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[摘要]随着信息化技术的不断发展和创新，计算机信息技术普及程度越来越高。给社会各个方面发展带来了福音。高校是人才培养的摇篮和基地，是为国家和社会输出人才的地方。档案管理工作是高校管理工作的重要组成，迎合新时期信息化技术、物联网技术发展需要，实现高校档案管理的网络化、信息化和数字化，是当前阶段高校档案管理的重要方向和课题。高校档案管理信息化建设背景下，能够为数字化校园建设，为广大师生在高校档案使用方面，提供相关便利和服务。本文旨在研究现阶段高校档案管理存在的问题，探讨信息技术背景下高校档案管理信息化建设策略，为各地区高校在档案管理信息化建设方面提供可行性思路。
[关键词]信息技术背景；高等院校；档案管理；信息化建设；分析
研究随着我国信息化建设水平的不断提高，各行各业已经逐渐开始了信息化建设。对于高校来讲也是如此，高校档案是高校发展和建设历史的真实写照，记录了高校在科研、管理、教学方面的发展历程。科技化和信息化背景下，迎合新时期信息化技术、物联网技术发展需要，满足档案管理信息化建设需求，已经是高校档案管理工作的重要方向。虽然近些年来，各地区高校在高校档案管理信息化建设方面取得了一定业绩，但是实际执行过程中，还是存在着很多问题[1]。本文旨在研究高校档案管理信息化建设的重要性，剖析现阶段高校档案管理存在的问题，探讨信息技术背景下高校档案管理信息化建设策略，为各地区高校在档案管理信息化建设方面提供相关经验和参考。
一、高校档案管理信息化建设的重要性
高校档案管理信息化建设，是时代发展的必然趋势，是科技化背景下档案管理工作的必然要求。作为高校日常工作和发展的重要部门，高校档案管理工作有着特殊地位。迎合新时期网络化、信息化和数字化建设新方向，是高校档案管理的必然路径。高校档案管理信息化建设重要性，主要是体现在以下几个方面：首先，高校档案管理信息化建设，是高校自身发展的需要。档案管理工作在高校管理工作中的重要性毋庸置疑。档案管理工作，可以推动高校开展行政管理体系改革，加快高校科学研究进展，宣传高校教育和劳动成果。档案管理效率和水平，是衡量高校管理水平高低的重要标准。高校档案管理信息化建设，有助于档案管理资源的有效利用和开发，可以不断提升自身资源利用效率和工作效率，实现档案管理工作的数字化和信息化[2]。其次，高校档案管理信息化建设，是提高档案管理效率的必然途径。高校档案管理与收集，指的是高校档案管理部门，对高校各个部门、各个人员，开展档案搜集与整理工作。高校档案管理与收集，主要包括两大方面：其一，对档案内容的整理，对文件信息真假进行判断和总结，对存在漏项和缺陷内容进行补充和填补。其二，对档案内容进行系统化、条理化分类和组合，使得档案管理和使用更加有序化和明晰化。高校档案管理信息化建设过程中，通过引入新型数字化系统，摆脱了档案管理人力的数量需求，大大提高了档案管理的工作效率[3]。最后，高校档案管理信息化建设，是实现档案资源共享的必然条件。高校档案管理工作是极为复杂的，其所需要耗费的时间、精力也是极多的。信息化和数字化技术系统的引入，使得高校档案管理工作更加方便和简洁，摆脱了传统高校档案管理的束缚，使得档案收集、汇总、分类、组合、调取等更为方便，大大减轻了传统模式下档案管理人员的负担，使得高校档案管理资源实现真正的共享。
二、现阶段高校信息化档案管理工作存在的问题
近些年来，尤其是信息化时代背景下，高校越来越重视档案管理信息化建设工作。虽然现阶段高校在档案管理工作方面，积累了一定的经验，也取得了一定的进展，但是在实际的高校档案管理工作中，确实还存在一些问题，困扰着高校档案管理工作水平和效率的提升。笔者认为，现阶段高校档案管理工作存在的问题，主要是体现在以下几个方面：首先，档案信息化建设重视程度不足。受到传统档案管理模式和观念的影响，很多学校依然沿用早期的档案管理手段，对于档案信息化建设工作，重视程度不足，缺少对档案信息化建设中，人力、物力、财力投入力度，使得档案信息化建设进程举步维艰，很难在短期内有明显的改善[4]。其次，档案信息化基础设施不完善。档案信息化建设，对于计算机技术设备、互联网技术设备以及物联网技术设备要求极高。部分院校在高科技技术设施建设方面，校内网等设施建设方面极为薄弱，档案信息化建设缺少基础设施支撑，部分高校虽然设备齐全，但没有做到及时更新换代，同样影响到档案信息化进程。再次，档案信息化规范标准缺失。虽然各大高校在档案信息化建设规范和标准上，都形成了各自独特的管理机制和体系，但是档案信息化建设中相关规范和标准的缺失，使得信息孤岛效应明显，档案信息很难真正地实现共享。最后，档案信息化建设人才队伍薄弱。档案信息化建设离不开人才支持，人才是高校档案管理信息化建设的最坚强后盾。但部分高校专业性技术性人才缺失，尤其对信息技术、互联网技术等，现有人员不能做到各类信息技术的精通，加上缺乏专业性档案管理知识，使得高校档案管理信息化建设举步维艰[5]。
三、信息技术背景下高校档案管理信息化建设策略
（一）制定档案管理人才培养计划，提高档案管理人员素养
当前社会已经是信息化和数据化社会，对于高等院校来讲，档案管理工作不仅仅是对资料进行简单的汇总和收集，而且还需要在档案管理工作中，对所搜集到的资料信息进行加工、分类和系统性整理，通过档案管理综合评定，来体现高校发展水平，为满足师生档案资料实际需求提供方便。作为档案管理主管部门以及领导，要适应新时期大数据时代发展需要，逐渐转变思想和观念，将培育出优秀的档案管理人才，将人才培养纳入高校综合管理的重要日程。首先，高校档案管理主管部门，要制定出具有针对性高校档案管理人才培育计划，加大对档案管理人才培养的投入力度，要保证对档案管理人才培养，向着持续、规范和高质量方向发展，为高校档案管理工作提供源源不断的人才动力支持[6]。其次，高校档案管理部门，要提高人才招聘门槛，引进一些高素质、高学历、高水平、高能力的档案管理人才队伍，进入到档案管理实际工作中，适度对现有档案管理人才队伍进行“换血”，增强现有档案管理人才队伍的危机和积极性意识，刺激性提高人才档案管理水平。
（二）不断创新档案管理模式，发挥档案管理多功能性
提高当前高校档案管理效率和水平，需要充分发挥出档案管理多元化功能性，对现有传统的档案管理模式进行适度创新，以迎合新时期高校档案管理需要。首先，高校档案管理主管部门和人员，要真切地努力完成档案归纳和收集整理工作，对于缺损的资料信息，要第一时间进行弥补和完善。其次，要建立统一化、多元化档案管理办法。高校的档案收集和管理，不应该仅仅局限于一般性资料，而更应该突出高校特色，要做到以学校工作为中心，以本校办学特色和办学重点为要点，探索出符合本高校档案管理实际需求的特殊档案管理新模式。再次，做好对高校档案管理工作的把控，要采取各种物质和精神奖励政策，积极吸引个人和部门，对相关档案资料征集和上交，从而不断完善高校档案管理内容。甚至有需要的话，高校可以采取有偿购买等形式，积极调动起相关人员捐赠的积极性，使得学校文化和历史档案资料得以保留[7]。最后，在进行档案资料的搜集和整理时，高校要积极借助互联网资源优势，积极搭建线上档案资料管理服务平台，使得档案管理内容可以实现数字化，使得各类高校档案管理内容可以更好地保存。
（三）坚持档案“双轨制”管理原则，实现档案全周期管理档案
“双轨制”管理是迎合新时期互联网发展趋势，而出现的高校档案管理新形式。“双轨制”指的是，在档案信息化建设过程中，既要保留原有纸质文档形式，在其基础上对数字文档形式进行副档保留，使得高校档案管理更加多样化和多元化。“双轨制”档案管理形式，形成了纸质管理和数字管理双重标准，既保证了数字化档案的高效性和便捷性，又解决了纸质文档的视觉阅读乐趣，同时也大大提高了档案管理的安全性。正因为如此，“双轨制”档案管理方式，在高校档案管理中得到广泛的应用。另一方面，高校档案管理要注意实现全周期管理。高校档案管理工作，不是简单地对档案进行储存和使用，而是要对档案进行全生命周期的管理。
（四）做好档案信息网络安全建设，保证高校档案资源安全性管理
毫无疑问的是，计算机网络技术的开发，给高校档案信息搜集与管理工作，带来了诸多的便利和快捷。但是，值得注意的是，计算机网络技术也具有双面性，也会存在安全性问题。作为高校档案主管部门，要清晰地认识到高校档案信息化建设和网络信息系统固有的问题和危害，保证高校档案资料和信息的安全性。一方面，档案管理部门要定期，对已经建立好的档案信息管理系统进行更新，同时要做好网络安全监管工作，要坚决抵制和避免档案资料和信息的窃取。另一方面，高校档案人员，要保持严谨、认真的态度，要减少复杂信息化系统环境下的工作失误，避免档案资料出现错误或者丢失[8]。对于一些有着高级别的档案管理内容，一定要严格遵守高校档案管理制度，对其采取更为严格的保密手段。如有需要的话，可以对档案保密程度进行分类：如秘密、机密、绝密等三个级别，对于不同级别的档案内容，采取不同的保密手段和措施。对于绝密性档案资料，工作人员要遵守职业道德和社会准则，要做到绝对的守口如瓶，坚决避免绝密资料外泄。
四、结语
档案管理信息化建设有着重要的意义，要加大对档案管理信息化建设的人力、物力和财力投入，利用数字化、网络化平台，做好对本校师生的档案线上管理和服务。通过全面实现档案管理信息化建设目标，为高校长远发展提供源源不断的动力支持，为高校师生在档案服务与需求方面，奠定坚实的良性基础。
参考文献：
[1]张亚.数字化时代高校档案管理信息化建设策略探究[J].办公室业务,2022(03):95-97.
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[3]张云昌.5G互联时代高校档案管理信息化建设分析[J].软件,2021,42(11):169-171.
[4]陈建华.高校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].潍坊学院学报,2021,21(05):108-110.
[5]石贞贞.高校档案管理工作的信息化建设探究[J].兰台内外,2021(22):1-3.
[6]杨云贤.智慧校园建设对高校档案管理信息化的影响与实施路径[J].山西档案,2021(06):127-133.
[7]张羽.高校档案管理信息化建设初探——基于二级学院档案员视角[J].教师,2021(21):19-20.
[8]陈艳.基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨[J].山西青年,2021(06):77-78
作者:张晓晓 单位:沈阳音乐学院档案室
