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卫生监督档案工作优化路径分析

2013-08-22 17:07 来源:卫生监督论文 人参与在线咨询

一、提高认识,加强卫生监督文件材料收集归档

卫生监督管理工作形成的文件材料是卫生监督管理活动的整体反映,是在卫生监督管理活动中形成的、真实记载卫生监督管理活动的原始记录。同时,卫生监督管理文件材料是卫生监督管理工作的重要依据,又是维护卫生监督管理相对人合法权益的有力证据。因此,一要加强档案法律、法规的学习宣传,提高对卫生监督管理文件材料收集归档工作重要性的认识,提高档案工作人员的法制观念和业务素质,明确卫生监督管理文件材料收集归档工作的责任。要通过学习、宣传,将档案意识根植于各级领导和有关人员的头脑中,使领导和有关人员把对档案工作的理解与支持落实在行动上,同时还要使领导和有关人员认识到归档工作是一项综合性、全局性的工作,不是档案部门自己的事,只有各职能部门相互配合才能把归档工作做好;二要落实“三同步”,以保证收集归档工作顺利进行。在卫生监督管理工作程序中,在审查卫生监督管理相对单位报批文件的同时,要同步审查报批文件材料是否齐全、标准规范;在制定卫生监督管理工作计划时,要同步规定文件材料整理和归档工作的时间和进度;在制定各有关部门和人员的岗位责任制时,同步规定文件材料的形成、积累、整理和归档工作的职责,并且作为考核与奖励的一个条件,营造一个主动归档的良好氛围。

二、夯实基础,规范卫生监督档案管理工作

卫生监督机构的档案管理人员要监督和指导卫生监督文件材料形成科室的兼职档案人员,并开展卫生监督档案工作的检查、总结、培训等活动,集中精力把档案业务基础建设摆上重要位置。同时,要建立健全档案管理各项规章制度。如:要建立文件材料的形成、积累、整理、归档制度;制定档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅等制度,并把具体要求列入卫生监督工作标准、工作程序及各科室和人员的岗位职责。档案员保证各种形式、各种载体的档案收集齐全、完整,做好档案的保管、统计、提供利用工作,实现规范化、标准化、现代化管理,为提高卫生监督档案开发利用打下良好基础。卫生监督档案工作还要加快档案管理现代化步伐,用现代信息技术管理卫生监督档案,以适应卫生监督档案信息化建设的需要,不断提高卫生监督档案管理水平。

三、扩大档案信息储备,发挥卫生监督档案作用

在当今信息时代,卫生监督工作离不开卫生监督档案信息,领导决策也离不开档案信息。充分利用卫生监督档案为国家宏观经济管理服务,为领导决策服务,是卫生监督档案工作面临的重要课题。目前卫生监督事业迅猛发展,信息存取技术、特殊载体、电子文件以及国际互联网的出现及广泛应用,为卫生监督档案信息的社会利用提供了技术支持。开拓卫生监督档案输入渠道,不断增加卫生监督档案信息的储存量,并适时更新档案资料的内容,提高档案信息利用率;要加紧卫生监督档案信息检索工具的编制工作,强化开发卫生监督档案信息的手段,加强信息储存和检索向“高效、高速、完整”的目标迈进,应积极运用计算机辅助档案管理,实行文字、图表、声像等不同门类、载体档案的存贮和开发,实现档案信息网络传输,最终实现信息资源共享,为卫生监督事业的发展服务。

四、更新知识,提高卫生监督档案人员的素质

卫生监督档案人员的素质高低,直接影响到卫生监督档案工作的开展和档案管理水平的提高。从目前情况看,各级卫生监督机构的档案人员除极少数经过正规系统的档案专业知识学习外,大多数只经过简单的档案培训班培训,基本都是边干边学,且大多数档案人员身兼数职,谈不上对档案专业知识的学习,只能起到档案保管员的作用。而卫生监督工作对档案人员的要求是很高的,它既要求卫生监督档案工作人员具有良好的政治素质,又要有较高的文化知识、档案专业知识和现代化管理知识,还要掌握与档案工作相关的卫生监督专业理论知识,熟悉卫生监督工作程序。为此,要发展卫生监督档案事业,关键是要培训一支高素质的档案工作人员队伍。一是要通过组织参加卫生监督机构及档案行政管理部门举办的各类相关培训班、专业教育,岗位自学等形式,提高档案人员的文化素质和专业水平。二要经常开展档案管理经验交流,邀请档案专家到单位进行业务指导,或主动到有关单位学习取经,取人之长,弥补自已工作的不足,这些均是提高卫生监督档案人员素质的良好途径。三是档案工作人员还要加强现代化管理知识的学习,如计算机软硬件基本知识、网络工程和信息系统知识,树立科学的管理观念和思想,能够熟练运用计算机及其网络系统,提高档案现代化管理的能力和水平,使卫生监督档案管理人员成为具备卫生监督、计算机、档案知识的复合型人才。

本文作者:白爽 单位:牡丹江市卫生局卫生监督所

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