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摘要:进入新时期，档案管理工作所具有的总结经验、人事规律、延续优良历史传统、服务各项事业的职能和作用进一步凸显。因此，档案管理成为新时期各类型单位在经营管理中不可忽视的重要抓手之一。目前，许多单位档案管理工作还存在一些问题，具体表现在部分单位对档案管理的认识不足，以致设备设施陈旧、专业人员缺乏、信息化程度不高等。要实现单位档案管理工作高质量发展，必须提高思想认识，加强管理设施的硬件投入，引进和培养档案管理的专业人才，充分应用信息化、智能化先进技术，实施科学化、规范化、精细化管理，为实现“十四五”工作目标提供档案信息和人才信息，进一步彰显档案管理工作高质量发展的功能和作用。
关键词:“十四五”时期；档案管理；高质量发展
前言
随着市场经济的发展，各类文献资料、数据信息和规模都在不断增大，作为重要的信息资源和历史文化财富，档案价值越来越被认可，档案管理在历史舞台上发挥的作用也日益显著。目前，许多单位的档案管理已经取得长足进步，但历久弥新，档案管理仍然存在一些亟待解决的问题，有进一步提升的空间，才能真正实现高质量发展。特别是在信息技术高速发展的今天，部分档案管理工作人员不能与时俱进，仍然以传统的管理理念和工作方法来实施档案管理，对于新观念、新理论、新技术的学习不够深入，导致档案管理规范化缺失，管理效率低下。因此，加强各单位档案管理科学化、规范化建设已势在必行。要想充分发挥档案工作的功能和效应，必须建立健全信息化档案管理机制，强化责任意识，充分利用现代科学技术，挖掘和发挥档案内容的“育人”价值，创新管理方法和手段，这样才能促进档案管理工作高质量发展。
一、“十四五”时期促进单位档案管理高质量发展的意义
单位档案馆具有丰富的馆藏资源，有文书档案、科技档案、会计档案、重大会议记录、测绘资料、警示教材、单位变革、发展历史、人事档案，等等。保管和利用好这些档案资料，对促进单位党风廉政建设、促进科学创新、促进人才发展等具有十分重大的现实意义和长远意义。档案管理工作的高质量发展，通过观念更新、技术创新、充分应用网络信息技术，使档案管理更加真实、全面、及时和规范，使档案收集、鉴别、整理、保全和转递更加科学，使档案查阅和使用更加方便和快捷。“十三五”时期，我国档案事业取得了很大的成绩，在服务中心大局、服务乡村振兴、促进区域协调发展、脱贫攻坚以及党内教育等多个方面，均做出了巨大贡献。进入“十四五”时期，加强档案管理，是贯彻落实对做好新时代档案工作重要批示的行动体现。现如今，档案事业面临新的重任，档案管理工作的对象、内容和环境不断发生变化，迫切需要工作者更新观念、完善制度，挣脱人才和技术瓶颈束缚，加快推动档案管理工作向数字化和智能化前进。只有这样，才能充分发挥档案管理的职能作用，助力推进单位深化改革、锐意进取、经营、管理和服务各项工作全面发展；促使单位守正创新，在“十四五”时期打开新的局面。促进单位档案管理高质量发展同样是国家治理体系和治理能力现代化发展的需求。中办、国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，档案治理体系和档案资源利用体系建设是确保中国第二个百年奋斗目标实现的重要力量。档案信息化强基工程、科学兴档工程、人才强档工程等，强有力地推动档案工作战略转型，走上依法治理、开放治理的路径，最终促使档案管理成为现代化治理体系的重要组成，这使单位档案管理工作的创新有了明确方向和强大推力。可以预见，档案工作将更好地为广大干部职工服务，为新时代中国特色社会主义建设服务。
二、目前单位档案管理存在的问题
1.单位对人事档案管理工作的认识不足
现在，很多单位对档案管理工作不够重视，认为单位的档案工作仅仅是保管档案而已，甚至将档案管理与图书管理这类工作边缘化，忽视了档案管理的重要价值。无论是馆场设置、人员安排、工作待遇等方面都没有得到重视。还有部分单位对档案管理的工作范畴认识不足，只关注于人事档案管理。部分单位对档案管理工作的严肃性认识不足，将其当作一项附属性工作，认为只要具备一定责任心，保证档案资料不丢失、不泄密、能够应对外调、查档就可以了。由于单位对档案管理工作的不重视，档案管理人员自身也感到这项工作意义不大，看不到任何实用价值，没什么发展前途。因此，在档案管理工作中热情不高，动力不足，忽视档案管理工作的知识学习和专业能力的提高，往往处于被动的工作状态。比如，人事档案是档案管理工作中的一个重要门类。随着社会经济不断发展，单位之间的人才交流得越来越频繁，人才的成长记录和发展导向都将以档案呈现为准。与以前相比，人事档案除了记录人员的基础资料，还需要更加全面的记录职业历程、奖惩记录、操作项目、工作成果等信息，起到“见档如见人”的作用。但实际工作中，单位干部职工和档案人员对这一理念还没有深刻的认识，忽略了人事档案管理的必要性。档案岗位设置和人员安排不科学，存在人员变动频繁、人事信息更新滞后的局面，导致人事档案的可用性大打折扣。
2.档案管理场所硬件设备设施不完善
部分单位的档案存放基础设施比较薄弱，库房陈旧，通风、采光条件不合要求，档案室与办公场所、阅档室甚至和仓库融为一体，既没有防护栏也没有防盗门，各类防潮、防火实施不达标，档案柜、密集架等设备设施不充足或不符合规格要求，满足不了存档需要。有些库房设立的也不符合要求，没有重视纸质档案易受温度、湿度影响发生霉变和腐蚀的防范措施，这些都不利于人事档案管理的安全性、完整性和科学性。除了档案管理的基础设备设施以外，信息化建设的硬件设备设施也存在一定的问题。一是相关设备设施投入不到位，特别是网络、信息技术设备设施，在设备设施使用过程中，管理部门容易忽视设备设施的检修和维护，导致有些设备设施长期处于“带病”工作状态。这样可能造成档案信息失真，而且还可能缩短设备设施的使用寿命。有的单位部分设备设施损坏后长期处于闲置状态，无法正常使用，配套设备设施不完善，还会影响到信息系统软件的稳定性，降低工作效率和使用效果，制约了档案管理的发展。
3.信息化技术应用不充分
在档案管理数字化转型背景下，智能化发展是主要趋势，部分单位的信息技术应用水平偏低，档案管理工作局限于纸质档案，数字化技术在档案管理工作的全过程中应用较少，档案搜集、整理、存储、检索、利用仍然依靠手工完成，管理模式仍然采用实体实物相对应的方式。一方面，档案资源的搜集范围狭窄，档案资料单一、内容和形式不够丰富，达不到“应收尽收”的要求。另一方面，数字化技术应用较少，在信息搜索和利用方面的便捷性和时效性不足，也无法发挥档案咨政服务、公共服务和文化教育服务的功能作用。
4.档案管理人员素质参差不齐
无论是档案信息化建设，还是档案科技创新，都需要良好的档案人才队伍来实现。目前，部分档案管理工作人员的知识水平有限，主要工作内容是信息材料搜集和保管。因为管理人员的专业技能不足，责任意识薄弱，信息技术应用水平低，导致档案资料内容和形式单一，档案资源可利用性不足。例如：某一人才的晋升，需要提供档案材料，而现有的档案材料缺乏动态的、全面的评价指标，在德、能、勤、绩、组织考察等内容上有所欠缺，这就是档案材料全面性不足，可利用性不足的真实体现。有些单位没有建立起人才培养、教育培训机制，也没有建立工作岗位激励机制，导致档案管理人员对自身岗位的认同感和自豪感偏低，降低创新工作方法的积极性。
1.提高对档案管理重要性的认识
“十四五”时期，关于为什么要加强档案管理工作，如何加强档案管理工作，该规划给出了明确的答案。必须要把档案管理工作提高到“维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业”这一重要地位上来。单位要坚持党的领导，重新审视档案工作的重要价值，关心档案工作，进一步压实党委主体责任，将档案工作开展情况纳入单位改革而深化、创新引领的范畴中来。以推动档案工作高质量发展为目标，加快档案建设数字转型和智能升级，满足人民群众对档案信息和档案文化的需求，增强档案的服务性功能。
2.加强档案挂案例的物理环境建设
档案管理还需要加大硬件设备设施投入。对纸质档案来说，存放环境要宽敞、采光、防尘和防潮，档案存放要清晰分类、排放整齐、标识明确。照片等资料存储要清晰醒目；视频、录音等音视频资料，要辅以文字说明，便于信息查阅与检索，以帮助档案利用者全方位、多视角地了解档案信息内容。配置高清摄像机、高清扫描设备等，为全数字化发展提供必要的条件。将以往的历史档案进行数字化存储，节省物理存储空间，做好数字化文件查阅与检索的数据库建设，提高档案查阅和使用效率，全数字化和智能化转型，除了硬件设备设施，还需要强大的软件系统支持，因此要加大软件开发力度。单位除了增大资金投入来优化档案工作硬件环境和软件配备，还应关注档案工作经费的合理之处。为档案管理人员提供良好的薪酬福利和发展空间，鼓励他们积极参与科研创新，不断改进工作方法与技能，致力于解决工作中的新问题和新矛盾，按照国家相关规定，为他们创造更多的学习、培训机会，为他们晋升晋级创造条件。定期对档案管理工作进行检查、考核、监督，充分调动管理人员的工作积极性，确保档案管理向专业化、制度化和体系化的方向发展。
3.提高档案管理的信息化应用水平
单位档案管理是一个聚焦单位发展和人才信息管理的资源库，要充分发挥互联网环境下的资源优势，将信息化技术、智能化应用融入单位档案管理工作中，改善档案管理工作模式，准确及时地传输单位和工作信息，这样对于单位的经济建设和文化建设具有十分重要的作用。“十四五”时期，档案管理信息化建设将进入数字中国建设的领域，这意味着档案的信息化建设将在这一时期迈上新的台阶，信息化技术在档案管理的应用将更加深入，更加广泛。首先，加快本单位档案资源的数字化转型，推进“增量电子化”，做到“应收尽收”各类电子文档，不断提升本单位电子档案的所占比例，推进“存量数字化”，对于传统载体的档案资料，要加快向数字化转化。并加快智能识别系统的应用，通过文字识别和语音识别来增强重要档案的查阅和利用效率。其次，更新理念，完善管理手段，采用数值化信息设备设施和相关技术将纸质档案信息内容转为电子档案存档，提升档案信息的可视化和直观化水平。对现有档案管理软件进行升级，在档案管理数据和信息分析过程中，要结合大数据技术、云计算平台，提升数据信息、优化效果。最后，加强档案资源的安全性管理。设置内部网络和安全防火墙系统，严格规定所有档案资源接受搜索和查阅的级别与权限，不仅要保证可开放档案资源利用的便捷性，还要保证档案的保密性。这样既能保证档案文件完整性，也能保证档案资料的安全性和时效性，使信息技术的功能和作用在档案管理中得以充分发挥。
4.提高档案管理的人员综合素质
档案管理人员的综合素质主要包括：专业技能和道德素养，这两个方面直接决定了单位档案管理的工作成效。要增强管理人员素质、专业能力，加快档案管理人员队伍建设，根据实际情况，落实管理人员分层次培训的相关工作，注重对优秀档案管理人才的提拔和引进，充实档案管理工作队伍。优秀的档案管理人员，不仅要有清晰明确的政治站位，还要有崇高的敬业精神和良好的服务态度，更要加强专业能力的培养与提升。单位领导应该以发展的目光充分认识档案管理工作的间接性效益，档案管理是单位发掘人才的重要途径；档案管理部门要加强对档案管理的指导、支持、和帮助，并积极应配档案管理人员的工作。档案工作人员则要从工作技能和道德素质入手，有意识地参与学习，提高自己胜任工作岗位的技能水平，尤其是信息技术应用水平。同时，档案工作人员还要谨记《中华人民共和国档案法》的行为准则，强化自己的服务意识和敬业意识，立足于档案资源可用性的原则，全面扩大档案信息搜集的范围，满足广大干部职工的档案资源应用需求，通过广泛收集、认真整理、及时更新、规范利用档案信息，构建全方位、全过程的档案信息资源库。利用市场经营模式去进行档案管理，将符合政策法规的档案信息资源面向大众，做到资源共享，在一定程度上还可以为单位增加一定的经济效益，使本单位档案管理工作得到更好地发展。另外，单位要为工作人员提供有针对性的培训，比如：加强档案工作人员对国家方针政策和业务知识等方面的培训，促进其熟练掌握有关档案管理工作的政策法规，提高档案管理工作中的专业技能，促进单位档案管理工作高质量发展。
四、结语
单位档案管理工作的是单位事业发展的一项重要指标，单位领导要高度重视。档案管理部门要具体管理和指导档案管理工作；档案管理人员要不断强化自己的角色转变，要从一个保管者变为一个信息的拥有者，充分应用档案管理信息化，确保档案材料的收集、整理、保管过程中的真实、全面、及时、规范和完整，并建立档案信息反馈机制，将档案信息充分应用于单位整体事业发展中。
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作者:郑红