一、公文是行政管理中上级与下级互相沟通的桥梁
(一)公文是上级对下级传达命令的基本依据。行政机关在行驶行政权力时需要依靠公文作为权力的保障，而行政部门需要依靠公文作为指导方针来进行行政工作与行政活动。如果想要行政工作与行政活动遵循上级部门的意愿正确地进行，就要充分利用公文这个中间渠道，发挥公文的媒介作用，可以说，公文是行政机关为各个行政部门在进行行政工作与行政活动时提供的活动依据，为行政工作与行政活动的正确进行做出了保证。由于行政工作是一项非常重要的工作，需要工作人员具备一定的素质，不仅能够谨慎、正确地处理工作中出现的问题，而且能够快速、稳妥地应对工作中出现的突发情况，既能使问题得以顺利的解决，又不能超越法律的界限。因此，存在一个处理问题的依据显得非常有必要，所以公文就成为了下级工作的依据。公文一般都是经过严格审理的，具有一定的法律效力，并且具有强制性，因此在执行时，执行人员必须要规范自己的行为，严格遵守公文中的规定。
(二)公文是下级对上级反映情况的基本手段。上级可以通过公文来给下级下达命令，而下级执行活动的情况和结果也需要相应的反馈给上级。行政部门在进行行政工作与行政活动时，难免会遇到一些突发状况，当这些状况与上级部门的命令产生冲突时，执行者就要通报给上级，或者下级在进行行政活动的过程中，有一些思想上的认识与建议，想要传达给上级部门，这时就可以通过公文这个途径，执行者可以通过写报告、作总结等途径来实现。这样，各行政管理部门能够及时有效地了解到行政工作的进行情况，当有疑惑或错误出现时，使之得以正确的解决。由此，公文在行政管理工作中才真正实现了它的价值，发挥了它的作用。总之，公文是行政机关权力的象征，是上级命令的一种重要方法。因此，公文是行政管理中上级决策者与下级执行者之间相互沟通的桥梁，它一边将上级的决定与任务方便、快捷地下发给下级，一边将下级在执行决策过程中，在进行行政工作与行政活动的过程中发生的情况及时地反映给上级，在这种相互配合之下，行政管理的工作与活动才能顺利地进行。
二、公文对行政管理活动具有指挥与部署作用
公文就像十字路口的红绿灯一样，指导各部门在执行工作和活动时，应当怎样去做，这样才能使工作和活动进行的井然有序、有条不紊。由于行政机关拥有许多大大小小不同性质的部门，他们的职责各不相同，工作也各不相同，因此，他们都需要一个适合自己部门的管理条例，能使他们各司其职，做好自身的工作。不光行政管理中各部门的活动需要公文来进行指导。在我们的社会生活中也需要公文的制约。如在药品管理工作中，我们知道，药品作为人们日常生活的一个必需品，必须要进行严格的审查，它关系到一个人的生命安全，是生死攸关的大事，然而，许多犯罪分子却不顾人们的生命安全，为了一己私利，制造一些假冒伪劣的药物，从中谋取暴利，对于社会的安定造成了非常严重的后果。因此，有关行政机关对药品管理工作制定了一系列的公文，对药品的生产、出售等工作提出了指导性的意见，以确保药品管理工作能够顺利的进行，人民的生命安全得到确实的保障。在此，还不得不提到的是食品的安全生产问题，正所谓民以食为天，人民的生命安全与食物息息相关，然而近年来，食品问题层出不穷，人民的生命安全受到了极大的威胁，许多居民开始对食物丧失信心，从双汇瘦肉精、毒奶粉、染色馒头到地沟油、毒豆芽、速成鸡，一系列的事件让人们对一些著名的企业都产生了怀疑。为了人民的切身利益，为了人民的身体健康得到保障，有关行政部门制定了食品安全的行政公文，做出了一系列的相关决策，为全面做好食品安全工作提供了指导依据，有了这些公文的存在，人民才能吃上放心的食品。正是通过公文的指挥与部署，许多社会问题才得以顺利解决，公文的作用得以彰显，不会成为一纸空文。
三、公文在行政管理中具有培养与教育作用
由于公文本身具有一定的法律效力，具有一定的强制性，并具有一定的指导意义，因此，对于行政管理中的各部门各成员能起到培养与教育的作用。它不同于报纸、杂志、书籍等书面文字中的教育形式，也不同于新闻、广播、电台等媒体的传播教育，而是在行政管理的过程中，在各部门执行活动、进行工作时，通过实践提高自身的品行与思想。公文对于工作人员在行政管理工作中获得觉悟、启发和灵感起着十分重要的作用，因为公文本身就具有十分深刻的思想，是经过专业人员的一次又一次严格的审批才通过并下发给各部门的文件，具有指导教育意义，能使行政管理的各部门更深刻地认识到自己的职责所在。近年来，行政机关出现了许多不正之风，贪污受贿腐败之风横行，严重扰乱了社会的公共秩序，给国家和人民都带来了极大的危害。虽然国家已经在这个问题上制定了很多措施，并加大了反腐败的力度，也在一定程度上遏制了腐败的现象，但在行政机关中，腐败现象依然存在于许多行政部门之中，在行政工作与行政活动进行时，有的部门滥用职权，使之不能公平公正的进行，因此，腐败问题必须得到彻底的根除。针对这个问题，行政机关制定了防治行政腐败的公文，行政部门在进行行政管理时，不得作出超越自己职权的行为，不得不履行自己应尽的义务，更要杜绝“拜金主义、享乐主义、极端个人主义”等思想行为，使行政管理工作运行于一个良好的工作环境之中。事实证明，公文在反腐败斗争中起到了不可忽视的作用，它不仅使行政机关的各个部门成员洁身自好，提高了反腐败的觉悟，受到了教育，而且减少了行政管理中的腐败现象，充分体现了公文在行政管理中的教育作用。公文还能够使各行政部门的工作人员提高思想觉悟，激发各部门人员的工作热情。在行政管理行为中，公文起到很大的教育与培养作用。当工作人员在进行行政工作与行政活动时，可以将在活动中的心得体会记录下来，可以发表自己的见解，可以分析活动中发生的事件和遇到的问题，通过写作，行政管理者可以提高自己的认知，提高自身的思想觉悟，将自己的想法表达出来，在写作过程中使自己受益匪浅。总之，对于下发公文的学习和体会，使工作人员的综合能力提高了，不仅锻炼了信息整理与阅读理解能力，而且增强了行政管理的意识，提高了创新与思考能力和文字表达能力。
四、公文对行政管理的思想与行为具有规范作用
在行政管理中，公文是规范行为的一个重要途径。在行政管理的过程中，需要一些具体的法规来规范行政管理的各项行为，公文就是这些法规的体现形式。公文不仅可以让行政管理行为有法可依，而且使之在一定的约束范围内进行，不得超越法律的界限。这样，公文可以使得各项行政管理工作正确、合法的进行，既不用担心损害他人的利益，也不用担心对社会造成不利的影响，使得行政管理工作得以进行的一帆风顺。公文还使行政管理部门的工作人员从思想上认识到自己的职责所在，在进行行政管理的工作与活动时，既不能做出超越自己职权范围之外的事，也不能把自己应尽的义务忽视掉。比如执法人员在对案件进行追踪调查时，必须要依照法律办事，既不能放过任何一个有嫌疑的犯罪分子，也不能侵犯犯罪嫌疑人的合法权益，在没有确凿的证据之前，不能单凭自己的直觉，对犯罪嫌疑人进行任何思想或身体上的侵犯，应当严格按照法律条例、法律程序办事。只有这样，才不会冤枉一个无辜的人，也不会放过一个犯罪分子。因此，公文不但可以规范人的思想和行为，还能使人民安居乐业、社会安定团结。
五、公文在行政管理中具有参考与凭证作用
公文是行政管理机关对各部门进行管理的一种文体。对于其他文体来说，它存在许多特殊性。比如在内容上条理清晰、明白易懂，不能让读者产生歧义;在格式上要严格按照要求行文;语言上必须简约、规范。公文不但具有一定的强制性和法律效力，还有一个确定的执行范围，即哪些公文适用于哪些人群。因此，诸多对于公文的特殊要求决定了公文的规范性，也决定了公文的参考与凭证作用。由于每个部门都有大量的活动要进行，而又不能失去条理，因此，在行政管理工作中，就需要将各个活动的进行记录下来。比如当要开展关于某一方面的会议时，需要将会议内容大致记录下来;当行政机关要执行某一决定时，要将这一决定的内容进行记录，并对决定实行后的情况加以总结;当要与其他行政机关进行联系，也要将发送的函件，来往的文件内容记录下来。因为当事件或活动过去之后，而又需要查证一些情况时，就需要这些记录作为文字参考与真实凭证。公文的这一性质，可以使行政管理的各项活动结束后，存在一个查询的依据，是活动进行的一个证明。在执法机关中，公文的这一作用显得尤为重要。在执法单位中存在大量的案件，每一个犯罪分子的犯罪行为都应该记录在案，当出现重复犯罪时，以往的犯罪记录就要被重新查找出来，还有一些犯罪分子属于同一个集团，或者一些时间久远的案件，被重新提起诉讼，都需要从过往的记录中查阅资料，这都离不开公文的作用。公文除了可以对已经进行过的活动进行查证以外，还详细地记录了这一活动的历史资料，它能够对这一活动的策划、目的、过程及影响作出较为详细的表述，十分真实地记录了活动的切实进行，是珍贵的历史资料，虽然活动已经过去了，但由于公文的存在，使得活动的进行具有意义。
六、结语
公文是行政管理部门使行政管理活动能够顺利进行的一个渠道，它准确地表达了上级部门的各项决策，最终使各项工作得到落实。公文成功地将决策者与执行者联系起来，它不仅是决策者命令的依据，同时也是各个执行部门进行工作的一个参考。公文作为行政管理部门进行管理的重要工具，在现代社会中的作用也日趋重要。它贯穿于社会生活的各个环节之中，为维护社会秩序、保障社会安全作出了巨大的贡献。公文是行政管理中最常见同时也是最实用的，它在行政管理中的作用，是其他任何一种文体都无法取代的。由于社会在不断地发展前进，行政机关不断分化出更多的部门，行政管理工作与活动也越来越多，越来越复杂，因此，要想行政管理机关能够正常运转，行政管理活动能够顺利进行，公文担负着越来越重的使命。如果公文不存在了，行政管理的各部门将会立刻陷入一片混乱之中，将给社会的安定带来不利的影响。综上所述，公文的作用是不能忽视的，它已经成为了行政管理中不可或缺的一部分。
本文作者：张小玲 单位：潞安职业技术学院思政部