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作者：吕东红 单位：青海省疾病预防控制中心
疾病预防控制行业是科技含量较高的行业,在疾病预防控制实践活动中,拥有大批先进的卫生检验仪器设备,这些设备在传染病预防控制、突发公共卫生事件应急处置、科研工作中起着无可替代的作用。近年来,随着疾病预防控制机构能力建设的加强和仪器设备更新力度的加大,各级疾控中心陆续添置了大量的卫生检验仪器设备,如何加强设备和设备档案的管理,最大限度地发挥设备在疾病预防控制、科研中的作用是疾病预防控制机构管理者面临的重要课题[1]。
1疾控机构卫生检验仪器设备档案的意义
首先,疾控机构卫生检验仪器设备档案,能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据,为同类设备的更新换代提供依据。一台先进的仪器设备功能多样、价格不菲,在引进时领导和专家将会对设备的使用价值、资金的投入、创造的社会效益等进行详细的论证,卫生检验仪器设备档案能够为此工作提供重要的参考依据。其次,疾控机构卫生检验仪器设备档案是设备维修、检修和管理的必要条件。在运转和使用过程中,由于热力、化学元素的作用,一些零件会磨损、腐蚀和松动,将会影响设备的精度、性能和工作效率,必须进行及时的维护和检修。而仪器设备档案是必备的条件,它能为设备的使用和维修、保养提供依据。同时,利用设备保修期和维修期的区别,避免不必要的支出。
2如何加强疾控机构卫生检验仪器设备的档案管理
2•1明确仪器设备档案的归档范围
凡是1000元以上的卫生检验、检测、职业病诊断、科研仪器设备,不论其资金来源、购买渠道如何,均要建立设备档案,纳入管理范围。根据仪器设备档案的管理要求,将设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件纳入仪器设备档案的归档内容。①各种文件:如设备申请材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件;②各种记录:如谈判记录、招标记录、订货合同、协议等;③各种原始凭证:如到货通知、提货单、发票影印件、装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸;④开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告;⑤设备使用操作章程、维修管理办法、制度;⑥人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录;⑦设备报废申请及处置结果[2]。
2•2建立完善的管理网络
仪器设备档案是一项涉及面很广,技术性很强的工作,是一项全员参与全过程管理的一项系统工程[3]。设备档案的管理必须坚持集中统一的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全,设备档案工作必须纳入疾控机构设备管理工作中,与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合,保证设备文件的完整、准确、系统。强化各级管理人员依法治档的意识,疾控机构成立由分管主任直接领导的仪器设备档案管理网络小组,实行中心、所(科室)、操作人员三级管理网络,定期召开有关人员会议,明确工作目标,修订和完善档案管理制度。将设备档案管理工作作为单位目标管理责任制的一部分,纳入中心对所(科室)的目标考核,及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时,做好日常设备记录,每次使用后,认真做好使用情况的记录;每半年将整理好的记录上报给质量管理科负责人,经核查后交档案室存档,在全中心形成一个有效的管理网络。
2•3提高档案人员综合素质,充分发挥卫生检验仪器设备档案的作用
档案人员的业务素质对仪器设备档案管理工作有着十分重要的作用。当今卫生检验仪器设备技术飞速发展,管理人员不仅要掌握一定档案专业知识还要了解有关卫生检验仪器设备的发展动态和产品现状,同时要有高度的责任心和吃苦耐劳的精神,对于每一个环节的管理要尽职尽责,以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整,充分发挥仪器设备档案的作用,使疾控机构各种卫生检验仪器设备的效能得到充分发挥。
总之,疾控机构实验室仪器设备是开展卫生检验检测工作所必需的重要资源,是确保检测工作质量,获得可靠数据的基础。通过仪器设备档案对于开展检测工作、进行检测事故调查分析、购置设备提供参考凭证,可以减少维修费用,提高检测效率和质量,为疾病预防控制提供强有力的技术支撑,促进疾病预防控制事业健康可持续发展,更好地为人民健康服务。
