【摘要】随着经济社会的快速发展，信息化成为经济快速发展的一种必然趋势，与此同时档案管理也被逐渐重视起来，如何将信息化融入到档案管理之中，成为事业单位档案管理发展的重要课题。本文在分析事业单位档案管理中存在问题的基础上，对提升事业单位档案管理信息化建设的方法提出建议。
【关键词】档案管理；信息化；事业单位
一、事业单位档案管理现存问题
（一）部分领导对档案管理工作重视不到位
事业单位的档案管理很大程度上是无人领导、无人管理的状态，在档案管理工作上很少有直接的领导负责人，由于部分单位领导对档案管理的不重视，导致档案管理工作人员积极性不高，工作不热情，致使档案管理的工作很难开展，档案收集工作也很困难，档案管理工作的连续性、材料的完整性很难实现。
（二）事业单位档案管理人员知识匮乏
很多事业单位没有专职的档案管理工作人员，大部分兼职档案管理工作人员接手档案管理工作之前几乎没有接触过档案管理工作，对于档案管理工作属于零基础知识储备，更不用说单位其他工作人员对于档案管理工作的认知程度。对于单位委派接手档案管理工作的人员来说，由于接手后没有接受正规的档案管理知识培训，在工作过程中也是摸索前进，很多管理工作都不规范，没有严格按照国家制定的档案管理标准进行档案的收集、保存、归档和立卷，这就给以后的档案管理工作带来了很多的不便，增加了档案管理工作与信息化融合的难度。
（三）事业单位档案管理设备陈旧
由于部分事业单位领导对档案管理不重视，致使档案管理的设备落后，有部分先进地区也仅仅是配备了电脑、打印机等基础设备。另外多数单位的存放档案环境达标率很低，给传统的纸质档案保存工作带来很大影响，大部分纸质档案在整理存放过程中造成了信息的缺失、材料的不完整、纸面的破损和字迹不清晰等现象。
二、事业单位档案信息化管理的优势
随着网络的发展和软件的逐步升级，给事业单位的档案管理提供了良好的技术支持和优越的发展环境。
（一）比纸质保存更永久
事业单位的档案管理工作很长一段时间都是纸质保存，纸质档案的保存很容易受到自然天气、室温的影响，易受空气潮、虫咬、干燥、浸染等因素的破坏，致使档案保存难度增加。而且纸质保存对空间要求很高，查询起来也比较困难和麻烦，档案材料缺失的可能性很大。而档案管理信息化则解决了这一难题，档案管理信息化可以实现档案的多份备存，将档案用扫描、拍照等方法存储到电脑磁盘里，节省了档案存放的空间，也加快了档案查询的速度，提高了档案查询的办事效率。同时也保证了档案管理的永久性和完整性。
（二）有效地促进便捷工作
传统的档案管理比较繁琐，建档存档需要花费很长一段时间，面对大量的历史档案，查询起来也很费时，且程序繁杂。而实现档案信息化管理后，应用先进的查询工具，输入查询档案的几个关键词，与之相关的档案材料都会出现在一个页面上，查询起来省时省力，大大地提高了工作效率。
（三）信息化管理改变了存储方法
加强事业单位档案信息化管理，从本质上改变了传统档案管理工作的方法，在很大程度上拓展了档案管理工作的职能，档案的信息化管理将传统的纸质媒介、人工录入整理等方式转变为以电子录入方式、网络平台为媒介的新方法，使档案的传统职能转变成为信息资源的采集、管理、存储等相关类型的服务，推动了档案信息化管理工作方式的转变。
三、提升事业单位档案管理信息化建设的建议
（一）加强领导对档案信息化建设的重视程度
一是事业单位领导应该清楚地认识到档案管理工作对于一个单位的发展及领导决策起到的重要作用，应该把档案信息化管理作为工作中的一项重要内容，严格按照国家规定的档案管理标准开展档案管理信息化工作。二是设置专门的档案管理办公室，提升办公配置水平，包括所有的门窗和存储设备；加强档案信息化管理的保密性，委派专职的档案管理人员，严格档案查询程序步骤，提升档案管理工作的严密性。三是定期组织档案管理工作人员对档案知识的学习，提升档案管理工作的专业性，同时调动档案管理工作人员的积极性。更好地为单位档案管理工作服务。逐步普及单位其他员工的档案管理知识，为档案管理工作顺利推进奠定良好的群众基础。
（二）将档案信息化管理与传统的纸质档案管理相结合
目前，由于我国很多事业单位还是以传统的纸质档案管理保存为主要方法，档案信息化管理发展会有一个缓冲期，不能因为信息化的推进而影响档案管理工作，所以在推进事业单位档案信息化管理过程中，要将传统的档案管理与档案信息化管理相结合，逐步实现档案管理工作的信息化。
（三）建立完善的档案信息化管理制度
一是事业单位要结合自身的实际情况，根据国家的档案管理制定办法，建立健全适合本单位自身情况的档案管理制度，只有在完善的制度下档案管理工作才能长远有序地开展。同时要制定档案工作的考核制度，提高档案管理工作人员的工作积极性，逐步提升单位员工对档案信息化管理的认知。二是在制定事业单位档案管理制度的前提下，对国家出台的《档案法》要开展持续地学习，在学习的基础上更好地制定完善的档案管理制度，做到档案管理工作中有法可依，使档案管理工作更加规范。
（四）建立完善的档案信息化管理设施，促进资源建设
要实现事业单位档案信息化管理，档案管理信息化基础投入是关键。档案信息化管理基础设施主要是指数字化档案信息化管理办公环境，包括独立的办公室，设立档案管理存放柜、档案库房、检索工具等；实现档案管理信息化的硬件要求，包括基本的电脑、彩色打印机、彩色扫描仪等设备；还包括专兼职的档案信息化管理人员队伍建设，以及实现档案信息化管理的网络技术等软件平台建设，只有建立完善配套的档案信息化管理设施，才能逐步推进档案信息化管理。具体来说，一方面在档案管理信息化管理网络平台建设中应该制定专门的电子档案管理制度，实现对管理平台工作的严格化管理。另一方面应加强对事业单位档案管理工作中视频、音响、录音、图像等档案的资源建设，对此类档案文件实现数字化处理和存储，促进档案管理工作资源的储备，突出数字化档案管理的优势，完善事业单位档案管理的资源建设，更好地为单位领导决策和人才培养及考核提供基础资料，为人员发展提供基础保障，对单位发展发挥支撑作用。
作者:林晓芳 单位:黑龙江省农垦经济研究所