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浅议档案管理的进展

2013-08-22 15:18 来源:档案管理论文 人参与在线咨询

一、传统纸质档案管理特点

传统纸质档案管理技术。对于传统纸质档案的管理方式和手段等,受限与当时的技术,主要是手工的方式进行档案的整理和利用等各种工作,对于纸质档案的保存和保护等工作都是用传统的物理和化学技术进行,在纸质档案管理工作的后期,虽然采用了一些计算机等进行辅助的管理,但是由于当时的计算机和互联网还都不发达,因此当时的计算机辅助对档案的管理功能都比较单一,对于档案管理技术的研究等也都是以纸制的档案管理为主,围绕纸质实体档案的整理和保管等进行研究,由于我国的历史悠久,对于传统的实体档案管理也有很长的历史,因此很多研究都是基础我国传统历史中对档案管理经验和改进,值得注意的是,由于历史学家研究历史和编写一些历史文献的需要,对历史档案进行了简单的分类和整理方法进行了研究,可以说我国对档案管理进行专门研究从20世纪20年代左右就开始了,只是当时的对档案管理的研究比较粗浅,而且对前人档案管理经验总结性较强,到了20世纪40年代左右,我国出现了一些档案管理学的著作,这些注重也标志着我国档案管理学的开始,但是这一时期的档案管理研究也有一些局限性,主要表现在研究都是关于档案管理的方法,而对档案的分类管理和一些管理的深层理论等涉及较少,在新中国成立以后,档案管理学才开始真正成为一个独立的科学,随后档案管理的理论等都得到了快速的发展,档案管理的研究更加符合实际档案管理工作,但是这一时期档案管理的案件也局限在档案的分类、排架和保存等。

二、数字化信息档案管理的特点

从20世纪80年代开始,我国的系统论、信息论和控制论等理论开始发展,同时,计算机、互联网和数据库等基础设施也快速发展,这些都给档案管理工作提供了理论和实际的基础,通过这些理论和技术的使用,档案管理进行了革命性的发展,档案中的内容开始脱离纸质的载体,档案中的信息更加概念化,直接对档案信息进行管理和利用。

1.数字化信息档案管理的内容。在这一阶段中,对档案的管理已经不在是纸质档案的管理,对档案中信息的利用也不局限于档案中内容的需要,更多的是对深层档案信息的查询等利用,这一阶段对档案管理的内容也从传统纸质档案管理时的六个环节变成八个环节,多出了档案的检索和编研两个环节,到了20世纪末,对数字化的档案管理已经有了简单的整理、深入检索、优化利用等概念,在2000年的12月,我国档案局颁布了《归档文件整理规则》,对我国的档案管理工作提供了法律上的规范,其中规定了文书档案实行了卷改件原则,各方面的因素都导致传统纸质档案的管理在全部档案管理中的比例越来越小,而在档案管理工作中对档案中内容的开放和利用越来越受到重视,对档案的编研工作开始向服务社会方向转变。

2.数字化信息方案管理的技术。在这一时期,随着计算机和互联网的普及应用,档案的管理工作也开始有传统的手工管理向计数机管理转变,信息技术在这一时期的档案管理工作中得到了全面的应用,通过互联网档案管理系统,数字化的档案都是以电子文件的形式存在,而传统的一些纸质档案,也可以通过一些扫描等技术手段,转变成数字化的档案,这样数字化的档案可以实现档案的微缩保存,通过计算机和互联网的档案管理系统,对档案信息的检索也更加简单,通过互联网的应用,对档案信息的管理和利用也可以突破地域和时间的限制,而且不同地域之间的档案信息可以通过互联网实现共享,对档案的检索和利用的效率得到了大幅的提高,在2002年的11月,我国颁布了《全国档案信息化建设实施刚要》,对我国档案信息化的建设和目标提出了政策上的引导。

三、档案管理的知识化

进入了21世纪,社会发展已经到了一个新的阶段,对档案的管理也不在局限在保存和管理,而是把档案资料作为一个知识资源进行管理和使用。

1.知识管理的内容。在知识管理阶段,对档案的管理主要就是档案内容的开发和利用,对档案的管理变成对档案中信息进行组织、存储、共享和创新,最大程度上满足社会的需求,构建一个满足人们需求为目标的知识管理体系,这样档案管理结构就不再是单纯的档案保存机构,而是一个提供知识服务型的机构,在对档案进行知识管理阶段,档案管理工作已经不再是传统档案管理工作内容,传统档案管理的每个环节都会发生重大变化,如在档案的收集阶段,知识管理更强调新的档案来源,在对档案的鉴定过程中,不再局限于时间、来源和内容等鉴定,而是更加的强调档案形成对社会的作用等。

2.知识管理的技术。对档案进行知识化的管理,离不开现代信息技术的支撑,也不再局限于计算机技术,而是包括了编辑、出版、发行等知识的传播,但是计算机和互联网等信息技术还是知识管理的基础和前提,从档案知识管理的过程来看,对信息技术进行利用的环境主要有档案知识的采集可以用到互联网、数据库等,在档案共享的环节可以用到文档管理等技术,可以说档案的知识管理中,信息技术是主要的手段。

本文作者:王楠、赵浩然 单位:辽宁朝阳日报社朝阳市第二医院

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