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（一）档案信息的数字化
档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库[1]。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。
（二）档案网站建设
档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。
（三）数字档案馆建设
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。[2]
二、高校档案信息化建设存在的问题
（一）对高校档案信息化建设重视不够
1、在人员配备上不够重视。
目前专职从事高校档案信息化建设的人员比例比较低，很多人从事高校档案工作多是半路出家。高校领导在思想上对档案信息化建设重视不够，觉得档案管理不需要很高的学历和技能，就可以从事这个专业。所以往往让高校一些闲杂人或一些快退休的老同志从事档案管理。所以就造成了档案管理队伍，缺乏素质、结构不合理，影响了高校档案信息化建设。
2、在资金投入上不够重视。
目前高校的资金投入重点放在学校的教学楼、学生宿舍、教学及科研方面，而对于档案管理的资金投入几乎没有。这样就造成了很多高校的档案基础设施设备相当落后，有的档案室甚至没有计算机，档案数字化管理更是无从可谈。即使配备了相应的有计算机，实现了内部数字化管理，但与外界没有联网，档案数字化管理水平还比较低，谈不上真正的数字化管理。
(二)管理体制不到位
地方政府还没有完全将高校的档案管理工作纳入到政府工作中来，政府档案管理机构与高校档案管理联系较少，一般联系多为有关档案管理的会议和培训，具体很少过问学校档案工作，甚至很少对学校档案管理进行检查和指导。有的高校仍沿用传统的管理模式管理档案，并且在分配机制、奖惩机制等均不够完善，影响着档案工作人员的主动性、积极性。
（三）档案信息化建设所带来的安全问题
档案信息化建设中不可避免与网络有着非常紧密的联系，网络再给档案信息化建设带来诸多好处的同时，也存在着档案信息中涉及国家秘密、工作秘密、个人隐私等其他一些不得公开的信息，存在被窃取的可能。
三、解决对策
（一）加强档案信息化人才建设
在人才建设方面采取引进和培养并重的原则，加强人才队伍建设。高校要为档案部门配备具有较强能力的计算机专业人员，专门负责档案信息化建设工作，档案部门要对计算机专业人员进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务，从而更好地对电子文件进行管理。同时要加强对在职档案人员的业务培训，特别是计算机和网络知识方面的培训，提高档案人员掌握和运用现代化技术的技能。
（二）档案信息化安全保障体系建设
坚持利用和保密并重的原则，最大限度地提供开放档案网络化利用，增强档案信息安全和网络安全意识。采取切实有效的技术手段和管理措施，加强计算机网络档案管理系统的监控，严格身份认证和密钥管理，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，对各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上。[5]
（三）档案信息化基础设施建设
要加大对档案信息化基础设施建设的投入，高校档案部门要建设和完善局域网，并与校园网连通。继续推进运用计算机管理档案，提高档案部门计算机和网络技术的应用水平，提高计算机管理档案的普及率。
（四）加强对档案信息化建设的管理
高校领导要对档案的信息化建设管理加强领导、统一规划。高校档案馆要建立信息化建设领导机构，明确分管领导，落实专门机构和专人负责档案信息化建设工作，及时了解各单位档案数字化和电子文件归档情况。同时要加强与政府档案管理机构的交流与联系。