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过去是计划经济体制下的福利分房，很多房屋都是国家或集体建设，但房屋的管理是本单位物业，造成建管脱节，并且这些房屋老旧，配套设施不齐全，乱搭乱建现象较为严重。由于管理者对房屋的建设规划缺乏必要的认知，给其带来对房屋的维护困难。产权关系不明晰。无论是机关事业单位住宅小区，还是在一个大院的不同单位，房屋的共用部位，包括公用的道路、场地、设施设备等产权界定尚未明确，权、责、利难以界定，给物业管理和收费带来一定困难，导致物业纠纷产生。思想观念转变。大部分机关事业单位业主受计划经济主体影响较大，对市场经济反应比较弱，物业管理意识淡漠，管理部门不愿参与到市场竞争中。一方面随着居民生活水平的日益提高，对物业管理的要求也在提高，而现有的物业管理水平满足不了居民日益提高的需求，短时间内无法与市场上的物业管理公司抗衡，导致管理部门对改革心有余悸。另一方面，部分员工对物业管理观念需要转变。例如以往不收管理费，改革之后收管理费对职工来说一时难以接受。而要想提高物业管理水平，必须筹集更多的管理费，这些费用只有向广大居民筹集。
管理体制。现有的物业管理主要采用行政管理模式，缺乏竞争，服务质量堪忧，不能满足居民的需求。为了克服管理体制不顺的弊端，当前急需建立新的市场管理机制，让业主与物业管理企业双向选择，使物业管理更加社会化、市场化。只有形成了市场竞争，物业管理部门有了压力，服务质量才会越来越高，以满足居民多样化的需求。设施改造。由于时间久远，大多数机关事业单位的大院及住宅区的设施落后，且老化、不配套、标准较低。一是供水供电系统老化，水电管线过小、消耗大，不够节能环保，且不能满足现代人对用电用水的需求；二是由于缺乏管理有的道路及公共场所年久未修，甚至荒废；三是环境卫生差，垃圾堆等场所缺乏管理，绿化带不够。物业管理经费筹措。物业管理改革之后，将会加入到市场竞争的队伍中，按照市场化的方式运作，严格执行成本核算，不再提供免费服务。由于是有偿服务，职工必须缴纳相应的管理费用，当务之急除了强化职工转变思想观念外，还需建立细化的服务收费标准，包括居民自有房屋的收费标准和公共设施及场所的收费标准等。行业队伍素质。机关事业单位物业管理中心的人员主要来自机关后勤和机构分流人员，其中很多人没有接受过专业培训，并且还有一些人年龄偏大，文化程度较低，人员的素质差异较大，导致无法满足职工日益提高的社会需求，市场竞争力较弱。
加大改革宣传，提高认识。由于员工物业管理意识薄弱，因此必须加大物业管理改革的宣传力度，提高大家对物业管理的认识。一要加大物业管理改革必要性的宣传，让广大员工充分认识到物业管理改革是机关后勤社会化改革的必然要求，是社会主义市场经济的必然趋势。推行物业管理，虽然是有偿服务，但最终受益的还是广大住户。二要加强对相关物业管理从业人员的教育，打消他们参与市场竞争的疑虑，采取有效的方法让他们积极参与到物业管理改革中，培养他们的竞争意识，督促他们提供更加优质的服务。三要积极向广大员工宣传有关的管理措施办法、服务项目、内容和收费标准等，使物业管理的信息公开透明化，尤其是水电费等收费情况，必须向居民公开，使居民交费交的放心明白。
以人为本，加强物管人员的教育培训。机关事业单位物业管理人员绝大部分由后勤服务部门转制而来，往往缺乏物业管理方面的知识、经验和技能。一方面，必须通过专业化的培训，尽快提高物业管理从业人员的专业素质，应按建设部的要求对从业人员进行物业管理综合培训，掌握本岗位必备的应知应会的知识和专业技术，通过相应的考试，取得上岗资格证书。一方面，坚持“以人为本”，大力加强物管人员的思想道德建设，弘扬爱岗敬业、无私奉献的精神，引导和教育员工坚持以“主动热情，周到优质”的服务态度实行文明管理，及时为业主排忧解难。通过教育培训，把物管员培养成操作规范熟练，业务素质和服务素质“双高”的专业管理服务队伍。积极筹集资金。
第一，积极争取各级政府支持，特别是在物业管理刚刚起步阶段，应在资金信贷和税收政策方面，按国家有关政策规定，对机关物业管理中心在税收、物价、办证等方面给予优惠和支持，扶持机关物业管理中心的发展。第二，积极争取单位领导的关心和支持，取得各级领导尤其是党政一把手的重视，求得他们在人力、物力、财力上给予支持和政策上的倾斜。第三，积极争取本单位住用员工的关心和支持，积极承揽服务项目，赢得广大职工和家属的理解信任和支持，不断扩大服务空间，开拓服务市场。第四，物业管理部门除了应充分利用现有物业搞好经营外，还应努力拓展新的业务，增加营业收入，补充物业管理经费的不足。建立和完善机关物业管理的长效机制。为了使物业管理能够保持较好较快较持久的发展，必须建立长期有效的管理机制。使物业管理有章可循，按标准办事。一是建立咨询机制，为物业部门及住户提供政策和法律指导，集思广益，共同做好物业管理的建设。二是建立激励机制，通过开展物业管理评比活动，调动物业部门的积极性，提高居民的满意度。三是建立诚信评估考核机制，秉持公平、公正、公开的原则对物业管理进行评估评比。四是建立车辆管理机制，对办公区域及居住区域的车辆停放进行规范化、现代化的管理方式。五是建立矛盾调解机制，通过听取群众意见，帮助物业部门和住户居民调解纠纷，化解矛盾。此外还应建立领导体制、竞争机制、管理决策机制、内部组织机制、用人、用工和分配机制等有效机制，多管齐下，深入推进小区物业管理长效机制的落实。