前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的电子档案管理试点案例分析，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
一、试点内容
2016年12月，《国家档案局办公室国家发展和改革委员会办公厅关于确定企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位的通知》确定本钢集团有限公司（以下简称“本钢”）为企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位，ERP系统形成的电子文件归档和电子档案管理被纳入试点范围。试点工作以实现ERP业务系统电子文件归档的全过程管理为目标，主要内容包括：
1.明确归档范围与归档对象。基于本钢数字档案馆项目建设成果，对本钢ERP系统涵盖的所有业务模块、子系统逐一调研，根据本钢实际情况，明确各业务模块和子系统需要归档的对象，并对各归档对象涉及的资源进行归集整理。
2.确定ERP系统采集或生成的元数据属性集。以信息网络时代数字资源长期、安全存储并能满足各种应用为需求目标，确定ERP系统元数据所包含的属性集，确定元数据采集方案及配置维护方案，形成一套相对通用、可复用的规范。
3.研究制定ERP系统采集数据的存储格式。将业务系统中有长期保存利用价值的结构化数据和非结构化数据采集提取到数字档案资源库，脱离原系统软硬件环境，在新环境中确保资源完整性、原始性。试点项目需要研究采集过程中数据格式有可能变异的应对方案，并随软硬件升级、数据格式升级或迁移，形成人机交互的管理操控规范，以保证资源的长期安全保存、长期可读可用。
4.确定ERP系统的归档流程。本钢集团ERP系统自动产生的数字资源数量庞大，且种类格式繁多，传统人工操控的归档流程已无能为力。试点项目需研究两方面内容：一是数据摄取到数字档案资源库的自动控制软件流程，二是人机交互的确认流程。制定相关规范，制定数字档案管理部门的人员配置与工作规定。
二、试点组织
本钢对试点任务非常重视，专门成立了试点项目领导小组，由集团公司主管档案和信息化工作的领导组成。主要负责试点工作组织领导、方案审定和过程中人、财、物审批与协调事项。下设试点工作组，成员分别由档案馆、信息化中心、研发单位有关负责人或专业技术负责人组成。主要负责拟定试点工作方案、研发相关课题、具体实施试点工作任务，按季度向国家档案局汇报工作进展情况。
三、试点实施
一期工程：2011年6月启动；实施范围：开发集成具有“收集、整理、保管、利用”基本功能的数字档案管理系统，开发ERP、OA系统数据归档接口，实现ERP系统（含采购、储运、生产、质量、销售、设备、财务、人资、工程管理等子系统）、OA系统等业务系统电子文件的在线自动归档以及馆室藏档案数据的采集录入，实现企业档案信息资源数字化、网络化利用共享及规范的安全管理。2012年9月27日正式上线运行。二期工程：2013年8月启动；实施范围：档案信息系统异地灾备应用接管建设、B/S架构功能优化、ERP电子文件归档扩展、设备图纸数字化管理试点。2014年11月25日正式上线运行。三期工程：2019年7月启动；实施范围：开发通用归档接口程序，并利用通用接口实现招投标、客服协同系统、电子质量证明书系统数据集成归档；对新OA系统数据接口按照系统调整情况作出配置调整，以完善功能；完善ERP历史归档数据；优化完善档案管理系统功能细节；配合完成统一认证平台统一登录接口配置；协助本钢集团健全完善档案信息系统电子档案管理规范标准，做好国家档案局企业电子文件归档和电子档案管理试点验收相关准备工作。
四、试点问题及解决
1.ERP模板化生成电子文件和元数据推送归档。问题产生原因：ERP系统大多数单据、报表以结构化形式存储，无实体电子文件；各类业务单据通过程序展现，由5业务人员导出归档效率低。技术实现方式：由ERP系统批量模板化生成电子文件和元数据信息，按批次推送归档；归档数据在档案服务器端转换为PDF格式。
2.保证数据读取效率，减少对ERP系统的影响。问题产生原因：ERP数据量庞大，采用常规方法读取工作效率低，而且长时间读取影响ERP系统运行效率。技术实现方式：通过程序连接ERP服务器读取底表信息，数据采集过程无须人为干预；程序运行有日志记录和跟踪监控界面。
3.业务单据、凭证、账簿采用模板化生成，个别报表导出上传。问题产生原因：部分报表业务逻辑复杂，模板化生成难度大。技术实现方式：针对数量较少的报表，利用ERP系统报表导出方式生成电子文件；档案系统提供上传工具，由业务人员上传归档，自动生成元数据。4.电子文件的“四性”检测。问题产生原因：ERP系统归档数据量大，归档电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性不易保证。技术实现方式：每类业务单据模板采用ERP系统中打印样式；用于模板化生成的数据逻辑在原程序基础上实现，并经过ERP系统技术人员梳理和确认，对归档后的数据，组织关键用户开展多轮测试；归档接口程序自动运行，保障数据安全传输；每个电子文件生成唯一MD5码，档案系统可随时读取并校验，确保电子文件不被篡改；电子文件生成、转换、检验、访问全部过程记入日志。
五、试点成果
1.建立了标准归档接口。在技术实现层面，优先完成ERP系统数据归档接口，在此基础上开发完成符合后续业务信息系统归档建设的通用接口，并在三期项目建设中利用该标准接口完成了招投标、客服协同、电子质量证明书等业务系统的数据归档。
2.形成了一套标准规范。本钢ERP系统电子文件归档接口从设计之初就考虑标准化，从不同层面形成了一套标准规范（数据采集规范、数据形成规范、数据存储规范、归档流程规范等）和标准化的管理制度。这些制度与规范是支撑本钢集团电子文件归档与管理规范体系标准化建设的重要内容，有效保障了归档电子文件的“四性”，为其他业务系统电子文件的归档提供了宝贵经验。后续将不断完善电子文件归档与管理全过程的标准规范体系。
3.保护了重要数据资产。本钢各项业务系统已运行多年，不断更新换代，造成大量电子文件沉淀在原系统中没有归档，存在很大风险。通过ERP系统电子文件在线归档试点，实现电子文件及时归档，不仅为业务系统提供了数据备份，而且档案系统自身也建立了备份机制，通过搭建异地灾备系统，实现了电子档案在线和离线双重备份，多重备份机制将电子档案数据丢失的风险降到最低。截至2020年7月底，本钢集团档案管理信息系统共归档ERP、招投标、客服协同、电子质量证明书等信息系统电子文件4552万余件；上传设备图纸、照片、荣誉等数字化成果1.2万余张；导入各类纸质档案目录52万余条；电子文件点击利用32538人次153519件次。
4.建立了符合业务流程特色的服务利用模式。
（1）业务链检索。根据ERP系统各业务环节环环相扣的关联特点，将ERP归档业务单据保持其形成规律，形成了归档电子文件业务链式管理方式，整个业务过程产生的业务单据均可完整追溯，更加符合利用者的使用需求，例如采购业务链、销售业务链。采购业务凭证链检索：订购合同→验收抵库单→业务报支单→付款申请单→记账凭证（应付）。销售业务凭证链：销售订单→发货通知单→装车作业单→质保书→质量鉴定书→异议处理通知单→异议协议书→销账→结算单→记账凭证（应收）。
（2）资源归集检索。考虑到不同来源渠道业务数据可以虚拟聚类的特点，针对ERP系统中采集的设备数据、工程项目数据分别实现资源归集检索。设备分层检索：结合本钢设备编码规则，以本钢设备主数据为基础，建立本钢设备树结构。本钢设备树层次结构为：本钢—厂矿—生产线—区域—设备—设备部件。设备层及以下层次都可以虚拟归集档案资源。工程项目分层检索：结合本钢工程项目编码规则，以工程项目数据为基础，建立本钢工程项目树结构。本钢工程项目树层次结构为：公司别—立项年度—项目类型—项目—项目投资控制分解结构。根据工程项目号实现资源的归集。六、试点效益
1.经济效益。截至2020年9月底，本钢集团档案管理信息系统共归档ERP报表、招投标、客服协同、电子质量证明书电子文件139.7万件，归档短期保管OA电子文件35.9万余件，按一件文档平均一元打印成本计算，可节省175.6万元；此外，档案信息系统归档ERP目录表信息3788.7万余条，按15条折合一页计算共计252.6万页，按每页0.5元打印成本计算（均为检索项目较多的宽幅表单），可节省126.3万元。上述两项，共节省301.9万元文档打印费用。上述文档如归档纸质文件装盒入柜，按一件文档平均10页计算，共归档纸质文件材料2008.6万页（175.6*10+252.6=2008.6），按装入3.5cm档案盒计算，共需档案盒57388个、侧拉式密集柜63组，按每个档案盒4.5元、每组档案柜7000元、每组档案柜占地面积7.5平方米（含过道）测算，共节省装具费用69.9万元（4.5*57388+7000*63=699246），节省库房空间472.5平方米。随着OA系统、ERP系统、招投标系统、客服协同系统、电子质量证明书系统数据量的不断增多和OA系统电子文件单套制归档的实现，上述经济效益将会呈现稳步增长趋势。
2.管理效益。
（1）提高了档案信息传输利用效率。本钢ERP系统是以经济核算为中心的集产、供、销一体化的资源管理系统，数据存储更多考虑业务需要，未来系统为保证有足够的空间支撑业务运行和运行效率，势必会考虑以先进先出原则导出历史数据进入备份服务器或备份磁带库。在此情况下用户如果要查看以前的数据，原系统中已经没有完整信息，如果想要查看全部数据，则需要专业人员对数据进行恢复，周期很难确定。而实现了ERP数据归档后，用户可在数字档案系统中进行查询，快速、便捷，大大提高了档案的利用效率；在ERP系统电子文件归档基础上，招投标、客服协同、电子质量证明书等系统电子文件也接续归档，这些关键业务系统数据为中高级管理人员及风险管控、专项审计等工作提供了比较完备的集成信息，档案查全率、查准率及查询响应速度都大大提高。
（2）推进了档案业务标准化、规范化建设。通过试点工作，不仅极大增强了本钢集团对档案信息资源的集中管控，而且为本钢集团其他业务系统归档的技术实现、接口规范建设提供了指导，推动了档案系统业务建设进一步向标准化、规范化目标迈进。
（3）打造了示范性工程，树立了业务系统归档意识。本钢ERP系统数据实现在线归档，为后续其他业务系统在线归档积累了大量经验，成为业务系统归档的标杆。在体验到数据归档的好处后，许多部门（例如财务部、国贸公司）积极与档案馆对接，要求对其主要业务系统数据通过接口进行在线归档，进一步增强了业务部门的电子文件归档意识。3.社会效益。本钢集团档案管理信息系统归档的电子文件包括了目前本钢集团OA系统、ERP系统、招投标系统、客服协同系统、电子质量证明书系统等经业务部门审查确认的所有应归档电子文件。其中，对ERP系统八个专业子系统全部纳入归档范围，归档ERP电子文件表单达364种。这在全国制造业企业中是最全面、最完整的案例，引起了上级档案行政管理部门的关注。2014年10月13日，国家档案局经济科技档案指导司专程到本钢集团进行档案信息化建设调研观摩，全面查看了本钢集团档案信息系统网站的功能设置及其电子文件归档管理利用的运行情况并对本钢集团重视数字档案资源建设给予了充分肯定。认为本钢集团采取档案馆、信息化部（信息化中心）联合进行规范的项目开发管理，先集中精力进行在线运行的信息化各业务系统数据归档，再做馆室藏存量纸质档案数字化，以及业务链式集成ERP归档数据的做法值得推广，并对下一步做好电子档案离线备份等工作提出了建议。2014年11月25日，国家档案局在广东电信公司召开全国企业档案信息化建设现场会，特邀本钢集团作为地方国企的唯一代表做大会案例发言，并将本钢集团发言课件向各中央企业及各省（市）档案局推广，受到各界档案同行的好评。2016年12月，本钢集团档案管理信息系统被国家档案局列为“企业电子文件归档和电子档案管理”试点项目。2015年1月，辽宁省档案局决定将本钢集团档案信息化项目列为全省示范推广案例；2018年3月，本钢集团档案管理信息系统被辽宁省档案局列为“企业数字档案馆（室）建设试点”项目。2015年8月，本钢集团档案管理信息系统建设成果被辽宁省经济和信息化委员会评为“2015年辽宁省企业管理进步成果二等奖”。2017年1月和2018年8月，本钢集团档案管理信息系统建设案例分别被写入中国人民大学和国家档案局电子文件管理相关专著。2018年11月，本钢集团档案管理信息系统建设案例荣获“2018年度全国企业档案工作管理创新优秀案例三等奖”。2020年10月10日，本钢集团电子文件归档和电子档案管理试点项目通过国家档案局验收。2019—2021年，本钢集团先后接待国电东北电力公司沈西热电厂、大连港集团、北京百望公司、辽宁交投集团、鞍钢集团等企业集团电子文件归档调研交流，获得良好评价。
作者:赵伟 单位:鞍钢集团本钢集团档案馆
