前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的城建档案归档质量问题及对策浅析，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
摘要：随着城市建设的快速发展，城市建设、管理工作对优质城建档案（以下统称“档案”）资源日益增长的需求同档案归档质量不高、内容不齐全的矛盾日渐突出。如何提高档案归档质量，已成为城建档案管理部门（以下统称“档案管理部门”）亟须研究解决的一个重要问题。
关键词：城建档案;归档质量;对策
一、档案归档质量存在的主要问题
1.档案形成质量不高。如施工记录、试验记录、质量验收记录等施工文件编制还不规范，签字盖章手续还不齐全，代（漏）签字、漏盖章现象普遍存在。许多施工物资出厂证明、合格证多为复制件。相关竣工图未严格按照设计变更通知单更改或修改不到位。2.档案分类组卷不科学。如将项目建设两个以上不同阶段的文件材料随意组合在一起，未严格按照项目建设阶段进行分类排列组卷，人为割裂文件材料之间的有机联系，档案分类、组卷不合理，案卷题名难以准确揭示卷内文件材料内容，不便于查找利用。3.档案整理不尽规范。如会议记录、合同（协议）等，普遍没有重新补拟文件题名，查阅利用困难。卷内文件排列、编号不规范，错（漏）编页号现象屡见不鲜。多数档案整理人、检查人未在卷内备考表签字。一些案卷还存在着装订不结实乃至卷内文件掉页现象。
二、问题存在的主要原因
1.档案归档责任落实不到位。《报送竣工档案责任书》制度取消后，档案管理部门无法自项目建设伊始就对档案工作进行跟踪指导，导致项目档案工作任务不明确、责任落实不到位，管理混乱。许多项目在临近验收时才知晓需要移交项目档案，匆忙采取拼凑补救办法突击开展收集归档工作，档案归档质量大幅下降。2.档案标准贯彻执行不到位。由于建设单位重视程度有限以及档案管理部门跟踪指导不够，建设单位既不掌握项目档案工作标准（以下统称“标准”），也未对标准贯彻执行进行全面策划和组织实施，致使标准执行不到位，归档质量下滑。3.档案接收进馆质量把控不到位。由于协调不到位，项目主管部门和相关单位对档案工作支持有限，加上建设单位向档案馆移交档案积极性不高，导致接收进馆档案质量难以把控，进馆档案质量参差不齐。
三、解决问题的对策
针对档案归档质量问题，笔者认为应从前端控制、过程控制、结果控制三个方面，全面提升档案归档质量。前端控制，即落实项目档案工作任务，解决任务不明晰、责任不到位问题；过程控制，即运用SDCA（Stan-dard，标准；Do，执行；Check，检查；Action，总结）循环管理模式严格把控标准在项目文件收集、整理过程中的贯彻执行，解决标准执行不到位问题；结果控制，即把好档案接收进馆质量关，解决进馆档案质量把关不严问题（如下页图1所示）。1.前端控制，促使建设单位将档案工作纳入议事日程。针对项目档案前期管理缺位问题，积极取得项目主管部门支持，确保档案管理部门自项目建设伊始就介入项目档案工作，督导建设单位将档案工作纳入项目建设议事日程，促进档案工作与项目建设同部署、同检查、同推进。（1）明确项目档案工作任务。由项目主管部门负责，督促建设单位在项目审批阶段就与档案管理部门取得实际联系。档案管理部门应一次性告知档案移交进馆范围和质量，明确双方责任和义务，为做好项目档案工作奠定基础。（2）落实项目档案工作责任。建设单位应根据档案管理规定，明确项目档案工作分管领导，确定档案管理机构，配备专职档案人员，具体负责项目文件形成、收集、整理、监督、检查和指导，汇总项目档案，并及时报送档案管理部门。建设单位同参建单位签订项目建设合同时，应专门设立档案管理条款，明确项目档案归档质量和责任。监理合同还应明确监理单位对监理项目档案真实性、准确性的审查责任。建设单位相关部门、参建单位应设置兼职档案人员，具体负责所承担项目文件材料的收集、整理、归档工作。2.过程控制，借鉴SDCA管理模式强化标准贯彻执行。针对标准贯彻执行不到位、档案归档质量不高问题，我们充分借鉴SDCA循环管理模式对标准执行进行了全面梳理，并在工作实践中总结出相应的标准执行方法。（1）明确标准，指导建设单位制定标准执行计划。制定标准执行计划，是推进标准贯彻执行的前提。①明确项目档案标准。项目开工前，档案管理部门应对项目档案归档质量进行交底，促使项目档案人员知晓项目文件形成、收集、整理不同阶段需要执行的不同标准。②辅导建设单位制定标准执行计划。针对项目文件收集、整理不同阶段对不同标准的需求，辅导建设单位制定标准执行计划，从标准名称、执行主体、方式方法等方面将标准执行、检查等环节工作计划周全，明确执行人员，落实检查责任，完善评价机制，为做好标准执行奠定基础。（2）采取措施，督导建设单位将标准执行落到实处。档案归档质量高低取决于标准执行程度。应使档案人员养成按标准收集、整理项目文件的好习惯，促使标准要求转化为档案人员收集、整理项目文件的自觉行为。①加大标准执行培训力度。采取集中培训、上门培训等方式，促使建设、参建单位档案人员熟练掌握标准执行技能。②将标准执行纳入相关人员岗位职责。督导建设、参建单位将标准执行纳入档案人员工作职责，促进标准执行与项目文件收集、整理有机结合。③养成标准执行好习惯。指导档案人员把标准执行方法固定下来，形成具体操作步骤，不断巩固并形成习惯。④促使标准执行形成完整闭环。结合项目文件形成质量不高等档案质量常见问题，督导建设单位通过对标准进行分解与落实，将标准要求嵌入档案人员岗位职责，促使标准执行形成完整闭环（如图2），减少问题、提高质量。（3）健全制度，做好标准执行监督检查。通过档案管理部门监督检查，推动建设单位建立标准执行检查考核机制。①促进标准执行监督检查制度化。项目档案工作分管领导应定期听取项目文件收集、整理情况汇报，协调解决标准执行过程中存在的问题。②推动标准执行监督检查常态化。一方面，档案管理部门应结合项目建设进度，定期对项目文件收集、整理情况进行检查指导；另一方面，建设单位检查项目建设质量、安全、进度时，应同步检查项目文件收集、整理情况。③严格标准执行评价制度。建设单位对参建单位进行合同履约考核时，应同步对项目文件收集、整理情况作出评价，并把是否符合标准要求作为合同款支付前提条件。（4）总结经验，持续推进档案归档质量提升。总结标准执行情况，改进标准执行方法，为促进标准执行积累经验。①总结推广标准执行经验。档案管理部门通过检查指导，将好的做法应用到后续标准执行。如我们推行建设、参建单位集中开展项目档案整理工作，由档案管理部门进行现场指导的做法，既促进了标准执行，也提升了档案归档质量。②建立标准执行反馈制度。档案管理部门应定期征求建设单位关于标准执行过程中存在的问题，便于改进标准执行方式，促进标准执行良性循环。3.结果控制，严格把控档案接收进馆质量关。针对档案进馆质量把关不严问题，在做好指导服务、保持联系基础上，主动协调住建、产权登记部门，建立健全档案接收进馆联合把控机制，提高档案进馆质量。（1）全面实施档案移交进馆前质量审查补缺制度。对建设单位报送的拟移交进馆档案，经审查确认为不符合标准要求的，档案管理部门应一次性告知建设单位，限期整改。待档案质量符合标准要求后，方可出具档案合格认证文件。（2）把好项目备案登记关。住建部门开展项目备案时，应认真查验拟备案项目档案移交进馆情况，未取得档案管理部门出具的档案合格认证文件的项目，不予以备案。（3）把好项目产权登记关。产权登记部门开展产权登记时，对未取得档案合格认证文件的项目，不予办理产权登记。总之，提高城建档案归档质量，既需要项目主管部门的高度重视和大力支持，也需要抓好抓实档案标准的贯彻执行，更需要相关部门支持配合，共同把好档案接收进馆质量关。只有这样，才能确保城建档案的归档质量。
作者:蔡军 单位:葫芦岛市自然资源事务服务中心档案中心
