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本文作者：黄锐 单位：杭州市人民政府电子政务办公室
传统政府会议都需要到指定会场集中，时间、交通、效率、费用都是需要考虑的因素。一旦发生突发事件，因不能及时沟通、决策滞后而造成损失都是不可预计的。主要弊端可概括为以下几个方面：①决策受到时间限制。政府会议频繁，对时效性要求较高。除了会议筹备本身需要时间外，区域跨度大时，各部门人员从各地赴会，造成时间上的大量浪费，有时候花在路上的时间甚至比开会的时间还长。政府决策受到时间的限制，特别是紧急会议可能因时间紧任务急，而受到严重影响。②赴会者面临行车难、停车难的困境。随着私家车走进家庭，城市汽车保有量大幅度增长，在给人们的生活带来方便的同时，也给市区道路的交通带来了巨大压力，交通供需矛盾日益凸显，特别是“停车难、行车难”问题越来越突出。公车改革后，机动车使用的高强度、出行的高密度给与会人员行车、停车带来了很大的困扰。③会议受到会议室规模和档期的影响较大。政府会议室的保有量是有上限的，传统会议会受到会议室规模的限制以及是否空闲的影响。
在当前建设节约型社会中，首先要建设节约型政府，政府机关作为社会的组织者和管理者，在建设节约型社会中起着举足轻重的作用。传统的政府会议在资源利用上存在以下弊端：①物质资源浪费严重。传统会议需要印发会议通知、会议指南等印刷品，有些材料阅览后就被丢弃，浪费了诸多的物质资源。加上会务费一般从财政经费中列支，使许多政府财政在办公经费上入不敷出，会议的庞大支出使得财政资源不堪重负。②政务资源浪费严重。会议过多，参会人员疲于奔波，耽误时间，更有甚者，各级工作人员长期处于会议综合疲劳症状态，既不利于工作的创新与发展，也不利于身心健康，更不利于提高工作效率。目前，政府的日常工作会议繁多，集中的会议方式越来越不能满足人们的需求。如何在“效率至上”的信息社会中，既能提高政府的办公效率、省去路途劳累，又能减少差旅费用等各项会议成本，这是政府部门亟待解决的问题。
近年来，中国公众利益诉求的数量日益增多，利益诉求表达已成为当前社会的旺盛需求。同时，仍有大量利益诉求处于难以表达或不好表达的状态，表达渠道不畅的状况日益突出。如果表达渠道不畅，一部分群体的利益诉求长期得不到表达和反映，其利益必然会受到漠视和损害，最终会加剧利益冲突和社会矛盾的产生。在传统政府会议中，公众无法广泛参与讨论。特别是与公众切身利益相关的决策，往往是政府领导在会议室的“象牙塔”中“拍脑袋”想出来的，或者只有几个公众代表参加，反映的意见无法代表最广大群众的意见和利益。因此，传统会议无法满足公众表达诉求的愿望，也没有给公众表达诉求提供渠道。公众诉求满意度较低。构建和谐社会就是要提供解决矛盾和化解冲突的维护群众权益机制。加强和完善党和政府主导的维护群众权益机制的一个重要方面，就是建立和健全诉求表达机制，而构建利益诉求表达机制的着眼点在于拓宽和畅通公众利益诉求渠道，让公众能够最大程度地参与到政府的决策中来。在传统政府会议中，信息与解释受到限制，影响政府工作的满意度。随着信息技术的发展，广播、电视、报纸、互联网等大众媒体受到群众关注，政府往往通过媒体来政府动态和决策。但由于受到篇幅和时间的限制，媒体无法在有限的时间内所有政府的动态和决策，造成公众对政府工作了解不够全面，甚至会造成误读。同时，媒体在人民群众利益诉求表达中发挥着越来越重要的作用，成为公众利益诉求表达的重要渠道。通过大众媒体进行的公众利益诉求表达很容易为党和政府所注意和重视，直接被决策层了解。而在媒体报道公众利益诉求的过程中，不同程度会有一些传达的片面和失真，不能够完全准确表达公众利益，或者只是表达了部分群众的心声，造成政府无法准确及时地了解公众诉求，从而影响公众对政府的满意度。
《中华人民共和国国务院公报（2008年第5号）》中提出要精简会议、改进会风，严格控制会议的规格和会议数量。在改进会议形式上，提倡召开电视电话会议和网络视频会议，不涉密的会议特别是直接开到基层的电视电话会议，可以安排在网上直播。电子政务手段在政府会议中的普及与应用，借助宽带网络向政府提供与其业务相结合的专业视频会议系统，使传统的会议组织方式发生着根本转变。它减少了政府机构的会议成本，进而提升政府行政效率、行政能力和行政公信力，乃至于改善投资环境。透过视频会议可以缩小各级机构间的区域间隔，减少差旅会务成本，构造出一个跨区域多人共享的工作空间，为政府系统提供了一个便捷高效的通信沟通平台，拉近了各级各部门之间的距离，能帮助政府轻松召开远程会议、进行视频会商，减少中间环节，节约会议时间，节省行政成本。
以网络视频的形式召开非涉密内容的日常政务会议，为各级政府部门举行实时会议和即时会商提供高效可靠的支撑平台，有助于减少会议出行、提高办事效率。电子政务手段应用于会议组织，主要是指运用政府信息化办公的高科技产品，通过程序共享、文件传送、图库编辑等功能，参会者可以将各种需要交流的数据、图形、报表、文字等信息同步显示给所有相关人员，在进行充分视频、语音交流的同时能够让参与者对内容进行共同操作和修改，完成会议中的交流讨论[2]。各部门可随时方便地召开各类会议，及时进行工作部署、监管和政策传达，从而可大大提高行政效率。⒋提升突发事件处理能力突发事件的急迫性要求政府能够作出快速准确的反应，电子政务手段的应用，使得应急系统需要具有“千里眼”和“顺风耳”的优势，作为应急系统关键部分的视频会议系统可以在第一时间了解突发事件、作出应急指挥处理和布置下一步工作。远程会议也逐渐发生了从“会议室”到“桌面化”的变化，会议“桌面化”后与“日常沟通和管理”的完美结合，即把视频会议系统变成更加完善的集办公、管理于一身的高效管理平台，在帮助指挥员指挥决策的同时，提高了快速反应能力[3]。
政府会议中公众诉求体现方式的转变电子政务手段的应用使得公众可以直接参与到政府各类会议中，政府领导可以直接与市民见面，听取诉求，解决问题，使政府会议成为政府与市民直接沟通的桥梁，成为公众表达心声的有效渠道，从而满足了公民诉求的表达权。决策开放让公众了解政府决策过程，增加对政府的信任度。借助网络直播和政务论坛，邀请市民参与政府工作，能够让政府听到公众的心声，也能让百姓了解政府的决策过程。不仅增强了决策透明度，打破时空界限，而且给予民众更大的空间，能更真实、无顾虑地表达看法，提出建议。政府会议过程向公众开放增加了公众的政治参与方式，便于公权力在阳光下运行。虽然在以往政府办公会议议题研究会前，可通过广泛调研了解民意，但存在一定局限性。如今利用电子政务手段，借助网络平台向社会同步公开政府办公会议内容，改变了公众的政治参与方式，也较好地传播了政府的改革举措。让民众在第一时间享有知情权和政治参与权，共同推进公民社会建设，也可以让权利在阳光下运行，成为由民主促民生的重要方式。让公众诉求能够面对面地得到表达，从而提升了对政府的满意度。#p#分页标题#e#
杭州推行“开放式决策”，是源于中国社会主义民主政治发展的客观要求，吸收了中国共产党领导的协商民主的成功实践经验，同时借鉴了当代“协商民主”的政府治理思想中的有益成分。杭州市政府坚持“人民唯大、创新为先、法治为道、务实为要、清廉为范”的施政理念。在实际生活中，公众对政府工作既有期待又有诉求，打造民本政府就要对公众负责。为此，杭州市政府重新审视政务公开工作，不仅让“老百姓有权知道政府在干什么”，而且更要让“老百姓有权参与政府决策”。由此提出“开放式决策”“让民意领跑政府”，推进政府决策的科学化、民主化。为推行“开放式决策”，杭州市政府自2007年11月起，建立了人大代表、政协委员列席市政府常务会制度、政府决策事前公示制度、市民与专家代表参加市政府常务会制度、《政府工作报告》社会公示制度等，实现市政府常务会议互联网（后又扩大到手机网络）视频直播互动交流。
2009年起市政府全体会议邀请人大代表、政协委员、市民代表到席，并制订下发《杭州市人民政府重大行政事项实施开放式决策程序规定》（市长令第252号）和《杭州市人民政府“开放式决策”有关会议会务工作实施细则（试行）》，杭州市及所辖13个区、县（市）政府均推行“开放式决策”，进一步丰富和完善了“开放式决策”的内涵与外延。第一，利用电子政务手段，将“公开”的理念贯穿于决策的全过程。传统的政府常务会议公开的途径有限，而且公开的受众相对固定，如报纸等，都受时间和版面等因素的限制。利用电子政务手段，整个会议的决策事项，包括酝酿、调研、起草、论证，直至政府常务会议讨论，以及决策的实施都可以通过信息化手段随时随地公开。第二，利用电子政务网络平台，为公众提供多渠道参与决策的机会。利用电子政务手段，公众参与方式多种多样，既有直接参与又有间接参与，具体分为现场参与、视频连线参与、网络论坛参与、手机短信参与等多种形式。第三，利用成熟的电子政务交互平台，使得公众不仅可以参与决策，还可以同时直接发表自己的意见建议。公众可以通过“中国杭州”政府门户网站常务会议直播专题页面报名参与会议，参与方式包括现场列席会议和通过网络与市领导进行视频互动。会议进行过程中，可以通过网站、电视、手机直播平台收看会议视频直播，登录常务会议直播互动平台的网民还有机会与市领导进行视频互动。会后会议视频载入市政府网站相关栏目予以公开。综上所述，基于电子政务的政府会议模式的创新，改变了“自上而下”单一的精英决策模式，使“自上而下”的贯彻精神与“自下而上”的民意传递相结合，从而更好地贯彻了“重视民情、反映民意、集中民智、珍惜民力”的民本理念。杭州市政府“开放式决策”在中央编译局、北京大学主办的中国地方政府创新奖评选活动中获“2009年中国地方政府创新奖”。
为节约会议费用，缓解交通、停车两难等问题，从2010年起，杭州市政府开始着手建设视频会议系统，至2011年底，已基本完成一期项目的建设。视频会议系统为政府部门提供了一个便捷高效的通信沟通平台，拉近了各级各部门之间的距离，能够帮助政府轻松召开远程会议、进行视频会商，减少中间环节，节约会议时间，节省行政成本，对提高政府行政效率、推动政府绩效管理和政府精细化管理起到了积极的促进作用。杭州市政府视频会议系统采用支持1080P@30fps的高清终端摄像头，可以达到很好的显示效果；同时，采用国际领先的视频会议设备及自主研发的管理软件，在视频会议的效果、稳定性及人性化管理等方面提供了最佳的体验。目前已建成的杭州市政府视频会议系统，覆盖13个区、县（市）和43个主要部门，其中拥有固定视频会议室（硬终端）单位25个，拥有移动视频会议室（软终端）单位56个，能基本满足市政府各级各部门之间的实时会议和即时会商的应用需求。⑴节约行政成本传统会议存在很多弊端，尤其在经济社会快速发展的今天，参加会议的人力成本、时间成本、出行成本等问题，已经成为困扰各级领导的一大难题，尤其是交通、停车“两难”问题，矛盾已经非常突出。
以往淳安、建德等郊县（市）参加在市政府召开的会议，仅来回路程就要花去五六个小时甚至更多，如会议安排在上午，外地参会人员就必须提前一天前往，交通、住宿等差旅费用使得参会的成本非常之大，视频会议系统的应用可使这些成本几乎降低为零。杭州市政府视频会议系统提供了灵活多样的会议形式，可以召开自上而下的全市性大会、部门之间的会议和跨地区跨部门的会议等等，所有这些都得益于视频会议系统中关键技术“MCU池”的实现。在以往会议中，受到网络以及多点控制单元MCU单台容量的限制，往往需要采用分布式部署。在这种结构下，召集全网会议，需要将各地的MCU进行多级级联。而目前现有的MCU级联解决方案不是无法完成适合政府单位主席制会议的各种会议应用模式，就是操作异常繁琐，每个会议都需要多个视频会议专业人员进行保障。杭州市政府视频会议系统创新地提出MCU池的概念，能做到多台MCU资源后台智能整合以及前端统一管理界面，使会议操控变得简单。⑶提高应急决策能力杭州市政府视频会议系统提供多种接入方式，只要能接入网络的地方都可以通过终端连入视频会议系统，这为突发事件的处理提供了便捷的沟通方式，指挥中心的决策者可以通过各地反馈的实时视频信息做出决策，大大提高了决策效率和决策能力。同时还将引入网真系统和高清桌面终端等设备，为高层领导之间的协商会议提供更真实的效果和更便捷的操作方式。
随着电子政务手段的进一步发展，高清云视频会议、网络视频直播互动会议等多种会议方式的应用将会越来越广泛。信息化对传统政府会议模式的冲击与改变，必将带动政府决策、政府服务向更高层次发展，公众诉求将会得到前所未有的全方位展现。由于目前的政府视频会议受网络带宽、网络覆盖等因素制约，还无法实现随时随地召开会议的需要，如在行进的车中、在恶劣的环境中、在网络没有到达的地方等等。随着网络的发展，这些问题都将迎刃而解，不受时间、空间限制的会议模式将成为可能。网真系统是视频会议的一大创新，它开创性地将远在天边的人拉近，相对逼真地展示在眼前。目前网真系统还是有许多局限性，如受开会人数和场地的限制。随着科技的发展，我们有理由相信，在科幻电影中才能看到的逼真会议模式一定会实现，真正的网真时代一定会到来。随着新技术不断应用的推动，政府职能和公信力将受到更大的挑战，政府自身的改革也会加快，经过不断磨合和创新，政府转型一定会实现，服务型政府最终会建成。#p#分页标题#e#
