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本文作者：郭丽华 单位：山东淄博高新区城建档案管理办公室
转变观念
数字化管理首先冲击的是我们的思想观念。通过实现观念的转变，适应新形势下的城建档案管理方式，才能在工作中抓住机遇，走出城建档案管理新路子。我们经历了城建档案工作从依靠经济行政手段向依法管理的转变，档案实体管理向信息管理的转变，档案管理手段由手工向技术的转变，档案服务由单一向综合型服务转变。思想观念转变了，就能推进档案管理和服务工作的顺利开展。
转变工作内容和工作目标
在新的管理形式下，工作中心从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应发展需求的数字城建档案馆，建立一个城建档案信息集散中心。建立一个具备数字化档案的管理能力，具备数字化信息的处理能力，具备数字化信息的传输能力的数字城建档案馆成为当前城建档案馆的工作目标。
保障技术人员的需求
数字化管理需要大量新技术、新设备的应用，信息系统开发，对人员素质的需要发生极大改变。尤其是存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，其工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，每个环节的技术问题都会影响到工作的进度。综合性人才的需求，特别是计算机人才的需求更加强烈。城建档案馆要从对档案馆人员需求的多样性、变化性出发，建立培养高素质人才机制，从根本上保证数字化的管理的顺利实施。纸质档案和数字档案并行是走向数字化管理必经的一个阶段，全国城建档案馆数字化建设发展迅速，但仍是针对纸质档案的数字化处理，接收、管理真正意义上的电子档案才刚刚起步，在电子文件管理中一些关键性的问题未解决之前，实行二元并存的管理方式在实践仍要不断发展完善。城建档案信息数字化就是把纸质档案通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储城建档案信息。城建档案的数字化并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。我们有必要对这个过程的各个环节进行深入的分析和研究，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划好城建档案管理的数字化之路，为今后的城建档案数字化建设打好基础。所以，新管理方式将通过自动化管理手段，实现提高工作效率、简化工作程序的目的；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护。通过网络化服务，达到适应市场需求，实现资源共享的目的。
一要提高工作效率，简化工作程序。城建档案馆主要业务工作是围绕档案管理进行的，建立基于档案业务管理的信息化系统，充分运用信息技术和网络通讯技术实现档案的收集、整理、编目、管理、检索、浏览、打印等工作，实现网上办公。改变了目前档案馆有些工作周转时间长、程序多、工作量大、耗时长、准确率低、工作繁琐的现象，尤其是档案接收、著录环节中数据重复录入，造成的人力、物力浪费。将以往的手工作业交给计算机，将信息处理交给网络，实现相关电子数据直接导入系统，并可通过数据库技术及网络技术等手段直接查询、统计，从而获得最新的最准的工作信息，大大提高工作效率。二是通过与上级电子档案系统的数据转换，实现电子文件、档案一体化管理，将档案管理直接延伸到文件初始形成及流转过程，实现任意地块与历史数据的有效查询，为城市规划、管理工作提供最便利、最快捷的服务。三是合理利用档案信息资源，实现对档案信息的多功能开发，实现业务信息与现有档案信息系统的衔接。完善各项功能，对声像档案、地下管线档案、地理地形档案等新类型档案的信息进行开发，进一步整合档案信息，优化信息源，发挥城建档案在数字城市建设中的重要作用。四是实现业务工作的标准化、规范化。通过信息化系统使业务工作中的标准化、规范化得以贯彻，实现指导、接收、保管各环节的科学化管理，克服人为因素给工作带来的不确定性，保证入馆档案实体及其信息的质量。
五是通过建立电子档案接收数据格式，推广应用相关的城建档案管理软件，实现信息管理的提前介入，使档案、信息同时进馆。从源头抓起，达到准确信息，节约资源的目的，促进档案形成者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的服务，从而保证我们能鉴定、保存和利用真实、可靠、完整的文件和档案，从根本上改变由档案馆来进行数字化的被动局面。六是实现服务模式的根本转变，随着城建档案馆服务模式转变的需要，深层次服务与利用成为当前城建档案服务的主体与发展方向。提供利用方式也随着互联网的普及，发生了根本的改变，用户从网上查询城建档案的需求日益增加，开发建立高速互动、突出本行业特点的网站，成为城建档案馆由被动服务变主动服务的一个主要途径，成为城建档案馆为社会提供优质服务的一个重要窗口。数字化管理是城建档案发展的大趋势、大方向，在深入学习实践科学发展观的今天，我们更要按照这个方向来走。因此，在不断调整数字化管理构思的同时，更应该抓好城建档案数字化管理意识的提高和普及，只有这样，才能保证城建档案数字化建设的顺利进行。
