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1背景与现状 信息服务平台能集成各种资源，充分发挥各个服务系统的技术和人才优势，系统地为用户定位、获取和交换信息。从国外信息服务平台建设的进展来看，不但起步早且更重视实践探索。早在20世纪60年代后期，以美国为代表的发达国家的服务机构就开始利用计算机技术建立数据库，向用户提供系统、丰富、准确的信息。20世纪70年代末，美国政府在州一级建立了以计算机为基础的电子化信息库，并与州内所有具有网络基础的机构连通；到20世纪90年代初，美国已经建立起了与各州联网的国家级“美国专题信息库”。 从20世纪90年代上半期开始，以社会信息化和办公自动化为基础，发达国家的电子政务迅速发展。这不仅实现了政府管理与服务的网络化，也使政府网站等网络公共服务平台快速建立并发展起来，信息服务从此由基于办公自动化的发展时期跨入基于网络管理的发展时期，公共服务的信息资源共享、自主自助式的服务逐步制度化与常态化。目前，我国的信息服务平台，大多数是以数字图书馆为基础进行构建和运行的，如CSDL[1]和CALIS[2]服务平台等，可提供文献数据库、学科门户、学位论文、新闻聚合、公共检索、馆际互借、文献传递等服务业务。但是随着社会的发展和深入开展工作的需求，信息服务的内容更加广泛，尤其是一些国家机关、企事业单位在财务管理、物资管理、图书管理、工程设计等方面实行了网络管理，工作本身产生的各种信息量也迅速增加，用户要求具有良好的保护环境和利用手段，迅捷、全面、多渠道的获取、挖掘急需的信息，渴望获得高质量、个性化的信息服务。已有的信息服务平台（网络管理系统）随之显现出很多局限，如：由于缺乏整体规划，导致各业务系统建设各自为战，后续的子系统往往来自不同的供应商，技术异构造成系统之间的通信和数据共享困难，使得各单位的管理系统和数据资源类型各异、来源不一，最终导致管理数据重复录入，无法统一使用，形成相互独立的信息孤岛，它的产生不仅使信息和数据无法共享，更不能满足用户的信息需求，同时也造成大量的重复建设和浪费。消除信息孤岛的最大难题是信息的组织管理与整合，即如何在现有网络管理的基础上，建立一个公共统一的应用交换平台，这就要借助于网络管理来支持用户对信息的有效利用，从而长期保证信息服务的高效实施。网络管理与信息服务的这种内在相关性要求将网络管理的理念、方法融入到信息服务平台的建设中，并有机结合起来，这项研究对网络管理怎样与档案信息服务平台建设融合问题所见甚少，本文立足于解决这一实际问题的方法，给出一种基于网络管理的档案信息服务平台协同构架，以实现资源的整合与协同利用。 2档案信息服务平台对网络管理的影响 2．1网络管理的基本含义及特点 网络管理是指应用计算机等现代先进技术设备来处理信息和办公室事务，实现信息的自动发送、传递、接收、储存等，以加快信息的流通，提高信息的准确性。由此可看出，网络管理是一种通过计算机网络，将信息与用户联系起来，利用计算机通信技术和多媒体技术进行多向交流的管理方式，这种管理方式与传统的管理模式相比有如下特点：首先，网络管理改变了信息的形成、传递方式及形式。不再受时间及工作环境的限制，从单位的特定办公地点到网络连接的所在地，网络连接的各科室将信息输入微机，既可提供日常查阅管理，又能改变信息材料的形式：一是在材料来源上，网络管理中使用的材料，可以是信息材料形成者自己在网上的信息和知识，也可以是工作人员对网上信息资源进行筛选后下载的资料，还可以是职能部门二次加工开发的信息（知识含量高）。二是在材料形式上，既有以单纯文字形式表现的文本性信息，又有以多媒体形式表现的集科学性、趣味性和艺术性于一体的软件。三是在信息的实效性上，网络管理中所使用的管理软件，要求将工作的基础理论知识与最新知识有机地结合起来，既要有稳定的一面，又要能充分反映实效性的一面，以保证用户所取信息的实用性。其次，网络管理是一种注重双向接收、利用、交流的管理方式，用户能在利用过程中发现信息是否符合要求，主动向工作人员或信息形成部门要求及时弥补应有的信息以满足自己的需要；反之，工作人员和形成信息的部门也能通过网络对用户的利用过程及他们到底需求什么，怎样才能满足他们的利用需求进行了解，根据用户的实际情况及时补充所需信息。用户不仅仅与工作人员发生交流，还能通过网络与工作人员进行直接对话，从而获得对找到有用信息和知识的帮助。同时用户还可以通过网络与其他用户就相同目的的利用进行讨论，在讨论中获得启发，这种交流是经常的。最后，网络管理具有较强的协作性。可跨越部门与部门、部门各科室、单位与外部用户之间的分界线，为彼此因空间、组织结构、业务分工间隔了的管理工作者提供了一个技术支持。由此可见，网络管理体现了管理的目的和接收、利用模式的统一。也为档案信息工作者提供了发掘信息、加快信息的传递、扩大信息的利用范围的手段。作为一个单位内部机构的档案信息管理部门，已具备较好的基础；从物质基础看，配有各种类型的计算机，并装有业务管理应用软件，工作人员熟悉单位档案信息资源需求，对本单位产生的档案信息有一定了解，设计出的系统在速度、效果各方面会更方便、高效，使得平台建成后贴近本单位的使用需求，更能为用户提供全面、优质的服务。只要根据各自的实际情况，注重网络资源的整合与利用，就能推进档案信息服务平台建设的进程。 2．2档案信息服务平台对网络管理的影响 2．2．1大管理观念的树立 档案信息服务平台强调以信息为中心，充分考虑用户的需求、部门科室之间的信息交流以及信息资源的共享，打破了按组织机构设置的职能进行分工，使信息的收集、加工、保管、整理和服务相互分离，不同及相同类型的信息资源分散在不同的管理系统的模式，而成为“运用集体的智慧提高应变能力”，建立有利于管理工作者与用户彼此合作的工作方式。在这一背景下，网络管理人员将从后台走向前台，这一显著特点成为决定档案信息服务平台运作的主体，既体现了管理人员的自身价值，又为个人素质和能力的提高创造了空间[3]，在与网络管理协同的档案信息服务实施中，管理人员通过组织的支持有效促进自我充电，这样的良性循环使人力资本或信息积累成为改变信息产出的显著变量，管理人员的可持续发展必将推动档案部门实现开发信息过程的优势互补和各种信息资源要素的全方位优化。所以，档案信息服务平台的建设能使档案部门拓宽思路，走信息管理集成之路[3]，使管理组织功能聚变放大。#p#分页标题#e# 2．2．2需求组织帮助 在档案信息服务平台这一环境下，网络管理人员不仅需要研究实体信息，而且还要研究与之相关的网络信息，同时还要关注网络信息的受众及用户需求内容。这就迫切需要管理人员不但要有一定的知识和方法，同时还要勇于接触、理解、掌握新知识和新技术，才能满足用户的需求。所以，他们在信息的接收管理、提供服务、开发等方面都担任着重要角色，管理人员不仅是信息库的建造者和维护者，更是信息资源和用户之间的关联者，是高质量信息产品的设计者、操作者。即使如此，由于知识的动态性和广泛性，作为个人不可能完全掌握服务中所需的所有知识，所以管理人员在实施具体服务中，他们不但需要利用现有知识来完成各种任务，还需要组织的知识支持和协作支持。 2．2．3知识支持 随着个性化用户的出现，各层次的管理人员都希望得到更多符合自己服务特点的个性化知识支持。档案信息服务平台能最大限度地满足个性化管理人员的需要，来协助他们顺利完成所面临的任务，这时就需要对具体的问题做具体分析，对具有不同的知识水平、业务能力和工作经验的管理人员，如果面对不同要求的用户，要完成同样的任务，他们可能需要不同的知识，也就是说，知识的供给必须因人而异、因任务而异。而档案信息服务平台能够“理解”管理人员在实施特定任务时的知识需求，并据此提供其所需要的知识，来支持其顺利完成所面临的任务。 2．2．4协作支持 由于档案信息服务平台的综合性，决定了网络管理工作人员处理不同业务时所具有的专业技能的差异性。不同性质的业务服务所需要的专业技能要求是不同的，即使是同一服务环节执行的不同阶段，对知识的要求也是有所区别的，认识的有限性和知识要求的全面性决定了不同工作环节的知识合作意向，所以，管理人员在完成任务的过程中除了需要获得知识支持外，还应该能够与某一专业领域的研究人员或这一专业的用户就需求进行交流；并与有相关经验的管理人员或专家进行协作。即协作支持是指管理人员在任务实施过程中，在遇到自己解决不了的问题的情况下，能够找到相关的专家并通过与之讨论和协作而将问题解决。跟知识支持相比，协作支持通常对于帮助任务实施者解决问题更为直接。 3基于网络管理的档案信息服务平台协同构架 我校建立的档案信息服务平台管理系统，是基于单位网的集群式档案信息服务平台，它对各种不同的信息资源进行统一化管理，以数据为基础，以提供服务为目标，以分析采集技术和审核技术为保障。做到信息资源的采集、迁移、存储、搜索引擎、二次加工、、维护、审核为一体。以计算机及网络技术、数字化加工技术、网络办公等为技术支持，采集更新和共享；利用信息分析技术，打破现有数据的使用限制，整合资源，综合利用；利用数字化处理技术实现文本信息数字化，方便共享；利用网络办公技术，审核控制资源的使用权限，保证资源安全。 运用数据仓库和数据挖掘技术[5]，实现了对档案信息管理和服务的最优化。其体系结构及协同构架如图所示：平台需要的各种信息资源经过采集后，数据库管理模块对数据库数据进行提取、增、删、改的各种操作；元数据管理、资源实体管理等模块都需要通过数据库管理模块来查询、存储和更新它们需要永久存储和用于统计的数据；而资源实体管理模块依赖于控制器中的用户及其权限，其中的每种数据都与用户直接关联，并根据此用户的权限控制用户可进行的操作；元数据管理模块依赖于资源实体管理，控制器模块用于协调外部用户界面与内部除数据库管理以外的其他模块的交互行为。简言之，平台采集到的档案信息资源具有资源实体和元数据两种形态，对元数据实行统一描述，对资源实体采用迁移及数字化处理，对采集的各种档案信息经过加工整理后形成的数据，存储到同一的信息库中。再据档案信息资源的共享范围，采用不同的权限进行审批控制。在统一的搜索引擎下，用于开展咨询服务、个性化服务、集成信息门户等服务方式。当然，用户还可以通过统一的搜索引擎搜索站内资源，甚至提供整个Web的相关资源为用户提供综合服务。基于网络管理的档案信息服务平台是完成各种任务的一种重要和有效的工作方式。 档案信息服务是多种环节支持的工作相结合，使多个网络管理人员在不同的业务角度上进行合作实现目标，其难点在于如何在各服务环节之间传递意图，这就要坚持网络管理与档案信息服务流程协同的思想，在使用保留原网络管理业务框架的基础上，建立档案信息管理与服务流程实施的协同机制，将档案信息管理无缝隙地融合到服务平台中，使档案信息利用成为信息服务平台的组成部分，为此，给出的平台构架能确保管理人员在实施服务任务的每一个环节都能方便地获得所需要的知识信息及相关支持，以此来提升管理人员的问题解决能力。此构架是档案信息部门侧重专业信息和经验，对档案信息加以保存和利用，以网络管理现有的工作环节与档案信息服务平台无缝隙融合为基础结构，是实施档案信息管理和服务的组织和技术基础之一。因此，基于网络管理的档案信息服务平台以先进、高效的服务系统的理念,将内外历史及现行各种载体形式的信息资源纳入统一的管理之下,使得采集、存储、利用、再利用更加方便可行,既能实现信息资源的数据化,又能为用户提供一个可靠的服务管理平台。在实际应用中具有如下优越性： 其一，在网络管理与档案信息服务协同下，实施服务任务的每个环节之间相互传递意图，使多个工作人员都能方便地获得所需要的知识信息及相关支持，在不同的业务角度上进行合作实现目标，将一个体系的档案信息快速与完整地转换并传输给需求不同的用户[4]。 其二，无论需求发生在何种服务任务实施环境中，都能取得搜索引擎技术进行的获取和解释，使用户方便的从信息库中获取单位内部业务及专业信息、解决问题的方式方法、工作经验、网络上的与各种任务相关的信息等各种信息的集成体，使用户得到惊喜！#p#分页标题#e# 其三，信息库（信息库是服务环节运行的资源中心，也是档案信息利用平台，它存储了各个服务环节中所有管理人员及用户的各项具体工作数据）还使管理人员及用户方便的从中获取与各种任务相关的知识语言描述等各种知识的信息。是工作人员与用户之间的沟通与交流更加便利、更加有效。 其四，平台允许对档案信息资源进行处理、浏览和形象化,确定资源应该集中在何处才能确保信息传递能够顺利进行，有助于将传统（网络管理）中的业务环节转变为灵活、高效。即对档案信息进行整理分析，形成显性信息，而重点则是对隐性信息的挖掘，主要活动包括信息提取、信息组织、信息分析（把孤立的信息和经验转换成能使用的信息）、信息利用、保存信息这样的信息共享环境[5]。 其五，通过利用信息技术制作的信息资源的总目录及各信息之间关系的综合体的信息地图，能看到信息存储的位置和方式，还可以提供有关信息资源的知识，以使服务活动的管理者及用户了解信息资源的分布，使用户获得利用信息上的平等性，既重视了有明确利用需求的利用者，又重视了那些有潜在利用需求、可能会随意浏览的接触者；既重视公务信息的用户，又重视了私人信息的用户，发挥了后信息的传播范围广的优势，扩大了用户群。 4结束语 将网络管理融合到档案信息服务平台建设中，是档案信息服务最有前景的实践方法，基于网络管理的档案信息服务平台协同构架，是网络管理导向服务平台建设的主要实践活动[4]，它以灵活方便的协同模式为基础业务和档案信息渗透在整个动态信息环境中的多元化服务得以扩展，实现网络管理与档案信息利用二者协同，是一种全新的档案信息服务模式，更为档案信息服务的深入开展提供实践基础。
