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城建档案是城市发展建设的真实的历史记录。它是在城市规划、建设及管理过程中形成的，既是城市规划、建设和管理的依据，又是科研工作的信息资源。开发城建信息资源，为城市建设服务，是城建档案的根本宗旨。同志指出：“如果我们现在大量的工程竣工图跟不上或不准确的话，那么将来对我们的子孙后代遗患无穷。我们一定要对子孙后代负责啊！”可见做好城建档案工作的重要性和必要性。
重视城建档案，合理地运用城建档案，使城建档案由“死档案”变为“活档案”是建设现代化城市的迫切需要，也是国家档案事业兴旺发达的体现。它可以避免不必要的重复劳动、建设漏洞和科研失误，加快建设速度和科研工作进程，提高经济效益和社会效益。例如，1984年海拉尔热电厂铺设河东区供热管道时，施工单位没注意收集、参考有关地下管网分布情况的档案资料，以致开工时自来水管道被刨漏，造成河东区居民停水三天，给附近居民生活造成困难。
城建档案馆闻讯后及时提供了《工程地质水文》资料及《热网规划图》，为领导和技术人员决策提供了依据，为铺设河东区供热管道赢得了时间，减少了经济损失，节约经费5.5万元。2008年8月，海拉尔为迎接呼伦贝尔盟撤盟设市，在盟市领导下，海拉尔掀起城市建设大会战：修建扩建道路，完善市政设施，让草原城市美起来，亮起来，绿起来。期间，海拉尔桥头街路灯丢失、损坏、老化现象严重，影响市容市貌，急需改造。
在这紧要关头，工程指挥部的技术人员及时来到城建档案馆。城建档案馆为他们提供了桥头街道路改造工程图纸，使他们节省了时间，加快了速度，保证了工程质量，顺利完成了路灯改造工程，节约资金5万余元，为撤盟设市献了一份厚礼。海拉尔贝尔大酒店是20世纪90年代建成的。2003年7月，随着本地区旅游业的开发与发展，为接纳全国各地的宾客，房屋需要改造修缮。
怎样保持原有大酒店的风貌，工作人员在改造前来到城建档案馆详细查阅大酒店原始建筑档案，为改造房屋提供了依据，节约修缮资金10万余元。海拉尔城建档案馆自建馆以来，馆藏逐渐丰富，档案已由1984年的42卷增加到2004年的40450卷，城市底图1800张，地形图5400张，照片档案4500张，不仅在城市建设中发挥着巨大作用，同时也渗透到社会生活的每个角落。1991年有一女士急于出国，因建房拨地证丢失，产权处不予办理产权证，为此，她来城建档案馆查到建房许可证存根，档案馆出具证明，问题得到了解决。
随着城市化进程的加快和城市现代化水平的提高，城建档案的作用越加显得重要。海拉尔伊敏河的沿河规划方案的制定，河东、河西给排水的设计，伊敏桥、立交桥、中央桥、呼伦桥等重点工程的建设及改扩建，东山机杨路等重要工程的修建，所有水文气象、地质等历史基础资料都来自城建档案馆，改变了长期以来城市建设因“无档可查”或“有档不查”造成的种种混乱现象，避免了很多重大事故造成的经济损失。
城建档案是城市建设的缩影，领导决策的参谋，城建科研的园地，技术开发的沙龙。但还有不少人员对城建档案工作重视不够，工程竣工资料丢失、损坏情况常有发生，造成很大的经济损失，应引起足够的重视。城建档案馆收集、保管档案的根本目的，是为城市建设提供有效服务。所以，应抓住城市建设所带来的契机，解放思想，与时俱进，加快城建档案信息化建设步伐，依法治档，强化职能，做好城建档案接收、征集工作，实现现代化管理，为城市建设和社会发展服务。
