摘要：
传统的文书档案管理工作模式已经难以和现代社会发展需求相适应，这就需要进一步提高现代信息化技术在文书档案管理中的应用力度，有效推动办公室档案文书管理工作的发展。本文分析了办公室文书档案管理特点，指出其中的问题，并提出提升办公室档案文书管理工作的具体对策。
关键词：
办公室；档案文书；管理特点；问题；对策
一般情况下，文书档案管理工作需要在把握大局的同时，还需要对每一个工作细节进行严格控制，进一步强化办公室人员的文书档案管理素质，完善文书档案和其他相关工作衔接的合理性。
一、办公室文书档案管理的特点
（一）一体化
文书档案管理工作主要是在文件运转、收集、承办的基础上进行的。一方面文书工作被作为文书档案主要的来源之一，档案的质量与文书档案质量息息相关，另一方面，文书档案是文书工作的终点。
（二）广泛性
一般情况下，文书档案管理工作涉及的面较广，在单位文档室的基础上，展开文书档案管理工作。文书档案内容较为丰富，主要涉及了本单位或者上级制定的协议、文件、责任书、合同、信件记录、电子档案以及其他材料等。
（三）保密性
通常情况下，办公室文书档案管理工作者的第一工作要义就是有效维护档案的安全性。比如一些医院文书档案由于其自身专业性较强，给相关的档案应用者带来了一定的局限，要想尊重医患关系，需要设定一定的保密要求。
（四）重要性
因为文书档案的日常工作主要是文书材料的立卷，要想进一步确保文书档案管理工作更加有效地为人们服务，这就需要最大化的发挥其自身的宣传教育、参谋作用。将文书档案管理工作的重要性切切实实地体现在实际的工作中。
二、文书档案管理现状中的问题
（一）认知的不足
文书、档案这两项工作起着相互补充、相辅相成的作用，现如今大部分企业仍然将文书、档案进行分块管理。在一定程度上分块管理制度本身具有一定的科学性，但是由于相关的文书管理工作者在具体工作过程中相关档案意识还较为单薄，难以切实认清自身职责，致使在对工作内容的理解上还不到位，不会积极主动花费精力去进行指导，最终会给档案工作、文书工作造成一定的分歧，极易导致管辖区中文书档案管理工作出现滞后，难以达到真正的和谐统一[1]。
（二）相关制度的不完善
一般情况下，办公室文书档案资料均是放置在综合库房或者档案室中，相关的办公室工作者会因为主观或者客观上的原因未能切实把文书档案及时归档，通常客观的个人原因主要是存放档案受区域的限制性，而主观上的原因主要包括了使用方便、工作繁重等。在一定程度上导致管理工作的松散性，致使使用效率不高，一旦发生问题，各个部门也会相互进行推诿，严重制约着管理工作的顺利进行。另一方面，由于对文书档案管理工作未能投入足够的重视，致使档案管理制度不尽完善，导致职责分工不够明确、管理意识不高，从而使得管理成果难以满足相关的管理标准。
（三）管理工作者专业性不足
在文书档案管理工作中，因为文书档案的管理工作者在文化程度、专业知识上还存在着一定的差异性[2]。一部分工作者在新知识的储备上明显不足，基本工作素养还需要有待加强。而正是由于专业知识的不足致使具体工作中相关归档文件材料的质量不尽如人意，文件材料较为分散，不便于之后的管理、查阅。另一方面，一部分的档案工作者的工作责任心还差强人意，未能对相关档案文件切实地给予记录、整理，在一定程度上影响着档案文件的真实性，制约着文书档案管理工作发展的可持续性。
三、提升办公室文书档案管理工作的对策
（一）构建文书档案管理骨干网络
要想大力强化实际档案工作的管理效率，还需要进一步培养具有高度专业素养的文书档案工作者。众所周知，文书档案管理工作者需要扎实的库藏基本功给予支撑，有效记录、整理文书立卷工作。相关的立卷工作者需要及时对已经完成的单篇文书，纳入至预计案卷的范围中，在收发文登记的基础上，定期把文件材料展开一一核对，在完成核对之后，实现立卷归档相关文件材料到位的完整性，将立卷的初始工作环节、文书处理的结束工作环节有机地结合在一起，为之后有效开展文书立卷工作奠定坚实的基础。在初始的档案管理过程中，相关文书档案工作者的职责未能明确的给予划分，工作者的业务素养存在较大的差异性。鉴于此，在档案管理已经到位的情况下，相关领导要切实针对没有专人负责的单位，相应的设立相关的文书档案管理工作者，严格依据实际的工作要求以及业务指导展开工作。与此同时，在文书档案工作者相关沟通手段上也要保证与时俱进，传统的沟通手段较为单一，一般是通过电话方式进行沟通，浪费了大量的人力、物力。而随着现代科技的不断发展，现代化的通讯技术也是层出不穷，比如QQ、微信等，其在一定程度上实现了资源有效共享的目的，强化了沟通的力度[3]。此外，定期举行业务指导也是一项必不可少的工作，在一定范围内每年进行文书档案业务知识的培训，对最新的档案制度、规章以及法律法规进行宣传，帮助文书档案工作者在思想、行动上均能与时俱进。
（二）保证所制定范围的实效性
在制定文书立卷的范围时，需要充分考虑和本部门的工作活动的衔接性，保证其具有一定的参考价值。一般情况下不同的文件资料价值也会不同，鉴于此，这就需要在综合考虑其价值性的基础上，对保管的期限进行合理明确的划分。使其能够科学、有效地对部门主要活动资料进行反映。此外，在经济建设以及相关研究工作中需要长期查考资料的有效支撑，其资料的价值较大，这就需要较长的保管周期，在此层面上可以知道短期查考的资料的价值相对不高，在保存期限上需要进行缩短。文书立卷本身的因素就是对文件材料价值的区分，同时也被作为文书立卷工作的关键要求之一。
（三）遵循规律，实现科学化管理
在实际文书档案的整理工作中，对一些已经被确立的材料生成规律进行严格遵循是一项必不可少的工作，在电子文件激增的大背景之下，也能够达到科学管理的目标。现如今随着单位用人越来越精简，档案工作者需要面对的管理工作也越来越精简。因此，可以将更充足的精力融入至实际的档案管理中，进一步进行档案的现代化管理，建设高效的信息平台。在具体的工作中，要保证归档文件分类的合理性，便于之后的排列、编目工作顺利进行。
综上所述，针对办公室档案文书管理工作，本文分析了办公室文书档案管理特点、文书档案管理现状中出现的问题以及提升办公室档案文书管理工作的具体对策，目的是为了有效地实现与保证办公室档案文书管理工作的高效性。
作者：杨红梅 单位：广东水电二局股份有限公司
参考文献：
[1]聂海荣.办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J].财经界：学术版,2015，34(10)：131-131.
[2]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2014，23(3)：62-63.
[3]聂菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案，2015，33(23)：23-23.
