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国企档案信息化管理构建路径

2018-05-16 09:51 来源:信息化管理论文 人参与在线咨询

摘要:档案信息化管理是各行各业档案管理的必须选择,随着互联网时代的到来,信息的快速传播、便捷、高效管理已是行业发展的必然要求。信息资源共享加速了行业之间的交流。本文对国企档案信息化管理合理化路径构建进行了分析。

关键词:国企;档案信息化;管理;路径

档案作为国企管理机构的重要手段,在日常工作中发挥着重要的作用,它不仅记录了国企工作痕迹,反映了单位工作内容,而且也是查阅资料,改进工作重要的原始依据。因此重视对档案管理的优化是各国企的重任。信息化与档案的结合促使档案管理进入一个新的管理阶段,便捷、高效、共享成为档案信息化管理的重要特征,不仅大大提高了档案管理的效率,还有利于各国企之间的相互交流与合作,对于促进共同发展有着重要的意义。

一、档案信息化管理构建的必要性

1.有利于提高管理效率

信息化显著的特征就是便捷、高效、共享。随着互联网时代的到来,各行各业已经进入了信息化办公,档案与信息化的结合是必然的趋势。计算机将冗繁的纸质档案浓缩为储存空间很小的电子档案进行存储管理,大大提高了管理的效率,省略了纸张的浪费,节约了管理成本。不仅表现在档案的管理上,而且传统的纸质档案有很多人协作才能完成,且保存空间还占有很大的空间。而计算机管理档案只要一个人就能完成,因此从付出的劳动成果是无法比较的。其次计算机管理档案还有利于相互之间进行传阅、查看、实现异地远程共享,这是纸质档案无法做到的,社会发展的加速更需要远程共享档案信息。

2.有利于档案管理的准确性和时效性

档案管理的价值在于有限的时间里,第一时间传达到档案利用者手中,因此时效性对于档案管理和利用是非常重要的,过期的档案只能作为历史证据进行保存,其利用价值不高。但是达到利用档案价值的前提就是档案管理必须准确无误,信息记载必须合理、合法,记录最原始的东西,包括数字记录、图像记录、文字记录、日期记录等。信息化档案一旦保存了原始记录,那么是很难进行更改的,这样避免了人为进行篡改档案的可能性,提高了档案记录的准确性。

3.有利于实现远程共享

各行各业实现快速发展,除了自身的努力外,离不开相互之间的协作和交流。互联网时代是一个开放、包容、协作的时代,处在这样的发展环境下,相互之间的沟通加深是必然的。国企不仅需要自身的发展,也需要相互协作才能完成行业工作。因此信息共享满足了这一要求,只有在计算机互联网载体下实现信息远程共享才变得有可能,否则国企不可能拿着厚厚的纸质档案进行部门协作的。所以信息化档案使得国企之间的远程共享变得更加便利、高效,有利于共同发展进步,更有利于国企上级对下级工作的监管、指导。

二、构建档案信息化管理的路径

1.做好硬件建设

现在很多国企提到档案信息化管理,便一味地在计算机互联网上铺天盖地的进行数据、文字、图标、表格等信息采集,然而对计算机、网络线路、路由器等硬件设备重视不够,甚至某些国企一台计算机使用很多年,其计算机上面的软件系统也不更新,导致档案信息化管理很落后,甚至还不如纸质档案管理,要做好国企档案信息管理首先做好信息化硬件设备建设,使得档案信息化管理有一个良好的运行平台,所以必要计算机、网络线路以及计算机维护人员的投入是非常必要的。因此必须选择质量较高的计算机,除此之外,淘汰使用过久的计算机,以备维护档案管理安全,使得档案信息化管理更有保障。

2.做好纸质档案更新

随着国企以及相互之间联系的加深,现在的业务往来比过去复杂了很多,为了提高档案信息化管理的质量和准确性,其传统的纸质档案还是需要的,因为每一项国企档案信息记录和计算机录入是从原始的纸质档案中提取的,也就是说纸质档案记录的准确性直接关系到信息化档案录入的准确性,没有原始资料记载核对,计算机信息化档案也就无法进行管理,所以必须做好以下方面:一是纸质档案记载的更新,不断剔除错误档案记载和没有保存价值的档案,尽量删减不需要的纸质档案,使得纸质档案便于录入和管理。特备在时间、姓名、身份证号、内容变更等方面,必须更新准确。二是对纸质档案进行分层次归纳总结,特别是对于国企涉及机密文件、绝密文件、秘密文件、技术安全、国家安全等方面的档案,必须进行严格管理,各国企需要进行相互协调阅览的纸质档案还需呈报上级部门进行审批,才能相互阅览。三是建立专门的纸质档案管理柜台和房间,妥善保管纸质档案,避免发生丢失、损毁、烧毁纸质档案的事件,因为纸质档案一旦发生损毁是无法补救的。

3.开发创建档案管理软件系统

我国的国企因工作本质各有不同,因此可分为技术类和管理类,对于这些国企就有必要进行行业档案管理软件系统进行管理,这样更有利于工作效率的提高。事实上每一个国企要进行档案信息化管理,按照行业和部门的不同有很多种档案管理软件系统,例如社会保险事业中的社保三核管理系统、扶贫开发中的大数据系统等,各有各的档案管理系统,而且各个软件管理系统截然不同,因此我们按照不同的档案管理系统进行相应的电子档案处理。为此做好这些方面:一是确保各个电子档案管理录入的准确性,越是复杂的管理软件系统越是要进行认真对待。二是及时进行升级更新,不断优化档案信息化管理,升级更新的结果是让管理软件更好的服务于档案管理,所以必须随着网络时代的发展及时做好升级更新。三是不断开发创建档案管理软件系统,因为信息技术的革命,带来的是日新月异的变化,所以生产制造的计算机也在不断升级优化,其安装的各类管理软件也在不断的升级。

4.提高档案管理人员的业务素质

不管从档案管理软件开发还是网络安全,所有这些必须由高素质高技术的专业管理人员进行管理,才能保障国企档案信息化管理建设。例如在遇到局域网共享平台搭建领域,因行业的管理软件系统出现问题导致档案查询阅览系统瘫痪,单位还需聘请技术服务商进行解决,所以单位的档案管理人员其业务素质是相当重要的,为此做好这些方面:一是不断提高档案管理人员技术水平,通过培训、交流、学习等方法培养高技术高素质档案信息管理人员,不但要熟练掌握本单位的档案信息化管理系统,而且还要将管理系统进行推广、研发、升级。二是不断提高管理人员的道德素质,要做好档案信息化管理,业务人员除了具备高超的专业技术外,其业务道德素质很重要,他们不但进行档案的录入、维护、更新工作,而且随时给单位的其他人员提供详细的档案信息资料,那么他们录入和维护档案信息的准确性直接关系到单位使用者的使用效果,若录入不准确或者在录入过程中发现了档案信息记录错误,而没有及时进行更改,那么就会导致档案信息的错误,或者丢失档案信息,对单位和个人造成巨大的损失。

5.推进数字化档案馆建设

数字化档案馆是当前这样一个数字时代或者说大数据时代下档案管理工作的重要发展趋势,也是现代化的新型档案馆。档案管理工作的信息化建设得以真正实现的其中一个重要标志便是数字化档案馆的建设。我们要认识到,数字化档案馆建设属于一项长期性复杂性的工程,其集成的档案信息数量与内容将会更为广泛,也更加有助于档案信息的统计、查询以及保存。数字化档案馆的建设并非是档案管理部门的工作,它需要各个部门和组织相互协调、共同合作,必须结合具体情况落实好信息管理的统筹规划与衔接工作,在统一的平台中依靠同一数据库管理系统来实现数字化档案馆建设。只有如此,传统档案管理工作才能够真正朝着信息化的方向转变,才能够真正开辟档案管理的新局面。

6.采用电子文件形成部门、档案部门与计算机信息管理部门三点结合方式

在电子文档形成中,相关部门对资料信息的掌握是比较熟悉的,对于信息的创造有一定的责任性;档案部门在接收电子文件形成部门传递的文件后,通过相关规范制度对其内容进行了解、分析、归类和辨别,保存有价值的文件;之后通过计算机信息管理部门利用网络技术对文件进行相应处理,最终实现档案归档的价值。

三、结束语

档案信息化管理是国企档案管理的必由之路,管理人员必须熟练掌握计算机以及档案管理软件系统,在管理软件系统应用中不断提高和更新档案信息记录,做好维护和保管工作,给档案信息使用者及时提供有价值的档案信息。不断推动国企档案信息化管理建设。

参考文献

[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案,2017,(1):17-18.

[2]孙丽娜.档案管理信息化建设的有效策略[J].办公室业务,2016,(8):79.

[3]李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2016,(5):58.

作者:崔晶晶 程晓磊 单位:国家新闻出版广电总局六九四台 内蒙古电力经济技术研究院

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