作人员要明确分工，确定责任。各部门形成的电子文件必须按时上报，由专人管理，按年度、部门、类别由专用微机存储。避免了电子文件的丢失，保证了年度电子文件的完整性。
1.2应用系统建设
在这里主要指的是标准化的档案管理软件。所谓标准化的档案管理软件是指符合国家档案管理标准规范的，适用于政府机关，企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，如OA、MIS、GIS和电子文件管理系统（ERKS）信息系统（IS）文件管理系统（DMS）档案计算机管理系统（ACAMS）等。它应具备以下四种功能：
1.2.1实现有快速检索和查找功能的数据库系统。要对档案信息进行快速检索和查找就要建立合理灵活的数据库管理系统。企业档案信息化建设就相当于将纸质的资料在电脑中进行备份，这样就可以有序地将企业档案分门别类地归纳好。在建立起企业档案目录数据库之后，要检索和查找所需资料就可以直接输入关键词，以此来得到自己需要的档案资料。并且企业档案数据库管理系统还可以直接进行修改或者删除，因此也能加快企业档案的更新。
1.2.2文件档案管理一体化。如果企业的档案管理与建设还是和之前传统的方式一样，那么相比于企业档案信息化建设就需要更多的人力。但是如果企业档案建设和管理可以实现一体化，那么工作流程将减少一些不必要的麻烦，比如文书部门的文件可以通过计算机的辅助实现归档，工作人员可以在网上接收整理，企业档案从电子文件形式到电子归档都只需要工作人员运用计算机进行操作。由此可见企业档案的管理就实现了前端控制，操作过程也更加简单。
1.2.3档案的保存功能。企业档案信息化建设与管理有助于保存企业信息，并且更易于工作人员将文字信息转化成不同形式的资料，如Excel、不同形式的图片文件等。如果档案部门将档案信息储存到计算机中，企业的工作人员就可以通过服务器上的身份认证，在企业内部对档案信息进行查询，这样在一定程度上有利于工作人员提高工作效率。
1.2.4企业档案信息的记录功能。为了避免企业档案的泄露所造成的麻烦，对档案进行信息化的建设和管理可以有效地对查阅和检索档案的时间、内容进行严格的记录。档案业务管理的自动化，可以对企业档案进行实时监控和管理，同时也有助于工作人员对档案进行进基本的情况统计，并且这种统计方式更加简单精准，使档案管理更加规范化、科学化。
1.3标准规范建设
标准规范建设是档案信息化建设的一项重要的工作，要将公司内部的信息资源有序、协调组织，通过网络系统实现共享，关键在于标准建设。要遵循国家标准，《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》，结合其行业的管理标准和特点，加快制定切实可行的档案信息化相关规范、制度、标准，明确电子档案信息的归档标准，规范档案信息收集、整理、存储传送和发布程序，真正做到步步有章可循、件件标准规范，保证档案信息的真实性、完整性、安全性。标准规范建设应该是公司档案信息化建设之初工作的一个重点。目前，标准规范体系还未建立，现有的国家相关标准、行业标准并不能全面指导档案工作的进行，公司的相关文件制度还不够完善，大大降低了档案工作的效率以及服务的质量。
1.4人才队伍建设
企业中档案管理的工作好像在企业建设中并没有受到社会各界的广泛关注，尤其是在信息化建设没有正式实行之前。但是如今的社会科技发展迅速，要使信息化技术真正走进企业档案的建设和管理，就应该大力建设人才队伍。目前，一些企业对档案管理的工作人员都要求其具备运用计算机解决档案管理工作中的问题，但是我国大型企业和中小型企业之间对档案信息化建设和管理中还是存在较大的差距，这使得市场对企业档案管理人员有更加迫切的需要。人才队伍的建设应该从各个方面着手，比如加大培训力度、提高人员素质和业务水平等。
2信息化建设应注意的问题
随着社会科技的快速发展和企业市场的需求，我国企业信息化建设与管理已经逐渐走上正轨，但是与一些发达国家相比，我国的档案信息化建设还是稍显落后，并且在管理方面还是存在一些问题，我们可以从以下方面来分析：
2.1政府企业领导对档案信息化建设和管理认识不到位
一些企业领导忽视档案信息化建设和管理的重要性是因为他们认为信息化的管理并不会为企业带来经济效益，这样的思想观念使得他们不会对档案信息化管理人才给予太多的关注，由此就会导致人才的供求不平衡。
2.2企业档案信息化管理缺乏保密意识
如上文所说，企业档案信息化建设与管理使得工作人员对档案的查找更加便捷，但是由于计算机并不能保证档案信息的完全安全，因为计算机是联网设备，企业的档案信息很有可能会被窃取，所以企业一定要加强对档案管理的保密意识与计算机的安全保障系统。
2.3企业档案信息化管理的工作人员缺少专业性
档案信息化管理的工作人员并不是只要会用基本的计算机操作将档案进行整理和归纳就可以了，而是需要通过专业的培训，使他们有能力发现档案管理中存在的问题并且能够提出相应的解决措施，这也正说明企业档案信息化建设与管理需要的是高素质、专业的复合型人才。
2.4档案信息化管理的设备不够完善
因为在我国的企业档案信息化建设与管理中还是存在很多的不足，其中计算机等设备作为信息化管理中最重要的组成部分，在现实中企业对这些设备的利用还不够完善。这些基础条件差，就会导致信息化管理在企业的建设与发展中不能发挥其最大的功能，这样虽然对企业档案实行了信息化管理，但是它对企业真正的效益就会大大降低。所以计算机等设备作为企业档案信息化管理的前期投资，必须得到企业的高度重视。
3结语
随着公司的日益发展以及现代化管理的迫切需要，档案信息化管理显得越来越重要。基础设施建设、标准规范建设、应用系统建设、人才队伍建设应该在信息化系统建立之前就予以全面、客观的考虑，这样才能在系统运行中避免和减少失误，即使出现问题，也有相应的措施及时、有效地解决，全面提高档案工作效率以及服务质量，为公司日常工作的开展以及战略性发展做出应有的贡献。
作者:丁兰兰 单位:东方电气（广州）重型机器有限公司
企业档案信息化建设篇3
当前我国许多企业对档案管理工作重视度不足，其信息化建设水平较低，不能满足大数据和互联网+时代下的企业档案管理需求，进而影响企业的快速发展。在这样的背景下，档案管理人员要转变原有的工作方法，企业也要做好档案信息系统建设，完善企业内部各类档案数据，建立数据库，为今后档案信息处理工作提供帮助。
1、企业档案管理信息化建设现状
我国企业档案信息化建设开始于上世纪九十年代，经过近30年的发展已经取得一定的成效，一些企业基本上实现了档案的信息化管理，但是还有部分企业信息化建设水平不足，无法满足信息时代下的档案管理要求，主要表现在以下三个方面：第一，档案信息化软硬件设施配套率不高。许多企业在进行档案管理中依然习惯于手工操作，一些信息化软件和硬件设施相对落后，无法适应现代企业经营管理方式，进而阻碍企业的正常发展。比如企业没有购进或者建立自己的档案数字化系统、计算机设备维护不及时、管理系统安全度较差等问题，为企业的发展带来巨大风险。第二，档案信息化管理制度不完善。企业在进行档案信息化建设时没有意识到管理制度的重要性，从而给档案管理带来较多漏洞，容易泄露企业的内部机密。比如一些档案管理信息化操作流程不明确，在操作时出现失误，使数据产生错误，给管理带来诸多不便，甚至来带不可弥补的损失。第三，档案信息化管理人员素质参差不齐。目前我国许多企业档案管理人员的专业素质较差，他们大部分来自于其他工作岗位，没有经过专业化档案管理培训，对信息化操作不了解，不利于企业档案信息化管理工作的开展。还有部分管理人员管理观念陈旧，管理方法简单粗暴，精细化不足，一些信息没有录入到数据库中，无法为企业生产经营提供准确数据，影响企业的发展。
2、企业档案管理信息化建设路径
2.1建立企业档案信息系统
企业在进行档案管理时，需要建立完善的档案信息化管理系统。比如在整理、记录档案时可以依托网络信息技术，提升管理效率和管理水平，为企业各部门提供更好的档案管理服务。建立企业档案信息系统，首先要开发信息系统及配套软件，既要保证系统的信息容量，又要做好系统安全工作，实现档案管理的系统化，减少管理过程中的失误。比如硬件选择上要从质量入手，软件要从稳定性入手，遵循通用、实用、可靠、安全的原则进行信息系统建设，以保障系统建设质量。其次要提升系统的信息处理能力，使其能够结合实际录入数据定义操作模块，按照一定流程对信息进行加工处理，最终得到所需结果。最后要处理好档案信息系统个性化和通用性之间的关系，使档案管理系统能够与其他管理软件兼容，同时也要适应本企业档案管理特点，增强信息化系统的企业适应性。
2.2做好企业档案数据库建设
数据库是数据的一种集合，它能够按照一定的信息技术要求对数据进行处理，从而达到某种预期结果。企业在进行档案信息化管理时需要做好数据库建设工作，将更多数据信息纳入到数据库中，使档案信息更加完备，分析出的数据更具科学性，为企业发展提供更有利的条件。建设档案数据库时要从长远角度考虑，提升档案管理人员与信息技术人员的配合度，实现数据库的系统化发展。此外，建设人员要处理好人机交互工作，比如提升检索速度、降低查找难度、拓展数据容量等；还增强数据库运行的稳定性，避免程序错乱、服务器瘫痪等问题，为企业提供更有效、更便捷的档案管理服务。
2.3制定档案信息化管理准则
档案信息化管理过程中需要有科学的准则进行指导，以确保各项工作的顺利开展。制定档案信息化管理准则，第一要从企业实际状况出发，使准则适应本企业档案信息化管理要求，能够规范管理人员的操作行为，确保管理效率和管理质量。第二要明确档案管理操作流程，让档案管理人员熟悉信息化工作要求。比如在建档操作准则中，要求管理人员从电子档案和纸质档案两方入手，然后按照不同档案的要求进行记录、存储与保管，最后进行分类归档。第三要注重管理准则的前瞻性和开放性。比如要对档案信息化标准、技术、成果进行统一规定，使其能够适应本时期的档案信息化管理要求。同时相关人员也要做好兼容性与开放性工作，比如要实现管理与计算机、软件、网络三项工程的融合，充分吸收以往档案管理经验，提升管理准则的科学性。
2.4培养档案信息化管理人才
企业档案信息化建设中需要有专业化人才作为支撑，但现实中许多档案管理人员专业素质较低，无法满足信息化建设需求。加强专业化人才培养，首先要转变管理人员的思想，提升他们对信息化技术的认识，在工作中能够运用计算机、软件、网络实现对档案的系统化、科学化管理。其次要培养档案管理服务型人才，未来企业发展中档案管理部门会成为一种新型服务部门，以往单纯对档案的收集、整理、归档、编目、立卷的管理方式已经无法适应时代要求，档案管理人员更多的是要考虑如何为企业其它部门提供便捷的档案搜索、查询服务，提高档案用户体验和远程服务的满意度。最后要做好档案信息系统开发维护人才培养工作，开发出更专业的档案信息管理系统，增强系统的稳定性，提高企业档案管理水平。
2.5提升档案信息化安全保障
在进行企业档案信息化建设时，管理人员要注重安全保障工作，尤其是在互联网+的时代下，各种信息的交流增多，其不稳定因素也逐渐增加。做好档案信息化安全保障工作，就要从硬件设施安全、网络安全、系统安全三方面入手。硬件设施上要加强机房环境监控，发现老化线路、问题设备时要及时更换，排除安全隐患；网络安全上要做好网络环境监测，弥补系统漏洞，时时防范病毒、黑客、木马程序的攻击，将档案信息化管理网络风险降到最低；系统安全上要建立用户访问权限平台和日志文档中心，让用户通过身份验证进入系统，限制非法用户访问。日志文档的建立可以帮助管理人员追踪突发事件，提升系统的安全性，最大限度防止档案信息泄露问题的出现。
3、总结
综上所述，企业要想提升档案管理的信息化建设水平，就要建立相应的档案信息系统和数据库，制定出科学的信息化管理准则。此外企业还要培养专业化的管理人才，在档案管理过程中能够严格按照相关流程进行操作，确保档案数据的真实性和有效性，增强档案信息的安全度，为今后企业的进一步发展奠定良好基础。
参考文献
[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报,2014,08:184-187.
[2]张英奎,王飞,房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报(社会科学版),2014,03:32-36.
[3]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务,2013,03:151-152.
作者:吕文倩 单位:大唐新能源宁夏公司
